התאמת תהליכי עבודה ברשות מקומית גדולה

פרופיל לקוח: רשות מקומית גדולה

האתגר: הפרויקט בוצע ביחידה שפעילותה הופסקה לפני כשנתיים, ונדרש לחדש את פעילותה. לאחר הגדרת מבנה ארגוני ורכישת מערכת מידע, היה צורך להתאים את שגרות הניהול וממשקי העבודה למטרות וליעדי האגף, במסגרת האילוצים הקיימים

מטרת הפרויקט: התאמת תהליכי העבודה במישור התפעולי ושגרות הניהול למבנה הארגוני החדש של היחידה, באמצעות המערכות התפעוליות, בדגש על סמכות ואחריות של הגורמים המעורבים בתהליכים

מתודולוגיה:

בשלב ראשון בוצע מיפוי מצב קיים, באמצעות תצפיות וראיונות עם עובדים ומנהלים רלוונטיים. במסגרת הראיונות נבחנו תחומי אחריות והגדרות תפקידים של היחידות השונות באגף ובעלי התפקידים השונים ביחידה שתוקם, וכן תהליכי וממשקי העבודה בין היחידה לשאר היחידות באגף (כ-11 יחידות נוספות).

בשלב השני זוהו הזדמנויות לשימור ולשיפור, וגובשה תפיסת תפעול בראייה או”שית תוך התייחסות לתפקידים, תחומי האחריות וסמכויות, תהליכי עבודה ברמת מאקרו, מערכות מידע, וכלי ניהול ובקרה (בקרות בתהליך, SLA, יעדים ומדדים, דוחות ניהוליים ותפעוליים, ועוד).

בשלב השלישי אותרו שלושה תהליכי עבודה מרכזים, שאופיינו והוגדרו בצורה מפורטת ומעמיקה. האפיון כלל תרשימי תהליך בחלוקה לבעלי התפקידים השונים (ממופים ב- Visio), התייחסות לתחומי אחריות וסמכויות, הגדרת ממשקים פנימיים וחיצוניים, הגדרת טפסים וכלי עזר נדרשים, הגדרת רמות שירות (SLA), התאמות של מערכות המידע והגדרת בקרות ניהוליות ותפעוליות.

בשלב הרביעי והאחרון הוצגו ללקוח תפיסת התפעול ותהליכי העבודה המומלצים, כולל הזדמנויות לשיפור וחלופות לפתרון, תוך כדי התייחסות ליתרונות, חסרונות, יישום בטווח הקצר ובטווח הארוך ומשמעויות. לאחר דיונים של ועדת ההיגוי בליווי של ארגו – התקבלו החלטות ע”י הלקוח לגבי ההמלצות שהוצגו בחלופות השונות.

תוצאות: תפיסת תפעול ושגרות עבודה בראיית או”ש, תוך הגדרת זמני שירות ומתן כלים ניהוליים ותפעוליים להקלה בעומסים של האגף

סיפורי לקוח נוספים

בנק ירושלים – יישום והטמעת שיטת הפעלה היברידית

בנק ירושלים, לקוח ותיק וחשוב שלנו, לוקח צעד אמיץ לכיוון העתיד (Organization 2030), ואנו גאים מאוד להיות שותפים במסע המדהים הזה! יחד, אנו מתניעים תהליך משמעותי של שינוי, יישום והטמעת שיטת הפעלה היברידית, המשלבת עבודה מרחוק עם עבודה מהבית לרוחב מטה בנק ירושלים.

קרא עוד »

שיפור אפקטיביות מערך האדמיניסטרציה – ארגון רפואי גדול ומוביל

סמנכ”ל משאבי אנוש (ארגון רפואי גדול ומוביל): “הובלת הפרויקט במשותף ואף בהרמוניה על ידי מנהלת ותיקה ומקצועית מהארגון לצד יועצים מחברת ארגו, השיאה ערך מוסף משמעותי והובילה לתוצר איכותי המשלב ידע וניסיון מעמיקים מהשטח לצד פרקטיקות חדשות ורעננות. אין לי ספק שהשילוב בין השניים יתרום גם בהמשך ליישום חיובי של ההמלצות והשגת תועלות בכל הרבדים: ארגוני, תהליכי, כלכלי, מבני ורגשי ולניהול מיטבי והטמעה של השינויים הנדרשים”.

קרא עוד »

חברת ביטוח גדולה – אפיון ואוטומציה בתהליך התביעות

עולם תביעות הביטוח הוא מורכב מאוד ותוכנו כולל אלפי חוקים, סעיפים, החלטות ועוד. בעקבות מורכבות זו, שילבנו ב- ERGO כוחות בין יועצי ניהול הידע ויועצי ארגון ושיטות, וביצענו פרויקט רוחבי, מורכב ומוצלח של אפיון ואוטומציה בתהליכי התביעות בחברה.

קרא עוד »

בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »
שיפור אפקטיביות מערך האדמיניסטרציה – ארגון רפואי גדול ומוביל

סמנכ”ל משאבי אנוש (ארגון רפואי גדול ומוביל): “הובלת הפרויקט במשותף ואף בהרמוניה על ידי מנהלת ותיקה ומקצועית מהארגון לצד יועצים מחברת ארגו, השיאה ערך מוסף משמעותי והובילה לתוצר איכותי המשלב ידע וניסיון מעמיקים מהשטח לצד פרקטיקות חדשות ורעננות. אין לי ספק שהשילוב בין השניים יתרום גם בהמשך ליישום חיובי של ההמלצות והשגת תועלות בכל הרבדים: ארגוני, תהליכי, כלכלי, מבני ורגשי ולניהול מיטבי והטמעה של השינויים הנדרשים”.

קרא עוד »
כנסת ישראל – מיפוי ארגונומי ותכנון עמדות עבודה

התכנון המוצע מתבסס על הגישה הארגונומית, האומרת שכדי להגיע למערך אופטימלי, עבודת הניתוח מתבצעת במקביל משני כיוונים מנוגדים: תכנון ברמת המיקרו ותכנון ברמת המקרו, במטרה להפגישם ומתוכן להגיע למערך אופטימלי של סביבת העבודה.

קרא עוד »
הערכת אפקטיביות פרויקט הדרכת בטיחות שבוצע במשקים חקלאיים

מטרת הפרויקט: לענות על השאלה – האם פרויקט ההתערבות היה אפקטיבי? מה הייתה רמת ההשפעה של פעולת ההתערבות על רמת הבטיחות במשקים? הפרויקט הסתיים והוכיח כי המתודולוגיה שיושמה בו להערכת אפקטיביות פעולת ההתערבות היתה ישימה, ונתנה אינדיקציות טובות לכדאיות ההשקעה בפרויקט ההתערבות (עלות-תועלת).

קרא עוד »
פסגות – הקמה והטמעה של מערכת ניהול ידע במוקד השירות

הקמה והטמעה של מערכת ניהול ידע במוקד השירות של פסגות קופות גמל, להשגת היעדים הבאים: הגדלת עצמאותו ויכולותיו של הנציג, מתן מענה מקצועי ברמה אחידה ומוגדרת לפונים, הקטנת מספר השיחות החוזרות למוקד וקיצור זמן שיחה במוקד השירות.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד