leumi logo

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול
וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי, הינה גוף מוביל למתן שירותי תפעול מקיפים לגופים פיננסיים בהיקף של מיליארדי ש”ח.
במסגרת פעילותה, החברה מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים.
החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

מטרות הפרויקט:

  • צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים/נייר
  • שיפור אפקטיביות תהליכי העבודה
  • טרנספורמציה דיגיטלית לתהליכי זרימת המסמכים בארגון


מתודולוגיה:

הפרויקט בוצע בשיטת AGILE. לאורך הפרויקט יושמו שינויים ונראו תועלות מיידיות. הנהלת החברה הייתה מעורבת ולקחה חלק משמעותי במיקוד הממצאים וההמלצות, קבלת ההחלטות ורתימת הארגון ליישום השינוי, דבר אשר הביא לתוצאות משמעותיות תוך זמן קצר.


שלבי הפרויקט:

  1. מיפוי מאקרו מצב קיים – בשלב זה בוצעו ראיונות עם גורמי מפתח בארגון, תצפיות איכות וניתוח נתונים כמותיים. בסוף שלב זה הוחלט, במשותף עם הנהלת הארגון, על תחומי פעילות בהם קיים פוטנציאל משמעותי לשיפור, בגינם כדאי לבצע אבחון עומק, ונבנתה תכנית עבודה.

השלבים הבאים בוצעו במקביל, לכל אחד מתחומי המיקוד עליהם הוחלט לפי תכנית העבודה.

  1. אבחון עומק ואיתור הזדמנויות לשיפור – בשלב זה בוצע אבחון עומק לכל תחום פעילות. האבחון כלל מיפוי תהליך מפורט, בחינת מדיניות ונהלים, הבנת ממשקים והרגולציה המשפיע. בהתאם לממצאים שעלו באבחון הוצפו ההזדמנויות פרטניות לשיפור.
  2. בניית המלצות מפורטות ויישומן – בשלב זה, בהתאם להזדמנויות לשיפור, הוצגו חלופות לפתרון תוך פירוט יתרונות, חסרונות ו-ROI צפוי. לאחר בחירת החלופה המועדפת נבנתה תכנית עבודה אופרטיבית ליישום, בוצע אפיון מפורט של הפתרון והחל יישום והטמעת השינויים והתאמות בשטח בהתאם לצורך, בכדי להבטיח הטמעה מיטבית בקרב העובדים, המערכות והממשקים.

תוצאות הפרויקט:

  • צמצום הוצאות של כ- 80% בעלויות השימוש והטיפול במסמכים:
    (נייר צילום, טונרים, תחזוקת מדפסות, גריסת נייר, שינוע, סריקה ומפתוח, ארכיב וגניזה)
  • צמצום כ- 60% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכים פנימיים
  • צמצום כ- 12% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכי לקוחות
  • צמצום כ- 9% מהעלויות הארכיב + הפסקת גידול של כ- 10% בעלויות ארכיב שנתיות
  • צמצום משאבים מושקעים
  • שיפור זמני השירות
  • דיגיטציה של תהליכים ומסמכים
  • הגדרת מדיניות ארכוב וגניזה
 
 

המלצת לקוח –
מאיר פילוס, מנכ”ל לאומי שירותי שוק ההון:

“חשוב לי לציין את המקצועיות, היעילות ויחסי האנוש המצויינים של יועצי ארגו, שהפכו את הפרוייקט למוצלח כל כך.
מטרתו של הפרוייקט הייתה צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים, שיפור תהליכי העבודה ושינוי דיגיטלי בהתנהלות עם המסמכים בארגון. התוצאות הסופיות של הפרוייקט שידרגו באופן מקסימלי מספר חזיתות ועמדו ביעדים שהוצבו בפנינו: צומצמו כ-80% מעלויות השימוש במסמכים, שופרו זמני השירות, הוגדרה מדיניות ארכיב ועוד.
תודה לארגו על תהליך עבודה ממוקד ומוצלח ובטוחים שהפרוייקט הבא יגיע אף הוא לשיאי הצלחה כפרוייקט זה.”

 

 

סיפורי לקוח נוספים

תהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך ברשות מקומית – בחינה ארגונית והמלצות

מטרת הפרויקט: זיהוי נקודות התורפה העיקריות בתהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך הרשות המקומית, השוואה (Benchmarking) של המצב לרשויות מקומיות אחרות, גיבוש המלצות לשיפור לצורך יישום והטמעה של השינוי הנדרש. כתוצאה מהפרויקט בוצעו שינויים פרסונליים, שולב ייעוץ פדגוגי בתהליך הייזום והאישור של דרישות הרכש, והוכנסו שינויים בנהלי העבודה.

קרא עוד »

מיפוי תהליכי עבודה עיקריים ונהלים בנמל מספנות ישראל

מטרות הפרויקט: יצירת “תורה שבכתב” וכלי אשר יאפשר הצגה אינטגרטיבית של הידע, בכל הקשור להגדרות תפקידים וסמכויות, התפוקות הנדרשות, תהליכי העבודה ונהלי עבודה, כולל דגשים ומיוחדים למצבי התפעול השונים, וכן אפשרות קלה ומהירה לעדכון הכלי מעת לעת.

קרא עוד »
מוסד פיננסי גדול ומוביל בישראל

מטרות הפרויקט: צמצום משמעותי, מהיר ואפקטיבי של אחוז ה”שגויים”, במסלולים השונים של התוצרים הפיננסיים המגוונים של החברה. ציטוט : “שוב נוכחנו לדעת שכדי “לגלות” את הפתרון למצב בעייתי יש יתרון רב לעיניים מקצועיות, בלתי מוטות, ובעלות ראיה רחבה ורב-תחומית”.

קרא עוד »
כנסת ישראל – מיפוי ארגונומי ותכנון עמדות עבודה

התכנון המוצע מתבסס על הגישה הארגונומית, האומרת שכדי להגיע למערך אופטימלי, עבודת הניתוח מתבצעת במקביל משני כיוונים מנוגדים: תכנון ברמת המיקרו ותכנון ברמת המקרו, במטרה להפגישם ומתוכן להגיע למערך אופטימלי של סביבת העבודה.

קרא עוד »
מיפוי תהליכי עבודה עיקריים ונהלים בנמל מספנות ישראל

מטרות הפרויקט: יצירת “תורה שבכתב” וכלי אשר יאפשר הצגה אינטגרטיבית של הידע, בכל הקשור להגדרות תפקידים וסמכויות, התפוקות הנדרשות, תהליכי העבודה ונהלי עבודה, כולל דגשים ומיוחדים למצבי התפעול השונים, וכן אפשרות קלה ומהירה לעדכון הכלי מעת לעת.

קרא עוד »
רפאל – תכנון עמדות ייצור והדרכת ארגונומיה בסביבת העבודה

אוה,ראש תחום ארגונומיה / הנדסת גורמי אנוש ומנהלת פרויקטים ב Ergo, שולבה באתרי רפאל השונים לתכנון ארגונומי של עמדות העבודה והדרכת עובדים. כל זאת על מנת לשפר את סביבת העובד תוך שיפור היעילות, נוחות וסביבת העבודה.​

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן