Photo by rawpixel.com on Unsplash (9)

ייעול עבודת מחלקת מש”א – בית השקעות גדול

פרופיל לקוח:
בית השקעות גדול

האתגר:
הפרויקט בוצע במחלקת משאבי אנוש המספקת שירותים לקבוצה גדולה, יחסית, של חברות בנות הפועלות במסגרת ארגונית אחת. האתגר העיקרי העומד בפני המחלקה הינו מציאת האיזון בין הצורך לספק רמת שירות גבוהה לכל אחת מהחברות הבנות מצד אחד, והצורך ליצור תרבות ניהולית, תפעולית וארגונית אחידה במסגרת הארגון הגדול.

מטרת הפרויקט
:
א. ייעול תהליכי העבודה והממשקים ושיפור רמת השירות ללקוחות הפנימיים הנדרשים לעמוד ביעדים עסקיים מדידים
ב. בחינת עלות תועלת (ROI) של מיכון תהליכים מסוימים במחלקה

מתודולוגיה:
שלב ראשון בוצע מיפוי ואבחון של המצב הקיים, בהיבטי ניהול, תפעול ושירות. נעשה שימוש בכלי ארגון ושיטות (או”ש) לצורך בחינת יעדי המחלקה, מבנה ארגוני, תקן כוח אדם, תהליכי עבודה, ממשקים, הגדרות תפקידים, מבנה העיסוקים ותחומי אחריות, נהלי עבודה, מערכות המידע התומכות בתהליכים, רמות השירות (SLA), כלי הניהול והבקרה והשגרות הניהוליות. העבודה נעשתה באמצעות ראיונות ותצפיות עם בעלי התפקידים הרלוונטיים במחלקת מש”א, ואצל לקוחות המחלקה בהנהלה הראשית ובחברות הבנות. כמו כן בוצעה בדיקה מעמיקה מול הספק הטכנולוגי של מערכות המידע. נערך גם Benchmarking מהיר של תקן כוח האדם הנדרש בהשוואה לארגונים אחרים בארץ ובעולם. תוצר שלב זה היה מיפוי מהיר ומעמיק של תמונת המצב הקיים, זיהוי נקודות תורפה וסיבות שורש לבעיות שאותרו, והזדמנויות עיקריות לשימור ולשיפור. תמונת המצב הוצגה ללקוח, כולל תרשימי תהליך, והוגדר בסיס משותף מוסכם להמשך העבודה.

שלב השני
הוגדרו המלצות פרטניות בכל אחד מהנושאים, כאשר לכל נושא נבחנו מספר חלופות. ההמלצות הוגדרו ברמת המבנה הארגוני הנדרש, יעדים ומדדים, הגדרות התפקידים, תחומי אחריות וסמכויות, תהליכי העבודה, השיפורים הנדרשים בתחום מערכות המידע, כלי ניהול ובקרה (דו”חות ניהוליים ותפעוליים), רמות השירות (SLA) , שגרות ניהוליות, יעדים ומדדים ועוד). גובשו הערכות לגבי העלויות הצפויות והתועלות (עלות-תועלת, ROI) של כל המלצה. התוצר של שלב זה הוצג ללקוח, והתקיימו דיונים שנועדו לגבש החלטות על ההמלצות לשיפור שתיושמנה.

שלב השלישי גובשה תכנית עבודה ליישום והטמעה של השינויים הנדרשים. התכנית כללה הערכת עלויות, לוח זמנים, והגדרת סדר העדיפות המומלץ. התכנית הוצגה בפני כל בעלי העניין הרלוונטיים בארגון (מש”א, טכנולוגיות, כספים, הנהלה), וקיבלה אישור.

תוצאות: לאחר תקופה ארוכה של אי שביעות רצון מהמצב הקיים – התגבש אצל הלקוח קונצנזוס לגבי סיבות השורש למצב, והצעדים הנדרשים לשיפור.

סיפורי לקוח נוספים

חברת ביטוח גדולה – אפיון ואוטומציה בתהליך התביעות

עולם תביעות הביטוח הוא מורכב מאוד ותוכנו כולל אלפי חוקים, סעיפים, החלטות ועוד. בעקבות מורכבות זו, שילבנו ב- ERGO כוחות בין יועצי ניהול הידע ויועצי ארגון ושיטות, וביצענו פרויקט רוחבי, מורכב ומוצלח של אפיון ואוטומציה בתהליכי התביעות בחברה.

קרא עוד »

בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »
מיפוי תהליכי עבודה עיקריים ונהלים בנמל מספנות ישראל

מטרות הפרויקט: יצירת “תורה שבכתב” וכלי אשר יאפשר הצגה אינטגרטיבית של הידע, בכל הקשור להגדרות תפקידים וסמכויות, התפוקות הנדרשות, תהליכי העבודה ונהלי עבודה, כולל דגשים ומיוחדים למצבי התפעול השונים, וכן אפשרות קלה ומהירה לעדכון הכלי מעת לעת.

קרא עוד »
בנק לאומי – פתרונות ניהול ידע

בחודשים האחרונים מלווה חברת ארגו את בנק לאומי הן כיועצים והן ביישום פתרונות ניהול ידע בסביבת שרפוינט.
הפרויקט כולל בין השאר הסבות מקומיוג׳ן לשרפוינט תוך מתן מענה להיבטים טכנולוגיים ומתודולוגיים.
לתחושתנו ארגו הנו שותף משמעותי לדרך, לאתגרים ולפתרונות.

קרא עוד »
חברת ביטוח גדולה – אפיון ואוטומציה בתהליך התביעות

עולם תביעות הביטוח הוא מורכב מאוד ותוכנו כולל אלפי חוקים, סעיפים, החלטות ועוד. בעקבות מורכבות זו, שילבנו ב- ERGO כוחות בין יועצי ניהול הידע ויועצי ארגון ושיטות, וביצענו פרויקט רוחבי, מורכב ומוצלח של אפיון ואוטומציה בתהליכי התביעות בחברה.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד