ייעול ושיפור עבודת לשכות הנהלה במוסד ממלכתי פיננסי

פרופיל לקוח:
מוסד ממלכתי פיננסי העוסק בשמירה על יציבות המחירים, תמיכה בהשגת יעדי הממשלה בתחומי הצמיחה והתעסוקה ותמיכה ביציבות המערכת הפיננסית.

        האתגרים:

  • אפיון צרכים לכלל הפעילויות המגוונות המבוצעות בשתי הלשכות הבכירות במוסד (כגון: קליטת מסמכים, איתורם, הפצתם, הפקת מסמכים לקראת אירוע מסוים, תיאומים, תזכורות, שיתוף פעולה בין משתמשים, מעקבים הכוללים בקרת סטאטוס, מטלות, פרויקטים ועוד).
  • הבניית קישורים לוגיים בין פריטי הידע השונים בפעילות
  • שיפור ויעול תהליכי העבודה בשתי הלשכות, הבניית תהליכים ושגרות עבודה ממוכנים אשר יתנו מענה מקסימאלי לכלל הלשכות במוסד בטווח הארוך.
  • הבניית תהליכים ממוכנים אשר יאפשרו לשתי הלשכות לתפעל, לנהל ולבקר את הפעילות השוטפת באופן רציף.
  • צמצום בתעבורת המיילים ובשימוש בניירת.

    מטרות הפרויקט:
  • יעול ושיפור עבודת הלשכות
  • קביעת סטנדרט גבוה ליעילות, אמינות ושלמות תהליכי העבודה כמודל לשאר גורמי המוסד.
  •  בניית תשתית נוחה לתרבות ארגונית תומכת ידע תוך מתן כלים לחיפוש ומפתוח נכון של הידע.
  •  בניית כלים לשמירת זכרון ארגוני שיאפשר תחקור ולמידה מהעבר
  • בניית כלי ניהולי למעקב אחר פרויקטים וביצוע משימות בחלוקה לתחומי עיסוק עיקריים.

    מתודולוגיה:

    בהתאם למוטו שלנו “Technology is not enough”, אנו חותרים לכך שהטכנולוגיה תתאים לצרכי הארגון ולא להיפך, על מנת לממש את היעדים העסקיים והארגוניים.
    בשלב הראשון קיים צוות הפרויקט פגישות איתור צרכים עם כל עובדי הלשכות שמטרתן: אפיון עיסוקים לכל בעלי התפקיד, הגדרת תהליכי העבודה והידע בלשכות, אבחון בעיות, כשלים ואתגרים בתהליכי עבודה.
    בשלב השני מופו תהליכי העבודה בלשכות ברזולוציה גבוהה מאוד ובצורה גראפית, על בסיס תרשימי VISIO. בכל תהליך שמופה ניתנה גם התייחסות לכשלים הקיימים בו.
    בשלב השלישי אופיינו תהליכי עבודה חדשים נתמכי מערכת ומשולבי יכולת לתיעוד, תיוג ואחזור של מידע. על בסיס התהליכים שאופיינו נבנתה רשימת דרישות פונקציונליות, מדדי בקרה ודוחות נדרשים.
    הפרויקט בוצע על כל שלביו, בשיתוף פעולה מלא עם חברת בינת והגורמים הרלוונטיים בלשכות ובמערכות מידע של המוסד.

    תוצאות:

    שיפור בתפעול פעילות הלשכות ותפוקותיהן ע”י מיכון תהליכי העבודה, תוך שימוש בפתרון טכנולוגי המהווה כלי מתקדם לתפעול, ניהול ובקרה. הכלי יושם על כלל הפעילות ותעבורת המידע בלשכות ובין בעלי התפקידים הבכירים בהן, תוך מתן דגש על תהליכי העבודה (Workflow), ניהול ידע ומסמכים, ניהול פגישות ואירועים, מעקב פרויקטים, ניהול פעילויות ומשימות, הבנייתם, הבניית הקשר ביניהם ומיכונם.

  הפתרון הביא לשליטה במידע, בתהליכים, במשימות ובמעקב אחר קבלת החלטות, תוך מתן אפשרות להרחבתו לכלל חטיבות המוסד.

ציטוט:
“תודה רבה לכל צוות ארגו על העבודה המקצועית והיעילה. נוכחנו לדעת כי תהליך מקדים של אפיון או”ש לתהליכי העבודה הוא הכרחי ותרם רבות לטיב הפתרון הסופי”. 

סיפורי לקוח נוספים

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »

תמחיר ABC בבנק גדול

מטרות הפרויקט: גיבוש מתודולוגיה למדידה ואבחון עלויות שירותי הבנק ויישום המדידה לתמחור הפעילות. הפתרון שהציעה ארגו מבוסס על תמחיר בגישת ABC – Activity Based Costing, המתאים לתמחור הפעילות של יחידות מבצעות ויחידות מטה.

קרא עוד »
תהליכי עבודה ברשת הלבשה

האתגר: החברה נמצאת בתהליך שינוי מתמשך: העברת היצור לקבלן משנה בסין, התמודדות עם משלוחים לוגיסטיים, שינויים ניהוליים לאור חילופי דורות בחברה והרחבת רשת החנויות. מטרת הפרויקט: הנהלת החברה מבקשת לבחון את תהליכי העבודה בחברה ולהגדירם מחדש על בסיס נהלים כתובים.

קרא עוד »
אדמה מכתשים – ליווי ארגונומי פונקציונלי בתכנון מעבדות מתקנים ומערכי עבודה

מטרות הפרויקט: איפיון אופטימלי של המערך ועמדות העבודה תוך בחינת הצרכים הפונקציונליים, תהליכי העבודה, זרימת עובדים וחומר, אמצעי שינוע, צרכי אחסון וכדומה. כל זאת על מנת להביא, יעילות מרבית בסביבות העבודה השונות, תוך הקפדה על בריאות ונוחות המשתמשים. בנוסף, ליווי ביצוע מעקב ובקרה עם צוות המתכננים.

קרא עוד »
Intel- תכנון עמדות עבודה במפעלים השונים והדרכות ארגונומיה

עם כניסת אינטל לישראל, אוה – ראש תחום ארגונומיה / הנדסת גורמי אנוש ומנהלת פרויקטים ב – Ergo, הייתה מעורבת בפיתוח תוכנית ארגונומיה באינטל ישראל, התוכנית התבססה על סטנדרטים ותקנים אמריקאים של NIOSH , בנוסף תוכננו עמדות העבודה בחדרים הנקיים, בהתאם לעקרונות והנחיות ארגונומיות.

קרא עוד »
בנק לאומי – פתרונות ניהול ידע

בחודשים האחרונים מלווה חברת ארגו את בנק לאומי הן כיועצים והן ביישום פתרונות ניהול ידע בסביבת שרפוינט.
הפרויקט כולל בין השאר הסבות מקומיוג׳ן לשרפוינט תוך מתן מענה להיבטים טכנולוגיים ומתודולוגיים.
לתחושתנו ארגו הנו שותף משמעותי לדרך, לאתגרים ולפתרונות.

קרא עוד »
טבע תעשיות פרמצבטיות- יישום אסטרטגיית “0 עצירות”

מטרת הפרויקט: במקביל לניהול הייצור, הוחלט לנהל את ה- EHS בטבע במטרה להגיע למצויינות: “0” עצירות שגורמות להפרעות לייצור ולנזקים לפרט, לציוד ולסביבה. שיפור בבטיחות העובדים לצד חסכון בעלויות בגין העדרויות עובדים, נזקים למכונות ומתקנים, פרמיות ביטוחיות וקנסות בגין ליקויי איכות הסביבה.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן