Photo by Lauren Mancke on Unsplash
ייעול ושיפור עבודת לשכות הנהלה במוסד ממלכתי פיננסי

פרופיל לקוח:
מוסד ממלכתי פיננסי העוסק בשמירה על יציבות המחירים, תמיכה בהשגת יעדי הממשלה בתחומי הצמיחה והתעסוקה ותמיכה ביציבות המערכת הפיננסית.

        האתגרים:

  • אפיון צרכים לכלל הפעילויות המגוונות המבוצעות בשתי הלשכות הבכירות במוסד (כגון: קליטת מסמכים, איתורם, הפצתם, הפקת מסמכים לקראת אירוע מסוים, תיאומים, תזכורות, שיתוף פעולה בין משתמשים, מעקבים הכוללים בקרת סטאטוס, מטלות, פרויקטים ועוד).
  • הבניית קישורים לוגיים בין פריטי הידע השונים בפעילות
  • שיפור ויעול תהליכי העבודה בשתי הלשכות, הבניית תהליכים ושגרות עבודה ממוכנים אשר יתנו מענה מקסימאלי לכלל הלשכות במוסד בטווח הארוך.
  • הבניית תהליכים ממוכנים אשר יאפשרו לשתי הלשכות לתפעל, לנהל ולבקר את הפעילות השוטפת באופן רציף.
  • צמצום בתעבורת המיילים ובשימוש בניירת.

    מטרות הפרויקט:
  • יעול ושיפור עבודת הלשכות
  • קביעת סטנדרט גבוה ליעילות, אמינות ושלמות תהליכי העבודה כמודל לשאר גורמי המוסד.
  •  בניית תשתית נוחה לתרבות ארגונית תומכת ידע תוך מתן כלים לחיפוש ומפתוח נכון של הידע.
  •  בניית כלים לשמירת זכרון ארגוני שיאפשר תחקור ולמידה מהעבר
  • בניית כלי ניהולי למעקב אחר פרויקטים וביצוע משימות בחלוקה לתחומי עיסוק עיקריים.

    מתודולוגיה:

    בהתאם למוטו שלנו “Technology is not enough”, אנו חותרים לכך שהטכנולוגיה תתאים לצרכי הארגון ולא להיפך, על מנת לממש את היעדים העסקיים והארגוניים.
    בשלב הראשון קיים צוות הפרויקט פגישות איתור צרכים עם כל עובדי הלשכות שמטרתן: אפיון עיסוקים לכל בעלי התפקיד, הגדרת תהליכי העבודה והידע בלשכות, אבחון בעיות, כשלים ואתגרים בתהליכי עבודה.
    בשלב השני מופו תהליכי העבודה בלשכות ברזולוציה גבוהה מאוד ובצורה גראפית, על בסיס תרשימי VISIO. בכל תהליך שמופה ניתנה גם התייחסות לכשלים הקיימים בו.
    בשלב השלישי אופיינו תהליכי עבודה חדשים נתמכי מערכת ומשולבי יכולת לתיעוד, תיוג ואחזור של מידע. על בסיס התהליכים שאופיינו נבנתה רשימת דרישות פונקציונליות, מדדי בקרה ודוחות נדרשים.
    הפרויקט בוצע על כל שלביו, בשיתוף פעולה מלא עם חברת בינת והגורמים הרלוונטיים בלשכות ובמערכות מידע של המוסד.

    תוצאות:

    שיפור בתפעול פעילות הלשכות ותפוקותיהן ע”י מיכון תהליכי העבודה, תוך שימוש בפתרון טכנולוגי המהווה כלי מתקדם לתפעול, ניהול ובקרה. הכלי יושם על כלל הפעילות ותעבורת המידע בלשכות ובין בעלי התפקידים הבכירים בהן, תוך מתן דגש על תהליכי העבודה (Workflow), ניהול ידע ומסמכים, ניהול פגישות ואירועים, מעקב פרויקטים, ניהול פעילויות ומשימות, הבנייתם, הבניית הקשר ביניהם ומיכונם.

  הפתרון הביא לשליטה במידע, בתהליכים, במשימות ובמעקב אחר קבלת החלטות, תוך מתן אפשרות להרחבתו לכלל חטיבות המוסד.

ציטוט:
“תודה רבה לכל צוות ארגו על העבודה המקצועית והיעילה. נוכחנו לדעת כי תהליך מקדים של אפיון או”ש לתהליכי העבודה הוא הכרחי ותרם רבות לטיב הפתרון הסופי”. 

סיפורי לקוח נוספים

חברת ביטוח גדולה – אפיון ואוטומציה בתהליך התביעות

עולם תביעות הביטוח הוא מורכב מאוד ותוכנו כולל אלפי חוקים, סעיפים, החלטות ועוד. בעקבות מורכבות זו, שילבנו ב- ERGO כוחות בין יועצי ניהול הידע ויועצי ארגון ושיטות, וביצענו פרויקט רוחבי, מורכב ומוצלח של אפיון ואוטומציה בתהליכי התביעות בחברה.

קרא עוד »

בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »
אפיון מערכת תהליכית בחברת ביטוח גדולה

בחברת ביטוח מהמובילות במשק עלה הצורך בהחלפת מערכת ניהול תהליכים תפעוליים פוליסות המערכת. המערכת התפעולית שנבחרה הינה מערכת WF התהליכים – בחינה בהיבט תהליכי של End to End, והתייחסות לכל התחנות והגורמים אשר נוגעים בתהליך עד לסיומו.

קרא עוד »
תהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך ברשות מקומית – בחינה ארגונית והמלצות

מטרת הפרויקט: זיהוי נקודות התורפה העיקריות בתהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך הרשות המקומית, השוואה (Benchmarking) של המצב לרשויות מקומיות אחרות, גיבוש המלצות לשיפור לצורך יישום והטמעה של השינוי הנדרש. כתוצאה מהפרויקט בוצעו שינויים פרסונליים, שולב ייעוץ פדגוגי בתהליך הייזום והאישור של דרישות הרכש, והוכנסו שינויים בנהלי העבודה.

קרא עוד »
בנק ישראל

בנק ישראל הציב לעצמו יעד שאפתני – לבנות וליישם תכנית עבודה תלת שנתית (2016-2018) לשיפור האפקטיביות של הבנק, תוך הטמעת תרבות ארגונית ודרך חיים של שיפור אפקטיביות מתמיד, ללא התפשרות על איכות ומקצועיות.
אנו ב-ERGO, נבחרנו ללוות את הבנק בהשגת היעד ולהוביל את המהלך בשיתוף כלל הנהלת הבנק.

קרא עוד »
הערכת אפקטיביות פרויקט הדרכת בטיחות שבוצע במשקים חקלאיים

מטרת הפרויקט: לענות על השאלה – האם פרויקט ההתערבות היה אפקטיבי? מה הייתה רמת ההשפעה של פעולת ההתערבות על רמת הבטיחות במשקים? הפרויקט הסתיים והוכיח כי המתודולוגיה שיושמה בו להערכת אפקטיביות פעולת ההתערבות היתה ישימה, ונתנה אינדיקציות טובות לכדאיות ההשקעה בפרויקט ההתערבות (עלות-תועלת).

קרא עוד »
רשת מלונות שרתון

הקמת מערכת ניהול ידע במרכז ההזמנות הרישתי של שרתון ישראל. במהלך ההקמה הוגדרה אסטרטגית ניהול ידע ועולמות התוכן לשלושת המוקדים השונים במרכז ההזמנות.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד