leumi logo

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול
וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי, הינה גוף מוביל למתן שירותי תפעול מקיפים לגופים פיננסיים בהיקף של מיליארדי ש”ח.
במסגרת פעילותה, החברה מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים.
החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

מטרות הפרויקט:

  • צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים/נייר
  • שיפור אפקטיביות תהליכי העבודה
  • טרנספורמציה דיגיטלית לתהליכי זרימת המסמכים בארגון


מתודולוגיה:

הפרויקט בוצע בשיטת AGILE. לאורך הפרויקט יושמו שינויים ונראו תועלות מיידיות. הנהלת החברה הייתה מעורבת ולקחה חלק משמעותי במיקוד הממצאים וההמלצות, קבלת ההחלטות ורתימת הארגון ליישום השינוי, דבר אשר הביא לתוצאות משמעותיות תוך זמן קצר.


שלבי הפרויקט:

  1. מיפוי מאקרו מצב קיים – בשלב זה בוצעו ראיונות עם גורמי מפתח בארגון, תצפיות איכות וניתוח נתונים כמותיים. בסוף שלב זה הוחלט, במשותף עם הנהלת הארגון, על תחומי פעילות בהם קיים פוטנציאל משמעותי לשיפור, בגינם כדאי לבצע אבחון עומק, ונבנתה תכנית עבודה.

השלבים הבאים בוצעו במקביל, לכל אחד מתחומי המיקוד עליהם הוחלט לפי תכנית העבודה.

  1. אבחון עומק ואיתור הזדמנויות לשיפור – בשלב זה בוצע אבחון עומק לכל תחום פעילות. האבחון כלל מיפוי תהליך מפורט, בחינת מדיניות ונהלים, הבנת ממשקים והרגולציה המשפיע. בהתאם לממצאים שעלו באבחון הוצפו ההזדמנויות פרטניות לשיפור.
  2. בניית המלצות מפורטות ויישומן – בשלב זה, בהתאם להזדמנויות לשיפור, הוצגו חלופות לפתרון תוך פירוט יתרונות, חסרונות ו-ROI צפוי. לאחר בחירת החלופה המועדפת נבנתה תכנית עבודה אופרטיבית ליישום, בוצע אפיון מפורט של הפתרון והחל יישום והטמעת השינויים והתאמות בשטח בהתאם לצורך, בכדי להבטיח הטמעה מיטבית בקרב העובדים, המערכות והממשקים.

תוצאות הפרויקט:

  • צמצום הוצאות של כ- 80% בעלויות השימוש והטיפול במסמכים:
    (נייר צילום, טונרים, תחזוקת מדפסות, גריסת נייר, שינוע, סריקה ומפתוח, ארכיב וגניזה)
  • צמצום כ- 60% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכים פנימיים
  • צמצום כ- 12% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכי לקוחות
  • צמצום כ- 9% מהעלויות הארכיב + הפסקת גידול של כ- 10% בעלויות ארכיב שנתיות
  • צמצום משאבים מושקעים
  • שיפור זמני השירות
  • דיגיטציה של תהליכים ומסמכים
  • הגדרת מדיניות ארכוב וגניזה
 
 

המלצת לקוח –
מאיר פילוס, מנכ”ל לאומי שירותי שוק ההון:

“חשוב לי לציין את המקצועיות, היעילות ויחסי האנוש המצויינים של יועצי ארגו, שהפכו את הפרוייקט למוצלח כל כך.
מטרתו של הפרוייקט הייתה צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים, שיפור תהליכי העבודה ושינוי דיגיטלי בהתנהלות עם המסמכים בארגון. התוצאות הסופיות של הפרוייקט שידרגו באופן מקסימלי מספר חזיתות ועמדו ביעדים שהוצבו בפנינו: צומצמו כ-80% מעלויות השימוש במסמכים, שופרו זמני השירות, הוגדרה מדיניות ארכיב ועוד.
תודה לארגו על תהליך עבודה ממוקד ומוצלח ובטוחים שהפרוייקט הבא יגיע אף הוא לשיאי הצלחה כפרוייקט זה.”

 

 

סיפורי לקוח נוספים

תהליכי עבודה ברשת הלבשה

האתגר: החברה נמצאת בתהליך שינוי מתמשך: העברת היצור לקבלן משנה בסין, התמודדות עם משלוחים לוגיסטיים, שינויים ניהוליים לאור חילופי דורות בחברה והרחבת רשת החנויות. מטרת הפרויקט: הנהלת החברה מבקשת לבחון את תהליכי העבודה בחברה ולהגדירם מחדש על בסיס נהלים כתובים.

קרא עוד »

חברת חשמל – אסטרטגיית שירות רב ערוצי, דיגיטציה

האתגר: גיבוש מדיניות שירות ותכנית עבודה ליישום המדיניות. הרקע לפרויקט, התמודדות עם חוסר שביעות רצון לקוחות מתיפקוד השרות בעת הפסקות חשמל (סערות) ובכלל. זמינות השרות הטלפוני בחח”י גבוהה. אף על פי כן, בשביל שיפור השרות וחוויית הלקוח, זמינות לא מספיקה. נדרשות טכנולוגיות ותהליכים חדשניים, פורצי דרך.

קרא עוד »

טבע תעשיות פרמצבטיות- יישום אסטרטגיית “0 עצירות”

מטרת הפרויקט: במקביל לניהול הייצור, הוחלט לנהל את ה- EHS בטבע במטרה להגיע למצויינות: “0” עצירות שגורמות להפרעות לייצור ולנזקים לפרט, לציוד ולסביבה. שיפור בבטיחות העובדים לצד חסכון בעלויות בגין העדרויות עובדים, נזקים למכונות ומתקנים, פרמיות ביטוחיות וקנסות בגין ליקויי איכות הסביבה.

קרא עוד »
Intel- תכנון עמדות עבודה במפעלים השונים והדרכות ארגונומיה

עם כניסת אינטל לישראל, אוה – ראש תחום ארגונומיה / הנדסת גורמי אנוש ומנהלת פרויקטים ב – Ergo, הייתה מעורבת בפיתוח תוכנית ארגונומיה באינטל ישראל, התוכנית התבססה על סטנדרטים ותקנים אמריקאים של NIOSH , בנוסף תוכננו עמדות העבודה בחדרים הנקיים, בהתאם לעקרונות והנחיות ארגונומיות.

קרא עוד »
בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »
רכבת ישראל – הדרכות ארגונומיה למסילאים

הדרכות הארגונומיה כללו סקר ראשוני באיזור העבודה של המסילאים להבנת הפעילויות הנדרשות לביצוע, תנוחות עבודה, כלים בשימוש ובחינה ארגונומית של סביבת העבודה.
מטרת ההדרכה להעשיר את הידע ודרכי הפעולה בנושא ניטול ידני בקרב העובדים על מנת להביא לסביבת עבודה נטולת פגיעות ומפגעים כתוצאה מפעילות ידנית.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן