Photo by Aaron Burden on Unsplash

תהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך ברשות מקומית –
בחינה ארגונית והמלצות

פרופיל לקוח: רשות מקומית במרכז הארץ

האתגר: רמת שביעות הרצון של לקוחות הקצה (מנהלי מוסדות החינוך), של הנהלת הרשות המקומית ושל בעלי תפקידים השותפים לתהליך חוצה הארגון – היתה נמוכה מאוד. האתגר העיקרי בפרויקט היה מיפוי אובייקטיבי של המצב הקיים, כולל נתונים כמותיים שאינם שנויים במחלוקת, על מנת לגבש קונצנזוס בארגון לגבי נקודות התורפה הקיימות והצעדים הנדרשים לשיפור.

מטרת הפרויקט:
זיהוי נקודות התורפה העיקריות בתהליך רכש מחשוב למוסדות החינוך הרשות המקומית.
השוואה (Benchmarking) של המצב לרשויות מקומיות אחרות.
גיבוש המלצות לשיפור לצורך יישום והטמעה של השינוי הנדרש.

מתודולוגיה:
בשלב ראשון בוצע מיפוי ואבחון של המצב הקיים, בהיבטי ניהול, תפעול ושירות. נעשה שימוש בכלי ארגון ושיטות (או”ש) לצורך בחינת יעדי המחלקה, מבנה ארגוני, תקן כוח אדם, תהליכי עבודה, ממשקים, הגדרות תפקידים, מבנה העיסוקים ותחומי אחריות, נהלי עבודה, מערכות המידע התומכות בתהליכים, רמות השירות (SLA), כלי הניהול והבקרה והשגרות הניהוליות. העבודה נעשתה באמצעות ראיונות ותצפיות עם בעלי התפקידים הרלוונטיים בהנהלה (מנכ”ל, סמנכ”ל, ועדת הקצאות) וביחידות המשתתפות בתהליך חוצה הארגון – רכש, כספים, מחשוב, חינוך, מחסן, מחלקה משפטית ומנהלי מוסדות חינוך. בוצע גם Benchmarking מהיר ללימוד המצב הקיים ב- 4 רשויות מקומיות דומות במרכז הארץ. כמו כן רואיינו בעלי תפקידים מרכזיים במשרד החינוך. התוצר שלב זה היה מיפוי מהיר ומעמיק של תמונת המצב הקיים, זיהוי נקודות תורפה וסיבות שורש לבעיות שאותרו, והזדמנויות עיקריות לשימור ולשיפור. תמונת המצב הוצגה ללקוח, כולל תרשימי תהליך, והוגדר בסיס משותף מוסכם להמשך העבודה.

בשלב השני הוגדרו המלצות פרטניות בכל אחד מהנושאים, כאשר לכל נושא נבחנו מספר חלופות. ההמלצות העיקריות שהוגדרו התייחסו להיבטים הבאים:
א. שילוב ייעוץ פדגוגי בתהליך הגדרת דרישות הרכש.

ב. ריכוז השליטה והבקרה בתהליך חוצה הארגון של רכש מחשוב לחינוך בידי בעל תפקיד חדש אחד במנהל החינוך.

ד. ריכוז רוב דרישות הרכש למחשוב בתחילת שנה במסגרת תהליך מקיף.

ה. יצירת מסלול טיפול אחד לדרישת רכש שנתית גדולה, ומסלול טיפול שונה לדרישות נוספות במהלך השנה.
המלצות רבות נוספות הוגדרו ברמת המבנה הארגוני הנדרש, יעדים ומדדים, הגדרות התפקידים, תחומי אחריות וסמכויות, תהליכי העבודה, השיפורים הנדרשים בתחום מערכות המידע, כלי ניהול ובקרה (דו”חות ניהוליים ותפעוליים), רמות השירות (SLA) , שגרות ניהוליות, יעדים ומדדים ועוד). גובשו הערכות לגבי העלויות הצפויות והתועלות (עלות-תועלת, ROI) של כל המלצה. התוצר של שלב זה הוצג ללקוח, והתקיימו דיונים שנועדו לגבש החלטות על ההמלצות לשיפור שתיושמנה.

בשלב השלישי גובשה תכנית עבודה ליישום והטמעה של השינויים הנדרשים. התכנית כללה הערכת עלויות, לוח זמנים, והגדרת סדר העדיפות המומלץ. התכנית הוצגה בפני כל בעלי העניין הרלוונטיים בארגון.

תוצאות: לאחר תקופה ארוכה של אי שביעות רצון מהמצב הקיים – התגבש אצל הלקוח קונצנזוס לגבי סיבות השורש למצב. כתוצאה מהפרויקט בוצעו שינויים פרסונליים, שולב ייעוץ פדגוגי בתהליך הייזום והאישור של דרישות הרכש, והוכנסו שינויים בנהלי העבודה.

סיפורי לקוח נוספים

הגדרת מדיניות של ניהול ובקרה של פרויקטים עסקיים בחברת ישראכרט

מיפוי צרכים והגדרת מדיניות מאקרו. משלב הייזום-האישור-התכנון המפורט והביצוע הגדרת תשתית ארגונית לניהול פרויקטים חוצי ארגון – הגדרת עיסוק מנהל הפרויקט ותחומי אחריות, הגדרת עיסוקים תומכים בארגון, הגדרה ובניה של קיט המסמכים לניהול הפרויקט באופן פרקטי וישים אשר תואם את יכולות הארגון.

קרא עוד »

פרוייקט התחדשות עירונית שהביא להכפלת יכולת החברה לטיפול בהזדמנויות ולקידום מואץ של שלבי התכנון

הפרוייקט החל בעקבות התרחבות החברה ושאיפה להובלתה בתחום “התחדשות עירונית” ועם זאת חוסר יכולת החברה למימוש הזדמנויות. לאחר ניתוח עסקי, הנדסי וארגוני – הוכפלה היכולת לטיפול בהזדמנויות על ידי הגדלת פרודוקטיביות העובדים, קודמו שלבי התכנון של הפרויקטים, וקודם מבנה ארגוני חדש הפועל בצורה יעילה יותר להשגת מטרות החברה.

קרא עוד »

פרוייקט להקמת תשתית ארגונית למיזוג תחומי הייזום והביצוע, מיצוב החברה כיזמית ומבצעת תוך הגדלת הרווחיות הכוללת

הפרוייקט החל מתוך רצון למצב את החברה כיזמית ומבצעת. היעדים של כל פעילות בנפרד, לא הביאו להשגת תוצאה אופטימלית ברמת החברה ומציאת דרכים להגדלת הרווחיות הכוללת. לאחר ניתוח עסקי, הנדסי וארגוני – ירדו עליות וגדלה רחווחיות החברה, צוצמה בירוקרטיה ניהולית ותפעולית והתייעלו תהליכי עבודה וממשקים בין התחומים תוך שיפור השירות וחויית הלקוח.

קרא עוד »

אבחון ארגוני ותקינת כ”א למחלקת הגביה בחברת ‘שלמה ביטוח’

החברה ביקשה לבחון את תהליכי העבודה ושיטת ההפעלה של כלל החברה לרבות מחלקת הגביה, לגבש המלצות סביב המבנה הארגוני של המחלקה, חלוקת העבודה ואופן העבודה מול הסוכנים, ייעול שיטות העבודה והגדלת עומק הגביה. בין תוצרי ותועלות הפרוייקט, זוהו תהליכים פוטנציאליים לשילוב דיגיטציה ואוטומציה לצורך שיפור וייעול העבודה, הוסדרו קווי שירות ותפעול ברורים בעולם הגבייה וקונסולידציה של מערכי השירות, בוצעה שליטה ובקרה טובים ויעילים יותר על פעילות הגביה ועוד.

קרא עוד »

פרוייקט התייעלות בחטיבת הכספים של יבואנית רכב מובילה

בעקבות צמיחה משמעותית בהיקפי המכירות, פעילות החברה העוסקת ביבוא ושיווק רכבים הורחבה. כדי לעמוד בהיקפי הפעילות, החברה בחרה לקיים מספר תהליכי התייעלות תפעולית בתהליכים שונים בחברה. בוצע מיקוד במחלקות חטיבת הכספים, אבחון תהליכי ליבה וזיהוי הזדמנויות לשיפור תוך הגדרת יעדי הפרויקט ויעדי המחלקות וכן גיבוש המלצות וליווי יישומן בפועל. תוצאות הפרוייקט הביאו לקיצור זמנים בתהליכי מחלקות הכספים, צמצום טעויות אנוש, שיפור חוויית לקוח ועוד.

