ניהול פרוייקטים בגוף ממשלתי

פרופיל לקוח:
הלקוח הינו גוף ממשלתי העוסק במחקר ואיסוף נתונים לטובת הציבור, ולטובת מקבלי ההחלטות במגזר הציבורי.
הארגון מנהל פרויקטים רבים, הכוללים איסוף נתונים וניתוחם, באמצעות יחידות הארגון ובאמצעות גופים חיצוניים, כאשר קיימת שונות רבה בניהול הפרויקטים השונים בין גופים שונים בתוך הארגון.

האתגר:
האתגר המרכזי בפרויקט היה לייצר התאמה בין תהליכי עבודה של גורמים שונים, כאשר התהליך החדש שייבנה חייב להתגבש בהסכמה של כלל הגורמים, תוך שהוא נותן מענה לגורמים שונים, לעיתים בעלי צרכים שונים, ואף סותרים.נוסף על אתגר זה, הפרויקט אופיין במורכבות פוליטית פנים-ארגונית רבה, בשל היותו חוצה ארגון, ושיתף בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים.

מטרת הפרויקט:
מטרת הפרויקט הייתה ליצור תהליך אחיד לניהול הפרויקטים בתוך הארגון, על מנת לייעל את הפרויקטים, ולהקטין את השונות ביניהם לצורך השוואה בין פרויקטים שונים על ציר הזמן ובין גורמים שונים המנהלים את הפרויקטים.התוצר שהוגדר הנו מתווה לניהול פרויקט, הכולל אבני דרך בפרויקט, המשימות שיש לבצע בכל אבן דרך, השותפים לכל אבן דרך, התוצרים המצופים בכל אבן דרך, הפורמטים המשמשים לתיעוד התהליך והתוצרים המצופים.

מתודולוגיה:
השלב הראשון כלל ראיונות עם נציגי היחידות השונות, על מנת להבין את הצרכים העסקיים הבאים לידי ביטוי בניהול פרויקטים חוצי ארגון, ועל מנת לאתר את השונות הקיימת בין הגורמים השונים. בתום שלב זה הצלחנו לגבש מתווה כללי לניהול הפרויקטים בארגון, המתבסס על הדגשים שהתקבלו ועל המכנה המשותף שעלה בראיונות.
התהליך שנבנה שימש אותנו כבסיס לדיון, והמטרה הייתה לגבש הסכמה על התהליך, לפרוט אותו לאבני דרך מוסכמות, הכוללות משימות לביצוע, שותפים, תוצרים ופורמטים רלוונטיים.
בכדי להפוך את התהליך לאופרטיבי ואחיד, החלטנו לכלול בבניית התהליך גם התייחסות לתהליך קבלת ההחלטות בצמתים שונים בפרויקט, המגדיר שותפים שונים ואוטוריטה ארגונית לצורך הכרעה במקרה של חילוקי דעות באותו צומת. כדי להתמודד עם האתגר הכרוך בגיבוש הסכמה אודות התהליך שייבנה, הוקם בארגון צוות עבודה ייעודי, שכלל נציגים של כל המחלקות והיחידות הלוקחות חלק בניהול הפרויקטים בארגון.
הצוות לווה על ידי מנהל אגף, נציגי היחידות היו בעלי תפקידים משמעותיים, בעלי ניסיון רב בהובלת פעילויות בארגון ובעלי ראייה ארגונית רוחבית וכוללת.הצוות התכנס אחת לשבוע במשך כחודש וחצי, ובמהלך הפגישות גובש המתווה לתהליך ניהול הפרויקטים בארגון.עבודת הצוות לוותה על ידי מנחה מטעם ארגו, שסייע בהבניית התהליך, תיווך בין המנהלים וניהול המחלוקות בין הגורמים השונים כדי להוביל לכדי הסכמה.עבודת הצוות הועברה לאישור ההנהלה, ועל בסיסה גובש תהליך העבודה הכלל ארגוני החדש.

תוצאות:
תוצאות הפרויקט היו תהליך מובנה, מוסכם ואחיד לניהול הפרויקטים בארגון.

סיפורי לקוח נוספים

בנק ירושלים – שיפור אפקטיביות תהליך אישור ומתן משכנתא

הבנק פועל בשוק תחרותי מאוד ומעוניין לשפר את אפקטיביות תהליך אישור ומתן ההלוואה, העלאת המכירות ושיפור השירות ללקוח. המטרה: שיפור ודיגיטציה של תהליך מתן משכנתאות – משלב הליד ועד להכנת תיק מושלם לחתימה ומתן ההלוואה ללקוח.

קרא עוד »

בחינת כדאיות תפעולית

בעיתונות הכלכלית עולים פרסומים רבים אודות רכישות ומיזוגי חברות (M&A), זאת בנוסף לעסקאות ענק, הזוכות לחשיפה נרחבת. ידיעות אלה מפורסמות בעיקר לאחר השלמת עסקאות, המהוות תהליך ארוך הכולל בחינות כלכליות, משפטיות ואף תפעוליות. עיסקת A&M רוויית סיכונים. הנתונים הפיננסיים, אינם משקפים היטב את הארגון ואת הפוטנציאל הגלום בעיסקה.

קרא עוד »

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »

תמחיר ABC בבנק גדול

מטרות הפרויקט: גיבוש מתודולוגיה למדידה ואבחון עלויות שירותי הבנק ויישום המדידה לתמחור הפעילות. הפתרון שהציעה ארגו מבוסס על תמחיר בגישת ABC – Activity Based Costing, המתאים לתמחור הפעילות של יחידות מבצעות ויחידות מטה.

קרא עוד »
הערכת אפקטיביות פרויקט הדרכת בטיחות שבוצע במשקים חקלאיים

מטרת הפרויקט: לענות על השאלה – האם פרויקט ההתערבות היה אפקטיבי? מה הייתה רמת ההשפעה של פעולת ההתערבות על רמת הבטיחות במשקים? הפרויקט הסתיים והוכיח כי המתודולוגיה שיושמה בו להערכת אפקטיביות פעולת ההתערבות היתה ישימה, ונתנה אינדיקציות טובות לכדאיות ההשקעה בפרויקט ההתערבות (עלות-תועלת).

קרא עוד »
נסטלה – תמיכה ארגונומית במפעלים השונים

סקר ארגונומי בעמדות העבודה במפעלים השונים של נסטלה. הסקר התמקד בעמדות העבודה ובפעילויות העובדים. וכלל תהליכי עבודה השונים הכרוכים בהרמה נשיאה, ופריקה (Manual Handling), תנוחות ישיבה, טווחי הגעה, זויות ראיה ותאורה. מסמך זה כולל את הצעתנו לביצוע סקר ארגונומי, המלצות ראשוניות לפתרון ארגונומי בעמדות העבודה תוך התייחסות לשיטות העבודה השונות ולצרכים של כל עובד.

קרא עוד »
מפעל פארמה – תכנון ארגונומי

פרויקט הארגונומיה בוצע במחלקת האריזה במטרה להביא ליצירת סביבת עבודה נוחה, בריאה ובטיחותית שתביא לשיפור יעילות העבודה. יישום הפתרונות לשינוע ידני אשר גרם להעלאת התפוקה ויעילות העבודה, תוך הקפדה על נוחות ובריאות העובד.

קרא עוד »
רפאל – תכנון עמדות ייצור והדרכת ארגונומיה בסביבת העבודה

אוה,ראש תחום ארגונומיה / הנדסת גורמי אנוש ומנהלת פרויקטים ב Ergo, שולבה באתרי רפאל השונים לתכנון ארגונומי של עמדות העבודה והדרכת עובדים. כל זאת על מנת לשפר את סביבת העובד תוך שיפור היעילות, נוחות וסביבת העבודה.​

קרא עוד »
תהליכי עבודה ברשת הלבשה

האתגר: החברה נמצאת בתהליך שינוי מתמשך: העברת היצור לקבלן משנה בסין, התמודדות עם משלוחים לוגיסטיים, שינויים ניהוליים לאור חילופי דורות בחברה והרחבת רשת החנויות. מטרת הפרויקט: הנהלת החברה מבקשת לבחון את תהליכי העבודה בחברה ולהגדירם מחדש על בסיס נהלים כתובים.

קרא עוד »
בנק ישראל

ציטוט מדבריה של פנינה קרן, ראש חטיבת משאבי אנוש ומנהל בבנק ישראל על Ergo: “מעורבות החברה סייעה לנו לייצר מודל עבודה שתוך זמן קצר הוכיח עצמו כנכון ויעיל. כמו כן, תוך כדי העבודה יצרה לנו החברה מודל קצר וחכם לקבלת החלטה על תוספת תקנים – מודל שמוכיח עצמו כיעיל בקבלת החלטות מהירות. מאוד ממליצה על העבודה איתם”​​.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן