שיפור מערך הטפסים באירגון ממשלתי גדול

פרופיל לקוח:
ארגון ממשלתי גדול, בעל פריסה ארצית, הפועל לצמצום הפערים הכלכליים בישראל, ומטרתו העיקרית היא להבטיח קיום בסיסי לאוכלוסיות הנזקקות. הארגון מספק שירותים ומידע בנושאי הריון ולידה, מוגבלויות, פגיעה ומחלה, ילדים, גמלאים והפסקת עבודה.

האתגר:
הארגון מטפל בכל שנה בכ- 3.5 מיליון לקוחות, וחלק גדול מתהליך הטיפול בפניות השונות נעשה באמצעות טפסים. האתגר בפרויקט היה ביצירת ערך מוסף לארגון ולשרותים אותם מספק, ע"י הטפסים המשופרים, שיפור רמת השירות לאזרחים לקוחות הארגון, ושיפור תהליכים פנים ארגוניים המתבצעים באמצעות הטפסים.

מטרת הפרויקט:
הפרויקט עוסק בשיפור מערך הטפסים בהם נעשה שימוש ע"י עובדי הארגון ולקוחותיו. שלבי הפרויקט כללו יצירת פורמט אחיד לטפסים תוך הקפדה על נוחות, בהירות ו"ידידותיות" למשתמש, אישור הפורמט האחיד ע"י ההנהלה, ובניית כל אחד מהטפסים על פי הפורמט החדש. בנוסף, כלל הפרויקט גם יצירת מערך טפסים מקביל בערבית.

מתודולוגיה:
– קבלת טופס קיים מהלקוח.
– ניתוח הנדסת אנוש של הטופס, והגדרת שיפורים נדרשים בו מבחינת ארגון ושיטות (או"ש).
– פיתוח פורמט אחיד הנותן מענה לכל סוגי הטפסים.
– יצירת טיוטה ראשונה של הטופס המחודש בהתבסס על הפורמט האחיד והשינויים הרצויים.
– קבלת חוות דעת הלקוח על הטיוטה.
– ביצוע תיקונים.
– אישור הטופס המחודש על ידי הלקוח.

תוצאות:
נוצר מערך טפסים מחודש של הארגון. הטפסים המחודשים, המבוססים על עקרונות הנדסת אנוש ואו"ש, תורמים לעבודת הארגון בין עובדיו ומול לקוחותיו.
ישנה שביעות רצון גבוהה של עובדי הארגון מהטפסים המחודשים ומנוחיות השימוש בהם.
בנוסף, הטפסים המחודשים תורמים לרענון תדמית הארגון בקרב לקוחותיו, ומעודדים פניות לארגון בנושאים השונים.

סיפורי לקוח נוספים

תמחיר ABC בבנק גדול

מטרות הפרויקט: גיבוש מתודולוגיה למדידה ואבחון עלויות שירותי הבנק ויישום המדידה לתמחור הפעילות. הפתרון שהציעה ארגו מבוסס על תמחיר בגישת ABC – Activity Based Costing, המתאים לתמחור הפעילות של יחידות מבצעות ויחידות מטה.

קרא עוד »

בנק ישראל

ציטוט מדבריה של פנינה קרן, ראש חטיבת משאבי אנוש ומנהל בבנק ישראל, על חברת Ergo: "מעורבות החברה סייעה לנו לייצר מודל עבודה שתוך זמן קצר הוכיח עצמו כנכון ויעיל. כמו כן, תוך כדי העבודה יצרה לנו החברה מודל קצר וחכם לקבלת החלטה על תוספת תקנים – מודל שמוכיח עצמו כיעיל בקבלת החלטות מהירות. מאוד ממליצה על העבודה איתם"​​.

קרא עוד »

אפיון מערכת תהליכית בחברת ביטוח גדולה

בחברת ביטוח מהמובילות במשק עלה הצורך בהחלפת מערכת ניהול תהליכים תפעוליים פוליסות המערכת. המערכת התפעולית שנבחרה הינה מערכת WF התהליכים – בחינה בהיבט תהליכי של End to End, והתייחסות לכל התחנות והגורמים אשר נוגעים בתהליך עד לסיומו.

קרא עוד »
שיפור מערך הטפסים באירגון ממשלתי גדול

האתגר: הארגון מטפל בכל שנה בכ- 3.5 מיליון לקוחות, וחלק גדול מתהליך הטיפול בפניות השונות נעשה באמצעות טפסים. האתגר בפרויקט היה ביצירת ערך מוסף לארגון ולשרותים אותם מספק, ע"י הטפסים המשופרים, שיפור רמת השירות לאזרחים לקוחות הארגון, ושיפור תהליכים פנים ארגוניים המתבצעים באמצעות הטפסים.

קרא עוד »
אפיון מערכת תהליכית בחברת ביטוח גדולה

בחברת ביטוח מהמובילות במשק עלה הצורך בהחלפת מערכת ניהול תהליכים תפעוליים פוליסות המערכת. המערכת התפעולית שנבחרה הינה מערכת WF התהליכים – בחינה בהיבט תהליכי של End to End, והתייחסות לכל התחנות והגורמים אשר נוגעים בתהליך עד לסיומו.

קרא עוד »
ארגון לאומי לחיזוק העליה לארץ

מטרת הפרויקט: הפרויקט נועד להקים מערכת מדדים ויעדים (Balanced Scorecard) לארגון, שתגזר מהאסטרטגיה הארגונית ותסייע להוציא אותה לפועל. מערכת המדדים והיעדים תאפשר להנהלה בקרה טובה על מימוש האסטרטגיה והשימוש בתקציב הארגוני.

קרא עוד »
תהליכי עבודה ברשת הלבשה

האתגר: החברה נמצאת בתהליך שינוי מתמשך: העברת היצור לקבלן משנה בסין, התמודדות עם משלוחים לוגיסטיים, שינויים ניהוליים לאור חילופי דורות בחברה והרחבת רשת החנויות. מטרת הפרויקט: הנהלת החברה מבקשת לבחון את תהליכי העבודה בחברה ולהגדירם מחדש על בסיס נהלים כתובים.

קרא עוד »
ניהול פרוייקטים בגוף ממשלתי

האתגר המרכזי בפרויקט היה לייצר התאמה בין תהליכי עבודה של גורמים שונים, כאשר התהליך החדש שייבנה חייב להתגבש בהסכמה של כלל הגורמים, תוך שהוא נותן מענה לגורמים שונים, לעיתים בעלי צרכים שונים, ואף סותרים. נוסף על אתגר זה, הפרויקט אופיין במורכבות פוליטית פנים-ארגונית רבה, בשל היותו חוצה ארגון, ושיתף בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן