leumi logo

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול
וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי, הינה גוף מוביל למתן שירותי תפעול מקיפים לגופים פיננסיים בהיקף של מיליארדי ש”ח.
במסגרת פעילותה, החברה מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים.
החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

מטרות הפרויקט:

  • צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים/נייר
  • שיפור אפקטיביות תהליכי העבודה
  • טרנספורמציה דיגיטלית לתהליכי זרימת המסמכים בארגון


מתודולוגיה:

הפרויקט בוצע בשיטת AGILE. לאורך הפרויקט יושמו שינויים ונראו תועלות מיידיות. הנהלת החברה הייתה מעורבת ולקחה חלק משמעותי במיקוד הממצאים וההמלצות, קבלת ההחלטות ורתימת הארגון ליישום השינוי, דבר אשר הביא לתוצאות משמעותיות תוך זמן קצר.


שלבי הפרויקט:

  1. מיפוי מאקרו מצב קיים – בשלב זה בוצעו ראיונות עם גורמי מפתח בארגון, תצפיות איכות וניתוח נתונים כמותיים. בסוף שלב זה הוחלט, במשותף עם הנהלת הארגון, על תחומי פעילות בהם קיים פוטנציאל משמעותי לשיפור, בגינם כדאי לבצע אבחון עומק, ונבנתה תכנית עבודה.

השלבים הבאים בוצעו במקביל, לכל אחד מתחומי המיקוד עליהם הוחלט לפי תכנית העבודה.

  1. אבחון עומק ואיתור הזדמנויות לשיפור – בשלב זה בוצע אבחון עומק לכל תחום פעילות. האבחון כלל מיפוי תהליך מפורט, בחינת מדיניות ונהלים, הבנת ממשקים והרגולציה המשפיע. בהתאם לממצאים שעלו באבחון הוצפו ההזדמנויות פרטניות לשיפור.
  2. בניית המלצות מפורטות ויישומן – בשלב זה, בהתאם להזדמנויות לשיפור, הוצגו חלופות לפתרון תוך פירוט יתרונות, חסרונות ו-ROI צפוי. לאחר בחירת החלופה המועדפת נבנתה תכנית עבודה אופרטיבית ליישום, בוצע אפיון מפורט של הפתרון והחל יישום והטמעת השינויים והתאמות בשטח בהתאם לצורך, בכדי להבטיח הטמעה מיטבית בקרב העובדים, המערכות והממשקים.

תוצאות הפרויקט:

  • צמצום הוצאות של כ- 80% בעלויות השימוש והטיפול במסמכים:
    (נייר צילום, טונרים, תחזוקת מדפסות, גריסת נייר, שינוע, סריקה ומפתוח, ארכיב וגניזה)
  • צמצום כ- 60% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכים פנימיים
  • צמצום כ- 12% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכי לקוחות
  • צמצום כ- 9% מהעלויות הארכיב + הפסקת גידול של כ- 10% בעלויות ארכיב שנתיות
  • צמצום משאבים מושקעים
  • שיפור זמני השירות
  • דיגיטציה של תהליכים ומסמכים
  • הגדרת מדיניות ארכוב וגניזה
 
 

המלצת לקוח –
מאיר פילוס, מנכ”ל לאומי שירותי שוק ההון:

“חשוב לי לציין את המקצועיות, היעילות ויחסי האנוש המצויינים של יועצי ארגו, שהפכו את הפרוייקט למוצלח כל כך.
מטרתו של הפרוייקט הייתה צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים, שיפור תהליכי העבודה ושינוי דיגיטלי בהתנהלות עם המסמכים בארגון. התוצאות הסופיות של הפרוייקט שידרגו באופן מקסימלי מספר חזיתות ועמדו ביעדים שהוצבו בפנינו: צומצמו כ-80% מעלויות השימוש במסמכים, שופרו זמני השירות, הוגדרה מדיניות ארכיב ועוד.
תודה לארגו על תהליך עבודה ממוקד ומוצלח ובטוחים שהפרוייקט הבא יגיע אף הוא לשיאי הצלחה כפרוייקט זה.”

 

 

סיפורי לקוח נוספים

בנק לאומי – פתרונות ניהול ידע

בחודשים האחרונים מלווה חברת ארגו את בנק לאומי הן כיועצים והן ביישום פתרונות ניהול ידע בסביבת שרפוינט.
הפרויקט כולל בין השאר הסבות מקומיוג׳ן לשרפוינט תוך מתן מענה להיבטים טכנולוגיים ומתודולוגיים.
לתחושתנו ארגו הנו שותף משמעותי לדרך, לאתגרים ולפתרונות.

קרא עוד »

פסגות – הקמה והטמעה של מערכת ניהול ידע במוקד השירות

הקמה והטמעה של מערכת ניהול ידע במוקד השירות של פסגות קופות גמל, להשגת היעדים הבאים: הגדלת עצמאותו ויכולותיו של הנציג, מתן מענה מקצועי ברמה אחידה ומוגדרת לפונים, הקטנת מספר השיחות החוזרות למוקד וקיצור זמן שיחה במוקד השירות.

קרא עוד »

מכללת אפקה

Ergo ליוותה וביצעה פרויקט בנושא “אבחון מנהל הסטודנטים” במכללת אפקה – המכללה האקדמית להנדסה בתל אביב.

קרא עוד »

רשת מלונות שרתון

הקמת מערכת ניהול ידע במרכז ההזמנות הרישתי של שרתון ישראל. במהלך ההקמה הוגדרה אסטרטגית ניהול ידע ועולמות התוכן לשלושת המוקדים השונים במרכז ההזמנות.

קרא עוד »
תקינה ותמחיר בבנק גדול

מטרות הפרויקט: שיפור האפקטיביות התפעולית ומודל תקינה דינמי לרמות השירות הנדרשות. כלומר, זמני תקן לכל פעילות בנקאית, קמעונאית ועסקית, שישמשו לאיזון עומסים בסניפים על ידי ניוד כוח אדם ולתמחיר השירותים בבנק.

קרא עוד »
תהליכי עבודה ברשת הלבשה

האתגר: החברה נמצאת בתהליך שינוי מתמשך: העברת היצור לקבלן משנה בסין, התמודדות עם משלוחים לוגיסטיים, שינויים ניהוליים לאור חילופי דורות בחברה והרחבת רשת החנויות. מטרת הפרויקט: הנהלת החברה מבקשת לבחון את תהליכי העבודה בחברה ולהגדירם מחדש על בסיס נהלים כתובים.

קרא עוד »
לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »
שיכון ובינוי – פורגרמה תכנון פונקציונלי ליווי מעקב וביצוע הדרכות ארגונומיות

כחלק ממעבר מטה החברה למשרדים חדשים באיירפורט סיטי פותחה פורגרמה מפורטת, תכנון פונקציונלי שלווה על ידי אדריכל החברה בכל שלבי הפרויקט. במהלך כשנתיים לייותה אוה את חברת שיכון ובינוי בתהליך החלטה על המעבר בהתאם לאיסוף הנתונים שבוצע. תוך התחשבות בגידול העתידי של החברה ומעבר למטה מאוחד (קיבוץ עובדים ממספר מקומות שונים).

קרא עוד »
שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן