leumi logo

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול
וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי, הינה גוף מוביל למתן שירותי תפעול מקיפים לגופים פיננסיים בהיקף של מיליארדי ש”ח.
במסגרת פעילותה, החברה מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים.
החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

מטרות הפרויקט:

  • צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים/נייר
  • שיפור אפקטיביות תהליכי העבודה
  • טרנספורמציה דיגיטלית לתהליכי זרימת המסמכים בארגון


מתודולוגיה:

הפרויקט בוצע בשיטת AGILE. לאורך הפרויקט יושמו שינויים ונראו תועלות מיידיות. הנהלת החברה הייתה מעורבת ולקחה חלק משמעותי במיקוד הממצאים וההמלצות, קבלת ההחלטות ורתימת הארגון ליישום השינוי, דבר אשר הביא לתוצאות משמעותיות תוך זמן קצר.


שלבי הפרויקט:

  1. מיפוי מאקרו מצב קיים – בשלב זה בוצעו ראיונות עם גורמי מפתח בארגון, תצפיות איכות וניתוח נתונים כמותיים. בסוף שלב זה הוחלט, במשותף עם הנהלת הארגון, על תחומי פעילות בהם קיים פוטנציאל משמעותי לשיפור, בגינם כדאי לבצע אבחון עומק, ונבנתה תכנית עבודה.

השלבים הבאים בוצעו במקביל, לכל אחד מתחומי המיקוד עליהם הוחלט לפי תכנית העבודה.

  1. אבחון עומק ואיתור הזדמנויות לשיפור – בשלב זה בוצע אבחון עומק לכל תחום פעילות. האבחון כלל מיפוי תהליך מפורט, בחינת מדיניות ונהלים, הבנת ממשקים והרגולציה המשפיע. בהתאם לממצאים שעלו באבחון הוצפו ההזדמנויות פרטניות לשיפור.
  2. בניית המלצות מפורטות ויישומן – בשלב זה, בהתאם להזדמנויות לשיפור, הוצגו חלופות לפתרון תוך פירוט יתרונות, חסרונות ו-ROI צפוי. לאחר בחירת החלופה המועדפת נבנתה תכנית עבודה אופרטיבית ליישום, בוצע אפיון מפורט של הפתרון והחל יישום והטמעת השינויים והתאמות בשטח בהתאם לצורך, בכדי להבטיח הטמעה מיטבית בקרב העובדים, המערכות והממשקים.

תוצאות הפרויקט:

  • צמצום הוצאות של כ- 80% בעלויות השימוש והטיפול במסמכים:
    (נייר צילום, טונרים, תחזוקת מדפסות, גריסת נייר, שינוע, סריקה ומפתוח, ארכיב וגניזה)
  • צמצום כ- 60% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכים פנימיים
  • צמצום כ- 12% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכי לקוחות
  • צמצום כ- 9% מהעלויות הארכיב + הפסקת גידול של כ- 10% בעלויות ארכיב שנתיות
  • צמצום משאבים מושקעים
  • שיפור זמני השירות
  • דיגיטציה של תהליכים ומסמכים
  • הגדרת מדיניות ארכוב וגניזה
 
 

המלצת לקוח –
מאיר פילוס, מנכ”ל לאומי שירותי שוק ההון:

“חשוב לי לציין את המקצועיות, היעילות ויחסי האנוש המצויינים של יועצי ארגו, שהפכו את הפרוייקט למוצלח כל כך.
מטרתו של הפרוייקט הייתה צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים, שיפור תהליכי העבודה ושינוי דיגיטלי בהתנהלות עם המסמכים בארגון. התוצאות הסופיות של הפרוייקט שידרגו באופן מקסימלי מספר חזיתות ועמדו ביעדים שהוצבו בפנינו: צומצמו כ-80% מעלויות השימוש במסמכים, שופרו זמני השירות, הוגדרה מדיניות ארכיב ועוד.
תודה לארגו על תהליך עבודה ממוקד ומוצלח ובטוחים שהפרוייקט הבא יגיע אף הוא לשיאי הצלחה כפרוייקט זה.”

 

 

סיפורי לקוח נוספים

ניהול פרוייקטים בגוף ממשלתי

האתגר המרכזי בפרויקט היה לייצר התאמה בין תהליכי עבודה של גורמים שונים, כאשר התהליך החדש שייבנה חייב להתגבש בהסכמה של כלל הגורמים, תוך שהוא נותן מענה לגורמים שונים, לעיתים בעלי צרכים שונים, ואף סותרים. נוסף על אתגר זה, הפרויקט אופיין במורכבות פוליטית פנים-ארגונית רבה, בשל היותו חוצה ארגון, ושיתף בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים.

קרא עוד »

ארגון לאומי לחיזוק העליה לארץ

מטרת הפרויקט: הפרויקט נועד להקים מערכת מדדים ויעדים (Balanced Scorecard) לארגון, שתגזר מהאסטרטגיה הארגונית ותסייע להוציא אותה לפועל. מערכת המדדים והיעדים תאפשר להנהלה בקרה טובה על מימוש האסטרטגיה והשימוש בתקציב הארגוני.

קרא עוד »

מודל איוש משמרות רופאים בחדרי לידה בבית חולים במרכז הארץ

האתגר: התמודדות עם משך טיפול משתנה בין הרופאים השונים וכן משך אותו טיפול של אותו רופא – בזמנים שונים של המשמרת. בנייה נכונה של הפעילויות המרכיבות את סוגי הלידה השונים על מנת לאפשר תקינה המייצגת את המצב בשטח. מטרות הפרויקט: תקינת רופאים בחדרי לידה במשמרת ותקינת מספר רופאים ללידה.

קרא עוד »

מוסד פיננסי גדול ומוביל בישראל

מטרות הפרויקט: צמצום משמעותי, מהיר ואפקטיבי של אחוז ה”שגויים”, במסלולים השונים של התוצרים הפיננסיים המגוונים של החברה. ציטוט : “שוב נוכחנו לדעת שכדי “לגלות” את הפתרון למצב בעייתי יש יתרון רב לעיניים מקצועיות, בלתי מוטות, ובעלות ראיה רחבה ורב-תחומית”.

קרא עוד »
נסטלה – תמיכה ארגונומית במפעלים השונים

סקר ארגונומי בעמדות העבודה במפעלים השונים של נסטלה. הסקר התמקד בעמדות העבודה ובפעילויות העובדים. וכלל תהליכי עבודה השונים הכרוכים בהרמה נשיאה, ופריקה (Manual Handling), תנוחות ישיבה, טווחי הגעה, זויות ראיה ותאורה. מסמך זה כולל את הצעתנו לביצוע סקר ארגונומי, המלצות ראשוניות לפתרון ארגונומי בעמדות העבודה תוך התייחסות לשיטות העבודה השונות ולצרכים של כל עובד.

קרא עוד »
טבע תעשיות פרמצבטיות- יישום אסטרטגיית “0 עצירות”

מטרת הפרויקט: במקביל לניהול הייצור, הוחלט לנהל את ה- EHS בטבע במטרה להגיע למצויינות: “0” עצירות שגורמות להפרעות לייצור ולנזקים לפרט, לציוד ולסביבה. שיפור בבטיחות העובדים לצד חסכון בעלויות בגין העדרויות עובדים, נזקים למכונות ומתקנים, פרמיות ביטוחיות וקנסות בגין ליקויי איכות הסביבה.

קרא עוד »
אדמה מכתשים – ליווי ארגונומי פונקציונלי בתכנון מעבדות מתקנים ומערכי עבודה

מטרות הפרויקט: איפיון אופטימלי של המערך ועמדות העבודה תוך בחינת הצרכים הפונקציונליים, תהליכי העבודה, זרימת עובדים וחומר, אמצעי שינוע, צרכי אחסון וכדומה. כל זאת על מנת להביא, יעילות מרבית בסביבות העבודה השונות, תוך הקפדה על בריאות ונוחות המשתמשים. בנוסף, ליווי ביצוע מעקב ובקרה עם צוות המתכננים.

קרא עוד »
בנק ישראל

ציטוט מדבריה של פנינה קרן, ראש חטיבת משאבי אנוש ומנהל בבנק ישראל על Ergo: “מעורבות החברה סייעה לנו לייצר מודל עבודה שתוך זמן קצר הוכיח עצמו כנכון ויעיל. כמו כן, תוך כדי העבודה יצרה לנו החברה מודל קצר וחכם לקבלת החלטה על תוספת תקנים – מודל שמוכיח עצמו כיעיל בקבלת החלטות מהירות. מאוד ממליצה על העבודה איתם”​​.

קרא עוד »
כנסת ישראל – מיפוי ארגונומי ותכנון עמדות עבודה

התכנון המוצע מתבסס על הגישה הארגונומית, האומרת שכדי להגיע למערך אופטימלי, עבודת הניתוח מתבצעת במקביל משני כיוונים מנוגדים: תכנון ברמת המיקרו ותכנון ברמת המקרו, במטרה להפגישם ומתוכן להגיע למערך אופטימלי של סביבת העבודה.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן