מנהלים ומובילים בארגונים רבים מודעים לעובדה שמורכבות התהליכים הינה בשיא של כל הזמנים.
הארגון מנהל את התהליכים במערכות מידע רבות, המידע הזורם לארגון מגיע בערוצים רבים, השינויים תכופים, אתגרים חדשים שבאים חדשות לבקרים – כל אלו מחייבים ליישם דרכים חדשניות להתמודדות עם שכבות הדיגיטציה הרבות ועם התהליכים השונים שאותם מנהל הארגון.

כיצד ניתן לדעת אם תהליכי הארגון עובדים בצורה אפקטיבית כפי שהם צריכים להיות?
גם אם כבר מודעים לכאבים ובעיות מסוימות בתהליך – מהי הדרך הנכונה לאבחן ולטפל בהם?עד היום, ניתחנו תהליכים בעיקר על ידי ראיונות, תצפיות וניתוח נתונים איכותני וסובייקטיבי. לא תמיד זיהינו את התמונה הכוללת. מעתה, הניתוח שלנו מקיף את כלל התהליכים הדיגיטליים באופן מיטבי ובזמן מהיר.

וכאן מגיעה הבשורה:

Process Mining (כריית תהליכים בעברית) מוגדרת כתחום אנליטי לגילוי, מעקב ושיפור תהליכים עסקיים כפי שהם מתרחשים בפועל – לא כמו שהארגון חושב שהם עשויים להיות.
כריית תהליכים מאפשרת “צילום רנטגן” של כל התהליכים העסקיים הממוכנים בארגון, כך שניתן לראות כיצד הם באמת פועלים ולזהות חוסר יעילות.
טכנולוגיית כריית התהליכים, עוזרת למנהלים בארגון להשיג נראות מלאה לתהליכי העבודה, תוך שימוש בנתונים מהמערכות הקיימות בארגון, כגון: ERP, CRM ורבות אחרות. הטכנולוגיה אוספת נתונים ממערכות המידע ומעניקה ראיה מקיפה בזמן אמת כיצד התהליכים פועלים.

חישבו על הקפיצה שעשתה הרפואה בעת המעבר מאבחון חיצוני לדיאגנוסטיקה מבוססת דימות וצילומי רנטגן כדי לאבחן בעיה.
באותו אופן, ברגע שתוכנתה כריית התהליכים, מבצעת “צילום רנטגן” של התהליך ומצביעה על פערים, היא גם מספקת את הכלים לבצע שיפורי תהליכים על ידי הסרת צווארי בקבוק, פריסת אוטומציה ותכנון תהליכים מחודש לשיפור התוצאות העסקיות.

דוגמה נוספת היא ‘אמזון’. כשהחברה הציגה משלוחים באותו יום, היא הציבה רף גבוה חדש בעולם הקניות המקוונות. השליטה של אמזון בתהליכים שמאחורי ניהול ההזמנות והמשלוח היא המבדל הגדול ביותר שלה.

בניהול תהליכים נשנים אנו מכוונים לשלוש מטרות מרכזיות:
1. צמצום הזמן שלוקח לספק מוצרים ושירותים ללקוחות.
2. הפחתת העלות של אספקת המוצרים והשירותים הללו חיצונית ופנימית.
3. שיפור איכות המוצרים או השירותים המסופקים, כדי להיות תחרותיים יותר ולהגביר את שביעות רצון הלקוחות.

באמצעות כריית תהליכים, הארגון מקבל נראות לתהליכים מורכבים בסדרי גודל חדשים שלא היו אפשריים עד היום.
שילוב הנתונים והמידע שמבוצע מכריית תהליכים יחד עם פעולות ואוטומציות יוביל לשינוי אופן ביצוע הפעולות העסקיות של הארגון.גישה חדשה זו לניהול ביצועים היא כרטיס הכניסה של הארגון לעתיד משגשג.

האתגר

ארגונים רבים נאלצים לנהל את התהליכים העסקיים שלהם, על פני מערכות רבות שלא תמיד משתלבות בצורה אופטימלית אחת עם השנייה.
לא פעם, צריך העובד להזין את אותם הנתונים חזור ונשנה במערכות שונות מכיוון שהמערכות לא מקושרות.
לא פעם, אין אוטומציה מקצה לקצה והתהליך נתקע עד שהעובד פותח את התהליך ידנית במערכת אחת ומתניע את המשכו במערכת שניה והשרות שהארגון נותן ללקוחותיו מתארך.
זה משאיר הרבה מקום לחוסר יעילות ארגונית. למעשה, חוסר היעילות של התהליכים הוא ה’רוצח השקט’ של ביצועי הארגון.

כיצד זה פועל?

כריית תהליכים מתבססת על לוג אירועים ומאפשרת לחשוף ולתקן את חוסר היעילות בתהליכים שארגונים אינם יכולים לראות.
דיאגנוסטיקה מבוססת כריית תהליכים מוצאת ומתקנת חוסר יעילות נסתרת. והיא:

• מחברת נתונים על פני המערכות, האפליקציות ועמדות העבודה של העובדים
• מספקת את האמת הדיגיטלית על האופן שבו מבצעים עסקים ומנהלים תהליכים
• מיישמת אינטליגנציה של תהליכים, כדי לתאם את כל החלקים הנעים בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיות
• מעצימה את הצוותים כדי להגיע לרמות ביצועים חדשות וגבוהות

חמוש בתובנות אלו המבוססות על מיפוי נתונים מדויק וחד כלייזר, יכול הארגון לטייב את תהליכיו ולהביא לשיפור בתוצאות באופן מהיר ודרסטי.
שום כשל תהליכי אינו נסתר מעיני היועץ והארגון.

האם התוצאות באמת כל כך דרמטיות?

התשובה היא כן!
ארגונים בינלאומיים רבים (לרבות חברות Fortune500) ממגוון רחב של תעשיות ומסדרי גודל שונים, מעידים על שיפורים דרמטיים במדדיהם התפעוליים והכספיים.
כך לדוגמא, סגן נשיא בכיר לטרנספורמציה של אחת מחברות הטכנולוגיה המובילות בעולם ציין ש”בתוך שבועיים הצלחנו לזהות בעיות שאנו מנסים להבין כבר 17 שנה“.
תאגיד בינלאומי בתחום התרופות והמכשור הרפואי הצליח לצמצם ב- 30% את זמני ההשהיה בתהליך ולשפר את ה- On Time Delivery ב-12%.
חברה אחרת הצליחה להוריד דרסטית את כמות התשלומים השגויים בהנהלת חשבונות ספקים ובכך הגדילה באופן משמעותי את תזרים המזומנים החופשי שלה.

לסיום, מערכת כריית הנתונים מאפשרת למנהלים בארגון לקבל תמונת מידע מפורטת ומעשירה באופן ויזואלי כך שאיתור הבעיות ובחינת הדרכים לטיפול בהן הופכות לקלות יותר.

לדוגמא: תמונת מערכות המידע השונות על-פני תהליך עסקי וכמות הנתונים המועברת ביניהן:

מתוך אתר ERGO:

• התמודדות נכונה של סטרטאפים מול התמורות בשוק והצורך בהתייעלות (מאמר מאת: אסנת בר-נוי, שותפה ומנהלת תיקי לקוח בכירה בארגו)
• טרנספורמציה דיגיטלית