התאמת תהליכי עבודה ברשות מקומית גדולה

פרופיל לקוח: רשות מקומית גדולה

האתגר: הפרויקט בוצע ביחידה שפעילותה הופסקה לפני כשנתיים, ונדרש לחדש את פעילותה. לאחר הגדרת מבנה ארגוני ורכישת מערכת מידע, היה צורך להתאים את שגרות הניהול וממשקי העבודה למטרות וליעדי האגף, במסגרת האילוצים הקיימים

מטרת הפרויקט: התאמת תהליכי העבודה במישור התפעולי ושגרות הניהול למבנה הארגוני החדש של היחידה, באמצעות המערכות התפעוליות, בדגש על סמכות ואחריות של הגורמים המעורבים בתהליכים

מתודולוגיה:

בשלב ראשון בוצע מיפוי מצב קיים, באמצעות תצפיות וראיונות עם עובדים ומנהלים רלוונטיים. במסגרת הראיונות נבחנו תחומי אחריות והגדרות תפקידים של היחידות השונות באגף ובעלי התפקידים השונים ביחידה שתוקם, וכן תהליכי וממשקי העבודה בין היחידה לשאר היחידות באגף (כ-11 יחידות נוספות).

בשלב השני זוהו הזדמנויות לשימור ולשיפור, וגובשה תפיסת תפעול בראייה או”שית תוך התייחסות לתפקידים, תחומי האחריות וסמכויות, תהליכי עבודה ברמת מאקרו, מערכות מידע, וכלי ניהול ובקרה (בקרות בתהליך, SLA, יעדים ומדדים, דוחות ניהוליים ותפעוליים, ועוד).

בשלב השלישי אותרו שלושה תהליכי עבודה מרכזים, שאופיינו והוגדרו בצורה מפורטת ומעמיקה. האפיון כלל תרשימי תהליך בחלוקה לבעלי התפקידים השונים (ממופים ב- Visio), התייחסות לתחומי אחריות וסמכויות, הגדרת ממשקים פנימיים וחיצוניים, הגדרת טפסים וכלי עזר נדרשים, הגדרת רמות שירות (SLA), התאמות של מערכות המידע והגדרת בקרות ניהוליות ותפעוליות.

בשלב הרביעי והאחרון הוצגו ללקוח תפיסת התפעול ותהליכי העבודה המומלצים, כולל הזדמנויות לשיפור וחלופות לפתרון, תוך כדי התייחסות ליתרונות, חסרונות, יישום בטווח הקצר ובטווח הארוך ומשמעויות. לאחר דיונים של ועדת ההיגוי בליווי של ארגו – התקבלו החלטות ע”י הלקוח לגבי ההמלצות שהוצגו בחלופות השונות.

תוצאות: תפיסת תפעול ושגרות עבודה בראיית או”ש, תוך הגדרת זמני שירות ומתן כלים ניהוליים ותפעוליים להקלה בעומסים של האגף

סיפורי לקוח נוספים

בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »

תמחיר ABC בבנק גדול

מטרות הפרויקט: גיבוש מתודולוגיה למדידה ואבחון עלויות שירותי הבנק ויישום המדידה לתמחור הפעילות. הפתרון שהציעה ארגו מבוסס על תמחיר בגישת ABC – Activity Based Costing, המתאים לתמחור הפעילות של יחידות מבצעות ויחידות מטה.

קרא עוד »
בנק ישראל

ציטוט מדבריה של פנינה קרן, ראש חטיבת משאבי אנוש ומנהל בבנק ישראל על Ergo: “מעורבות החברה סייעה לנו לייצר מודל עבודה שתוך זמן קצר הוכיח עצמו כנכון ויעיל. כמו כן, תוך כדי העבודה יצרה לנו החברה מודל קצר וחכם לקבלת החלטה על תוספת תקנים – מודל שמוכיח עצמו כיעיל בקבלת החלטות מהירות. מאוד ממליצה על העבודה איתם”​​.

קרא עוד »
שיפור מערך הטפסים באירגון ממשלתי גדול

האתגר: הארגון מטפל בכל שנה בכ- 3.5 מיליון לקוחות, וחלק גדול מתהליך הטיפול בפניות השונות נעשה באמצעות טפסים. האתגר בפרויקט היה ביצירת ערך מוסף לארגון ולשרותים אותם מספק, ע”י הטפסים המשופרים, שיפור רמת השירות לאזרחים לקוחות הארגון, ושיפור תהליכים פנים ארגוניים המתבצעים באמצעות הטפסים.

קרא עוד »
אפיון מערכת תהליכית בחברת ביטוח גדולה

בחברת ביטוח מהמובילות במשק עלה הצורך בהחלפת מערכת ניהול תהליכים תפעוליים פוליסות המערכת. המערכת התפעולית שנבחרה הינה מערכת WF התהליכים – בחינה בהיבט תהליכי של End to End, והתייחסות לכל התחנות והגורמים אשר נוגעים בתהליך עד לסיומו.

קרא עוד »
תהליכי עבודה ברשת הלבשה

האתגר: החברה נמצאת בתהליך שינוי מתמשך: העברת היצור לקבלן משנה בסין, התמודדות עם משלוחים לוגיסטיים, שינויים ניהוליים לאור חילופי דורות בחברה והרחבת רשת החנויות. מטרת הפרויקט: הנהלת החברה מבקשת לבחון את תהליכי העבודה בחברה ולהגדירם מחדש על בסיס נהלים כתובים.

קרא עוד »
אמישראגז – תכנון קווי יצור

כחלק ממדיניות אמישראגז לייעול תהליכי עבודה, נעשה פרויקט המשלב היבטי תעשיה וניהול והיבטי ארגונומיה, במפעלי הדודים, ומילוי בלוני גז.
קווי הדוודים ובלוני הגז בחברה אופיינו בעבודה ידנית רבה.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן