Photo by rawpixel.com on Unsplash (10)

ייעול ושיפור עבודת לשכות הנהלה במוסד ממלכתי פיננסי

פרופיל לקוח: מוסד ממלכתי פיננסי העוסק בשמירה על יציבות המחירים, תמיכה בהשגת יעדי הממשלה בתחומי הצמיחה והתעסוקה ותמיכה ביציבות המערכת הפיננסית.

האתגרים:
1. אפיון צרכים לכלל הפעילויות המגוונות המבוצעות בשתי הלשכות הבכירות במוסד (כגון: קליטת מסמכים, איתורם, הפצתם, הפקת מסמכים לקראת אירוע מסוים, תיאומים, תזכורות, שיתוף פעולה בין משתמשים, מעקבים הכוללים בקרת סטאטוס, מטלות, פרויקטים ועוד).
2. הבניית קישורים לוגיים בין פריטי הידע השונים בפעילות
3. שיפור ויעול תהליכי העבודה בשתי הלשכות, הבניית תהליכים ושגרות עבודה ממוכנים אשר יתנו מענה מקסימאלי לכלל הלשכות במוסד בטווח הארוך.
4. הבניית תהליכים ממוכנים אשר יאפשרו לשתי הלשכות לתפעל, לנהל ולבקר את הפעילות השוטפת באופן רציף.
5. צמצום בתעבורת המיילים ובשימוש בניירת.

מטרות הפרויקט:
1. יעול ושיפור עבודת הלשכות
2. קביעת סטנדרט גבוה ליעילות, אמינות ושלמות תהליכי העבודה כמודל לשאר גורמי המוסד.
3. בניית תשתית נוחה לתרבות ארגונית תומכת ידע תוך מתן כלים לחיפוש ומפתוח נכון של הידע.
4. בניית כלים לשמירת זכרון ארגוני שיאפשר תחקור ולמידה מהעבר
5. בניית כלי ניהולי למעקב אחר פרויקטים וביצוע משימות בחלוקה לתחומי עיסוק עיקריים.

מתודולוגיה: בהתאם למוטו שלנו “Technology is not enough”, אנו חותרים לכך שהטכנולוגיה תתאים לצרכי הארגון ולא להיפך, על מנת לממש את היעדים העסקיים והארגוניים.
בשלב הראשון קיים צוות הפרויקט פגישות איתור צרכים עם כל עובדי הלשכות שמטרתן: אפיון עיסוקים לכל בעלי התפקיד, הגדרת תהליכי העבודה והידע בלשכות, אבחון בעיות, כשלים ואתגרים בתהליכי עבודה.
בשלב השני מופו תהליכי העבודה בלשכות ברזולוציה גבוהה מאוד ובצורה גראפית, על בסיס תרשימי VISIO. בכל תהליך שמופה ניתנה גם התייחסות לכשלים הקיימים בו.
בשלב השלישי אופיינו תהליכי עבודה חדשים נתמכי מערכת ומשולבי יכולת לתיעוד, תיוג ואחזור של מידע. על בסיס התהליכים שאופיינו נבנתה רשימת דרישות פונקציונליות, מדדי בקרה ודוחות נדרשים.
הפרויקט בוצע על כל שלביו, בשיתוף פעולה מלא עם חברת בינת והגורמים הרלוונטיים בלשכות ובמערכות מידע של המוסד.

תוצאות: שיפור בתפעול פעילות הלשכות ותפוקותיהן ע”י מיכון תהליכי העבודה, תוך שימוש בפתרון טכנולוגי המהווה כלי מתקדם לתפעול, ניהול ובקרה. הכלי יושם על כלל הפעילות ותעבורת המידע בלשכות ובין בעלי התפקידים הבכירים בהן, תוך מתן דגש על תהליכי העבודה (Workflow), ניהול ידע ומסמכים, ניהול פגישות ואירועים, מעקב פרויקטים, ניהול פעילויות ומשימות, הבנייתם, הבניית הקשר ביניהם ומיכונם.

הפתרון הביא לשליטה במידע, בתהליכים, במשימות ובמעקב אחר קבלת החלטות, תוך מתן אפשרות להרחבתו לכלל חטיבות המוסד.

ציטוט:
“תודה רבה לכל צוות ארגו על העבודה המקצועית והיעילה. נוכחנו לדעת כי תהליך מקדים של אפיון או”ש לתהליכי העבודה הוא הכרחי ותרם רבות לטיב הפתרון הסופי”.

סיפורי לקוח נוספים

שיפור אפקטיביות מערך השירות והרפואה בבית – חברה לשיווק והפצת תרופות וטכנולוגיות חדשניות

החברה מעוניינת לשפר את השירות ללקוחות, לייעל את תהליכי העבודה ולהרחיב את הפעילות העסקית.
בין התועלות העיקריות הצפויות של הפרוייקט: חסכון של כ- 35% במשאבים מושקעים, עליה של כ- 20% בתפוקות, עליה של כ- 30% ברווח הגולמי.

קרא עוד »

פרויקט בנצ’מרק עבור בנק הפועלים

המטרה: ביצוע בנצ’מרק השוואתי לחברות שירותים פיננסיים בארץ. יחד עם זאת, על מנת לשאוב ידע מקצועי ותפיסות חדשות, נבחנו גם ארגונים מסקטורים נוספים. בנוסף בוצע מחקר ספרותי מעמיק בנושאים ומדדים אשר הוגדרו ביחד עם הלקוח, על מנת לזהות מגמות בתחום השירותים הפיננסיים בשוק המקומי והעולמי בכל אחד מתחומי הפעילות שהוגדרו.

קרא עוד »

בנק ירושלים – יישום והטמעת שיטת הפעלה היברידית

בנק ירושלים, לקוח ותיק וחשוב שלנו, לוקח צעד אמיץ לכיוון העתיד (Organization 2030), ואנו גאים מאוד להיות שותפים במסע המדהים הזה! יחד, אנו מתניעים תהליך משמעותי של שינוי, יישום והטמעת שיטת הפעלה היברידית, המשלבת עבודה מרחוק עם עבודה מהבית לרוחב מטה בנק ירושלים.

קרא עוד »

שיפור אפקטיביות מערך האדמיניסטרציה – ארגון רפואי גדול ומוביל

סמנכ”ל משאבי אנוש (ארגון רפואי גדול ומוביל): “הובלת הפרויקט במשותף ואף בהרמוניה על ידי מנהלת ותיקה ומקצועית מהארגון לצד יועצים מחברת ארגו, השיאה ערך מוסף משמעותי והובילה לתוצר איכותי המשלב ידע וניסיון מעמיקים מהשטח לצד פרקטיקות חדשות ורעננות. אין לי ספק שהשילוב בין השניים יתרום גם בהמשך ליישום חיובי של ההמלצות והשגת תועלות בכל הרבדים: ארגוני, תהליכי, כלכלי, מבני ורגשי ולניהול מיטבי והטמעה של השינויים הנדרשים”.

קרא עוד »

חברת ביטוח גדולה – אפיון ואוטומציה בתהליך התביעות

עולם תביעות הביטוח הוא מורכב מאוד ותוכנו כולל אלפי חוקים, סעיפים, החלטות ועוד. בעקבות מורכבות זו, שילבנו ב- ERGO כוחות בין יועצי ניהול הידע ויועצי ארגון ושיטות, וביצענו פרויקט רוחבי, מורכב ומוצלח של אפיון ואוטומציה בתהליכי התביעות בחברה.

קרא עוד »
שיפור אפקטיביות מערך השירות והרפואה בבית – חברה לשיווק והפצת תרופות וטכנולוגיות חדשניות

החברה מעוניינת לשפר את השירות ללקוחות, לייעל את תהליכי העבודה ולהרחיב את הפעילות העסקית.
בין התועלות העיקריות הצפויות של הפרוייקט: חסכון של כ- 35% במשאבים מושקעים, עליה של כ- 20% בתפוקות, עליה של כ- 30% ברווח הגולמי.

קרא עוד »
שיפור מערך הטפסים באירגון ממשלתי גדול

האתגר: הארגון מטפל בכל שנה בכ- 3.5 מיליון לקוחות, וחלק גדול מתהליך הטיפול בפניות השונות נעשה באמצעות טפסים. האתגר בפרויקט היה ביצירת ערך מוסף לארגון ולשרותים אותם מספק, ע”י הטפסים המשופרים, שיפור רמת השירות לאזרחים לקוחות הארגון, ושיפור תהליכים פנים ארגוניים המתבצעים באמצעות הטפסים.

קרא עוד »
רכבת ישראל – הדרכות ארגונומיה למסילאים

הדרכות הארגונומיה כללו סקר ראשוני באיזור העבודה של המסילאים להבנת הפעילויות הנדרשות לביצוע, תנוחות עבודה, כלים בשימוש ובחינה ארגונומית של סביבת העבודה.
מטרת ההדרכה להעשיר את הידע ודרכי הפעולה בנושא ניטול ידני בקרב העובדים על מנת להביא לסביבת עבודה נטולת פגיעות ומפגעים כתוצאה מפעילות ידנית.

קרא עוד »
תהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך ברשות מקומית – בחינה ארגונית והמלצות

מטרת הפרויקט: זיהוי נקודות התורפה העיקריות בתהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך הרשות המקומית, השוואה (Benchmarking) של המצב לרשויות מקומיות אחרות, גיבוש המלצות לשיפור לצורך יישום והטמעה של השינוי הנדרש. כתוצאה מהפרויקט בוצעו שינויים פרסונליים, שולב ייעוץ פדגוגי בתהליך הייזום והאישור של דרישות הרכש, והוכנסו שינויים בנהלי העבודה.

קרא עוד »
אדמה מכתשים – ליווי ארגונומי פונקציונלי בתכנון מעבדות מתקנים ומערכי עבודה

מטרות הפרויקט: איפיון אופטימלי של המערך ועמדות העבודה תוך בחינת הצרכים הפונקציונליים, תהליכי העבודה, זרימת עובדים וחומר, אמצעי שינוע, צרכי אחסון וכדומה. כל זאת על מנת להביא, יעילות מרבית בסביבות העבודה השונות, תוך הקפדה על בריאות ונוחות המשתמשים. בנוסף, ליווי ביצוע מעקב ובקרה עם צוות המתכננים.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד