ארגונים רבים נאבקים בניהול תהליכים מורכבים הפרוסים על פני מערכות מידע שונות, מה שמוביל לחוסר יעילות וכשלים תפעוליים. טכנולוגיית “כריית תהליכים” מאפשרת לבצע “צילום רנטגן” דיגיטלי של התהליכים ולזהות היכן קיימים צווארי בקבוק, כפילויות וחוסר יעילות על בסיס נתונים אמיתיים. יישום כריית תהליכים בארגונים מובילים הניב שיפורים דרמטיים כגון הפחתת ספקים ב-20%, צמצום עלויות ב-47% והקטנת זמני המתנה ב-56%.

למנהלים ולמובילים בארגונים רבים, אינה זרה העובדה שמורכבות התהליכים הינה בשיא של כל הזמנים. הארגון מנהל את התהליכים במערכות מידע רבות. המידע זורם לארגון ומגיע בערוצים רבים. השינויים תכופים, אתגרים חדשים שבאים חדשות לבקרים – כל אלו מחייבים ליישם דרכים חדשניות להתמודדות עם שכבות הדיגיטציה הרבות ועם התהליכים השונים שאותם מנהל הארגון.

עד היום ניתחנו תהליכים בעיקר על ידי ראיונות, תצפיות וניתוח נתונים איכותני וסובייקטיבי. לא תמיד זיהינו את התמונה הכוללת. מעתה הניתוח שלנו מקיף את כלל התהליכים הדיגיטליים באופן מיטבי ובזמן מהיר.

וכאן מגיעה הבשורה:  
Process Mining (כריית תהליכים בעברית) מוגדרת כתחום אנליטי לגילוי, מעקב ושיפור תהליכים עסקיים כפי שהם קורים בפועל– לא כמו שהארגון חושב שהם עשויים להיות.

כריית תהליכים מאפשרת “צילום רנטגן” של כל התהליכים העסקיים הממוכנים בארגון, כך שניתן לראות כיצד הם באמת פועלים ומזהה חוסר יעילות. טכנולוגיית כריית התהליכים עוזרת למנהלים בארגון להשיג נראות מלאה לתהליכי העבודה תוך שימוש בנתונים מהמערכות הקיימות בארגון כגון ERP, CRM ורבות אחרות. הטכנולוגיה אוספת נתונים ממערכות המידע ומעניקה ראיה מקיפה בזמן אמת כיצד התהליכים פועלים.

תרשים מס’ 1: “כריית תהליכים מעניקה יכולת מדהימה להסתכל מתחת למכסה המנוע של התהליכים העסקיים של הארגון ולראות באמת איך הם עובדים”.

חישבו על הקפיצה שעשתה הרפואה כאשר עברו מאבחון חיצוני לדיאגנוסטיקה מבוססת דימות וצילומי רנטגן כדי לאבחן בעיה. באותו אופן, ברגע שתוכנת כריית התהליכים מבצעת “צילום רנטגן” של התהליך ומצביעה על פערים, היא גם מספקת את הכלים לבצע שיפורי תהליכים על ידי הסרת צווארי בקבוק, פריסת אוטומציה ותכנון תהליכים מחודש לשיפור התוצאות העסקיות.

האתגר
ארגונים רבים נאלצים לנהל את התהליכים העסקיים שלהם על פני מערכות רבות שלא תמיד משתלבות בצורה אופטימלית אחת עם השנייה. קשיים אלו באים לידי ביטוי במגוון רחב מאד של תהליכים עסקיים וארגוניים כדוגמת רכש, לוגיסטיקה, כספים, ניהול קשרי לקוח, משאבי אנוש, ורבים נוספים.

תרשים מס’ 2: “כריית תהליכים תומכת בכל שרשרת הערך”.

לא פעם, צריך העובד להזין את אותם הנתונים חזור ונשנה במערכות שונות מכיוון שהמערכות לא מקושרות. לא פעם, אין אוטומציה מקצה לקצה והתהליך נתקע עד שהעובד פותח את התהליך ידנית במערכת אחת ומתניע את המשכו במערכת שניה והשרות שהארגון נותן ללקוחותיו מתארך. זה משאיר הרבה מקום לחוסר יעילות ארגונית. למעשה, חוסר היעילות של התהליכים הוא הרוצח השקט של ביצועי הארגון.

כיצד זה פועל?
כריית תהליכים מתבססת על לוג אירועים ומאפשרת לחשוף ולתקן את חוסר היעילות בתהליכים שארגונים אינם יכולים לראות.
דיאגנוסטיקה מבוססת כריית תהליכים מוצאת ומתקנת חוסר יעילות נסתרת. היא –

• מחברת נתונים על פני המערכות והאפליקציות הקיימות בארגון
• מספקת את האמת הדיגיטלית על האופן שבו מבצעים עסקים ומנהלים תהליכים
• מיישמת אינטליגנציה של תהליכים באמצעות טכנולוגיית AI כדי לתאם את כל החלקים הנעים בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיות
• מעצימה את הצוותים כדי להגיע לרמות ביצועים חדשות וגבוהות

במתודולוגיית כריית תהליכים אנו מצליחים תוך זמן קצר מאד לנתח 100% מכלל ההסתעפויות והווריאציות השונות שבהם התהליכים מתנהלים.

המערכת מציגה את הערך הכספי הטמון בייעול התהליך, כך שמתקבל ישר ROI למול הצורך בשינוי ושיפור התהליך. חמוש בתובנות אלו המבוססות על מיפוי נתונים מדויק וחד כלייזר, הארגון יכול לטייב את תהליכיו ולהביא לשיפור בתוצאות באופן מהיר ודרסטי. שום כשל תהליכי אינו נסתר מעיני היועץ והארגון.

האם באמת התוצאות כל כך דרמטיות?
התשובה היא כן! כבר יותר מ-2500 ארגונים ברחבי העולם (לרבות חברות מ- Fortune500) ממגוון רחב של תעשיות ומסדרי גודל שונים מעידים על שיפורים דרמטיים במדדיהם התפעוליים והכספיים.

לוקהיד מרטין הצליחה להפחית את כמות הספקים שלה ב- 20% ע”י איחוד ומיזוג של הזמנות רכש .
סיטי בנק הפחיתה ב- 47% את עלויות עיבוד התשלומים שלה באמצעות הגברת האוטומציה באזורים שהמערכת זיהתה כמעכבי התהליך .
רשת בתי חולים מובילה בגרמניה הפחיתה זמני המתנת מטופלים ב- 56% והעלתה את רמת שביעות הרצון שלהם ע”י אופטימיזציה של ניהול מסלולי המטופלים .
כל אלו הושגו באמצעות יישום Process Mining  בתהליכים מובילים .

סיפור לקוח
חברת מקורות, חברת המים הלאומית של ישראל, החליטה לעשות שימוש בטכנולוגיה לכריית תהליכים וזאת עקב אתגרים גדלים והולכים בניתוח ושיפור תהליכים אשר נובעים מהקושי הרב להגיע למידע הגולמי, להצליב מידעים שונים מעולמות תוכן שונים, ולהגיע למסקנות ותובנות אובייקטיביות המבוססות על דאטה.
ארקדי גופמן, PMO כלכלי של חטיבת הכספים ומוביל הפרויקט, סיפר על הפרויקט שהחברה מבצעת עבור תהליך של תשלומים לספקים. באמצעות הטכנולוגיה, הם זיהו אלפי וריאציות שונות שבהן התהליך מתנהל, ובאחוזים ניכרים הוא מתנהל שלא ע”פ תכנון העבודה המקורי. במסגרת הפרויקט הם הצליחו לזהות את אותם אזורים שבהם יש עיכובים, כפילויות, פעילות כח אדם שהייתה אמורה להתבצע באמצעות מערכות ממוכנות, ועוד…
בנוסף,  צוות הפרויקט הצליח לגלות חשבוניות שהוצאו לתשלום מוקדם מדי ולא על-פי תנאי התשלום המאושרים של חברת מקורות, ובכך נגרמו לחברה הפסדים כתוצאה מאיבוד רווח הון.
חברת מקורות ראתה מספר יתרונות מרכזיים בשימוש בטכנולוגיה החדשנית, לרבות העובדה שכל הנתונים מונגשים בפניהם וניתן לייצר השוואות וחיתוכים רבים ומגוונים כדי לשפוך אור על התהליך כולו ועל אזורים ספציפיים שמתגלים כבעייתיים, וכן שניתן להתמקד באותן בעיות וחריגים שהשגת הפתרון תמקסם את הערך לארגון.
לדברי מוביל הפרויקט, המטרה היא לייצר שיח אובייקטיבי, מבוסס נתונים, עם המנהלים העסקיים בארגון, כדי לנתח יחד איתם את הבעיות, להגיע לתובנות וליישם מהלכים לשיפור התהליך ולהשגת חיסכון ויעילות.

לסיכומו של דבר
מספר גדל והולך של חברות נכנסות לעולם החדשני של כריית תהליכים מכיוון שהטכנולוגיה מאפשרת לזהות ולייעל תהליכי עבודה באמצעות ניתוח נתונים אוטומטי, לקבל תמונת מידע מפורטת ומעשירה באופן ויזואלי כך שאיתור הבעיות ובחינת הדרכים לטיפול בהן הופכת לקלה יותר, מה שמוביל להגברת היעילות והפחתת עלויות. בנוסף, כריית תהליכים מספקת תובנות מעמיקות לשיפור ביצועים והבטחת עמידה בתקנים ובקרת איכות, דבר שמביא ליתרון תחרותי בשוק.

תכנים רלוונטיים:

• תחומי פעילות:

• • המאמר פורסם באתר המכון לייצור מתקדם, מיסודו של משרד הכלכלה – “כריית תהליכים (Process Mining) – טכנולוגית AI החדשנית ביותר לייעול תהליכים בארגון”
  • התמודדות נכונה של סטרטאפים מול התמורות בשוק והצורך בהתייעלות (מאמר מאת: אסנת בר-נוי, שותפה ומנהלת תיקי לקוח בכירה בארגו)
  • מאמר מאת עודד צוק, מנכ”ל ארגו, בשיתוף The Marker- “כריית תהליכים -“צילום רנטגן של התהליכים העסקיים בארגון”
  • כריית תהליכים (Process Mining) – הטכנולוגיה החדשנית ביותר לייעול תהליכים בארגון
  • חשיפת הכוח והפוטנציאל של טכנולוגיית AI וכריית תהליכים
  • כיצד טכנולוגיית כריית תהליכים (Process Mining) תשפיע על עבודת המבקר הפנימי?