קרא עוד »

הגדרת מודל הפעלה עסקי ותפעולי לפעילות ייחודית בחברה פיננסית מובילה

מדובר על פעילות ייחודית וחדשה עבור לקוחות חברה פיננסית מובילה, המאפשרת חשיפת בתי עסק לקהלי יעד רלוונטיים ומעניקה ללקוחות החברה הטבות ומבצעים ייחודיים. מאחר ופעילות זו איננה מבוססת על יכולות הליבה של החברה, ישנם אתגרים במימוש, ביצוע והשגת תוצאות אופטימליות. לכן בצענו תהליך ייעוצי אסטרטגי, תפעולי וארגוני, מקיף וממושך. תוצאותיו הביאו לדיוק המוצר והתאמתו לקהלי היעד, שיפור השירות וחווית הלקוח, שיפור וייעול התהליכים וניהולם וצמצום משאבים מושקעים – כ”א וטכנולוגיה.

קרא עוד »
אמישראגז – תכנון קווי יצור

כחלק ממדיניות אמישראגז לייעול תהליכי עבודה, נעשה פרויקט המשלב היבטי תעשיה וניהול והיבטי ארגונומיה, במפעלי הדודים, ומילוי בלוני גז.
קווי הדוודים ובלוני הגז בחברה אופיינו בעבודה ידנית רבה.

קרא עוד »
כנסת ישראל – מיפוי ארגונומי ותכנון עמדות עבודה

התכנון המוצע מתבסס על הגישה הארגונומית, האומרת שכדי להגיע למערך אופטימלי, עבודת הניתוח מתבצעת במקביל משני כיוונים מנוגדים: תכנון ברמת המיקרו ותכנון ברמת המקרו, במטרה להפגישם ומתוכן להגיע למערך אופטימלי של סביבת העבודה.

קרא עוד »
פרויקט בנצ’מרק עבור בנק הפועלים

המטרה: ביצוע בנצ’מרק השוואתי לחברות שירותים פיננסיים בארץ. יחד עם זאת, על מנת לשאוב ידע מקצועי ותפיסות חדשות, נבחנו גם ארגונים מסקטורים נוספים. בנוסף בוצע מחקר ספרותי מעמיק בנושאים ומדדים אשר הוגדרו ביחד עם הלקוח, על מנת לזהות מגמות בתחום השירותים הפיננסיים בשוק המקומי והעולמי בכל אחד מתחומי הפעילות שהוגדרו.

קרא עוד »
מכללת אפקה

Ergo ליוותה וביצעה פרויקט בנושא “אבחון מנהל הסטודנטים” במכללת אפקה – המכללה האקדמית להנדסה בתל אביב.

קרא עוד »
מיפוי תהליכי עבודה עיקריים ונהלים בנמל מספנות ישראל

מטרות הפרויקט: יצירת “תורה שבכתב” וכלי אשר יאפשר הצגה אינטגרטיבית של הידע, בכל הקשור להגדרות תפקידים וסמכויות, התפוקות הנדרשות, תהליכי העבודה ונהלי עבודה, כולל דגשים ומיוחדים למצבי התפעול השונים, וכן אפשרות קלה ומהירה לעדכון הכלי מעת לעת.

קרא עוד »
חברת חשמל – אסטרטגיית שירות רב ערוצי, דיגיטציה

האתגר: גיבוש מדיניות שירות ותכנית עבודה ליישום המדיניות. הרקע לפרויקט, התמודדות עם חוסר שביעות רצון לקוחות מתיפקוד השרות בעת הפסקות חשמל (סערות) ובכלל. זמינות השרות הטלפוני בחח”י גבוהה. אף על פי כן, בשביל שיפור השרות וחוויית הלקוח, זמינות לא מספיקה. נדרשות טכנולוגיות ותהליכים חדשניים, פורצי דרך.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד