ניהול פרוייקטים בגוף ממשלתי

פרופיל לקוח:
הלקוח הינו גוף ממשלתי העוסק במחקר ואיסוף נתונים לטובת הציבור, ולטובת מקבלי ההחלטות במגזר הציבורי.
הארגון מנהל פרויקטים רבים, הכוללים איסוף נתונים וניתוחם, באמצעות יחידות הארגון ובאמצעות גופים חיצוניים, כאשר קיימת שונות רבה בניהול הפרויקטים השונים בין גופים שונים בתוך הארגון.

האתגר:
האתגר המרכזי בפרויקט היה לייצר התאמה בין תהליכי עבודה של גורמים שונים, כאשר התהליך החדש שייבנה חייב להתגבש בהסכמה של כלל הגורמים, תוך שהוא נותן מענה לגורמים שונים, לעיתים בעלי צרכים שונים, ואף סותרים.נוסף על אתגר זה, הפרויקט אופיין במורכבות פוליטית פנים-ארגונית רבה, בשל היותו חוצה ארגון, ושיתף בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים.

מטרת הפרויקט:
מטרת הפרויקט הייתה ליצור תהליך אחיד לניהול הפרויקטים בתוך הארגון, על מנת לייעל את הפרויקטים, ולהקטין את השונות ביניהם לצורך השוואה בין פרויקטים שונים על ציר הזמן ובין גורמים שונים המנהלים את הפרויקטים.התוצר שהוגדר הנו מתווה לניהול פרויקט, הכולל אבני דרך בפרויקט, המשימות שיש לבצע בכל אבן דרך, השותפים לכל אבן דרך, התוצרים המצופים בכל אבן דרך, הפורמטים המשמשים לתיעוד התהליך והתוצרים המצופים.

מתודולוגיה:
השלב הראשון כלל ראיונות עם נציגי היחידות השונות, על מנת להבין את הצרכים העסקיים הבאים לידי ביטוי בניהול פרויקטים חוצי ארגון, ועל מנת לאתר את השונות הקיימת בין הגורמים השונים. בתום שלב זה הצלחנו לגבש מתווה כללי לניהול הפרויקטים בארגון, המתבסס על הדגשים שהתקבלו ועל המכנה המשותף שעלה בראיונות.
התהליך שנבנה שימש אותנו כבסיס לדיון, והמטרה הייתה לגבש הסכמה על התהליך, לפרוט אותו לאבני דרך מוסכמות, הכוללות משימות לביצוע, שותפים, תוצרים ופורמטים רלוונטיים.
בכדי להפוך את התהליך לאופרטיבי ואחיד, החלטנו לכלול בבניית התהליך גם התייחסות לתהליך קבלת ההחלטות בצמתים שונים בפרויקט, המגדיר שותפים שונים ואוטוריטה ארגונית לצורך הכרעה במקרה של חילוקי דעות באותו צומת. כדי להתמודד עם האתגר הכרוך בגיבוש הסכמה אודות התהליך שייבנה, הוקם בארגון צוות עבודה ייעודי, שכלל נציגים של כל המחלקות והיחידות הלוקחות חלק בניהול הפרויקטים בארגון.
הצוות לווה על ידי מנהל אגף, נציגי היחידות היו בעלי תפקידים משמעותיים, בעלי ניסיון רב בהובלת פעילויות בארגון ובעלי ראייה ארגונית רוחבית וכוללת.הצוות התכנס אחת לשבוע במשך כחודש וחצי, ובמהלך הפגישות גובש המתווה לתהליך ניהול הפרויקטים בארגון.עבודת הצוות לוותה על ידי מנחה מטעם ארגו, שסייע בהבניית התהליך, תיווך בין המנהלים וניהול המחלוקות בין הגורמים השונים כדי להוביל לכדי הסכמה.עבודת הצוות הועברה לאישור ההנהלה, ועל בסיסה גובש תהליך העבודה הכלל ארגוני החדש.

תוצאות:
תוצאות הפרויקט היו תהליך מובנה, מוסכם ואחיד לניהול הפרויקטים בארגון.

סיפורי לקוח נוספים

בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »

תמחיר ABC בבנק גדול

מטרות הפרויקט: גיבוש מתודולוגיה למדידה ואבחון עלויות שירותי הבנק ויישום המדידה לתמחור הפעילות. הפתרון שהציעה ארגו מבוסס על תמחיר בגישת ABC – Activity Based Costing, המתאים לתמחור הפעילות של יחידות מבצעות ויחידות מטה.

קרא עוד »
רכבת ישראל – הדרכות ארגונומיה למסילאים

הדרכות הארגונומיה כללו סקר ראשוני באיזור העבודה של המסילאים להבנת הפעילויות הנדרשות לביצוע, תנוחות עבודה, כלים בשימוש ובחינה ארגונומית של סביבת העבודה.
מטרת ההדרכה להעשיר את הידע ודרכי הפעולה בנושא ניטול ידני בקרב העובדים על מנת להביא לסביבת עבודה נטולת פגיעות ומפגעים כתוצאה מפעילות ידנית.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן