Photo by Breather on Unsplash

ניהול פרוייקטים בגוף ממשלתי

פרופיל לקוח:
הלקוח הינו גוף ממשלתי העוסק במחקר ואיסוף נתונים לטובת הציבור, ולטובת מקבלי ההחלטות במגזר הציבורי.
הארגון מנהל פרויקטים רבים, הכוללים איסוף נתונים וניתוחם, באמצעות יחידות הארגון ובאמצעות גופים חיצוניים, כאשר קיימת שונות רבה בניהול הפרויקטים השונים בין גופים שונים בתוך הארגון.

האתגר:
האתגר המרכזי בפרויקט היה לייצר התאמה בין תהליכי עבודה של גורמים שונים, כאשר התהליך החדש שייבנה חייב להתגבש בהסכמה של כלל הגורמים, תוך שהוא נותן מענה לגורמים שונים, לעיתים בעלי צרכים שונים, ואף סותרים.נוסף על אתגר זה, הפרויקט אופיין במורכבות פוליטית פנים-ארגונית רבה, בשל היותו חוצה ארגון, ושיתף בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים.

מטרת הפרויקט:
מטרת הפרויקט הייתה ליצור תהליך אחיד לניהול הפרויקטים בתוך הארגון, על מנת לייעל את הפרויקטים, ולהקטין את השונות ביניהם לצורך השוואה בין פרויקטים שונים על ציר הזמן ובין גורמים שונים המנהלים את הפרויקטים.התוצר שהוגדר הנו מתווה לניהול פרויקט, הכולל אבני דרך בפרויקט, המשימות שיש לבצע בכל אבן דרך, השותפים לכל אבן דרך, התוצרים המצופים בכל אבן דרך, הפורמטים המשמשים לתיעוד התהליך והתוצרים המצופים.

מתודולוגיה:
השלב הראשון כלל ראיונות עם נציגי היחידות השונות, על מנת להבין את הצרכים העסקיים הבאים לידי ביטוי בניהול פרויקטים חוצי ארגון, ועל מנת לאתר את השונות הקיימת בין הגורמים השונים. בתום שלב זה הצלחנו לגבש מתווה כללי לניהול הפרויקטים בארגון, המתבסס על הדגשים שהתקבלו ועל המכנה המשותף שעלה בראיונות.
התהליך שנבנה שימש אותנו כבסיס לדיון, והמטרה הייתה לגבש הסכמה על התהליך, לפרוט אותו לאבני דרך מוסכמות, הכוללות משימות לביצוע, שותפים, תוצרים ופורמטים רלוונטיים.
בכדי להפוך את התהליך לאופרטיבי ואחיד, החלטנו לכלול בבניית התהליך גם התייחסות לתהליך קבלת ההחלטות בצמתים שונים בפרויקט, המגדיר שותפים שונים ואוטוריטה ארגונית לצורך הכרעה במקרה של חילוקי דעות באותו צומת. כדי להתמודד עם האתגר הכרוך בגיבוש הסכמה אודות התהליך שייבנה, הוקם בארגון צוות עבודה ייעודי, שכלל נציגים של כל המחלקות והיחידות הלוקחות חלק בניהול הפרויקטים בארגון.
הצוות לווה על ידי מנהל אגף, נציגי היחידות היו בעלי תפקידים משמעותיים, בעלי ניסיון רב בהובלת פעילויות בארגון ובעלי ראייה ארגונית רוחבית וכוללת.הצוות התכנס אחת לשבוע במשך כחודש וחצי, ובמהלך הפגישות גובש המתווה לתהליך ניהול הפרויקטים בארגון.עבודת הצוות לוותה על ידי מנחה מטעם ארגו, שסייע בהבניית התהליך, תיווך בין המנהלים וניהול המחלוקות בין הגורמים השונים כדי להוביל לכדי הסכמה.עבודת הצוות הועברה לאישור ההנהלה, ועל בסיסה גובש תהליך העבודה הכלל ארגוני החדש.

תוצאות:
תוצאות הפרויקט היו תהליך מובנה, מוסכם ואחיד לניהול הפרויקטים בארגון.

סיפורי לקוח נוספים

חברת ביטוח גדולה – אפיון ואוטומציה בתהליך התביעות

עולם תביעות הביטוח הוא מורכב מאוד ותוכנו כולל אלפי חוקים, סעיפים, החלטות ועוד. בעקבות מורכבות זו, שילבנו ב- ERGO כוחות בין יועצי ניהול הידע ויועצי ארגון ושיטות, וביצענו פרויקט רוחבי, מורכב ומוצלח של אפיון ואוטומציה בתהליכי התביעות בחברה.

קרא עוד »

בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »
כנסת ישראל – מיפוי ארגונומי ותכנון עמדות עבודה

התכנון המוצע מתבסס על הגישה הארגונומית, האומרת שכדי להגיע למערך אופטימלי, עבודת הניתוח מתבצעת במקביל משני כיוונים מנוגדים: תכנון ברמת המיקרו ותכנון ברמת המקרו, במטרה להפגישם ומתוכן להגיע למערך אופטימלי של סביבת העבודה.

קרא עוד »
תקינה ותמחיר בבנק גדול

מטרות הפרויקט: שיפור האפקטיביות התפעולית ומודל תקינה דינמי לרמות השירות הנדרשות. כלומר, זמני תקן לכל פעילות בנקאית, קמעונאית ועסקית, שישמשו לאיזון עומסים בסניפים על ידי ניוד כוח אדם ולתמחיר השירותים בבנק.

קרא עוד »
חיסכון בעלויות ושיפור ביצועי הרכש בחברת ביטוח

מטרות: פעילות הרכש בחברה נעשתה בצורה מבוזרת על ידי כל יחידה בנפרד, אי לכך עלה הצורך בביצוע שינוי משמעותי בתחום הרכש, הכולל יצירת סטנדרטיזציה ואיחוד הפעילויות לכדי מערך מרכזי אחד במטרה לייצר תהליך רכש יעיל וחסכוני אשר ייתן ערך מוסף לכלל יחידות הארגון.

קרא עוד »
אתר “כל הבריאות”

באוקטובר 2014 השיק האגף לפיקוח על קופות החולים במשרד הבריאות, את אתר “כל הבריאות​” – מערכת ממוחשבת לבדיקת זכויות והשוואת ביטוחי הבריאות של קופות החולים. את אתר “כל הבריאות” יזמו והקימו האגף לפיקוח על קופות החולים ושירותי בריאות נוספים, בשיתוף פעולה עם חברת ארגו יעוץ (ERGO Consulting Group) וחברת אורקל.

קרא עוד »
מודל איוש משמרות רופאים בחדרי לידה בבית חולים במרכז הארץ

האתגר: התמודדות עם משך טיפול משתנה בין הרופאים השונים וכן משך אותו טיפול של אותו רופא – בזמנים שונים של המשמרת. בנייה נכונה של הפעילויות המרכיבות את סוגי הלידה השונים על מנת לאפשר תקינה המייצגת את המצב בשטח. מטרות הפרויקט: תקינת רופאים בחדרי לידה במשמרת ותקינת מספר רופאים ללידה.

קרא עוד »
מפעל תעשייתי גדול

בשטח פרוסים חמרי גלם. מניתוח התפלגות המכירות פר מוצר וגודל ייצור מנות אופטימלי, הוחלט לאחסן תוצ”ג בשטח המפעל על פי העיקרון שהמוצרים השכיחים יהיו קרוב למרכז שטח ההעמסה. מקטים “מתים” הוצאו משטח המפעל.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד