כל מסמך שנוצר בארגון, אם מגיע בדואר/פקס או מודפס פנימית, עובר תהליך ארוך ורבוי משאבים בשמירה, שינוע, סריקה, ארכוב ורק לעיתים ביעור.

ארגונים נוטים לאגור כל טופס ומסמך, וזאת ללא הצדקה וללא בחינה ובדיקה באם קיים בארגון צורך ממשי בכך.

בשביל לעצור את זרם האגרנות ולהביא ל – “Paperless”, צריך לעשות Re-engineering לתהליך ולמצוא את המקור ולא את הסימפטום, לעצור את יצירת המסמכים הפיזיים כבר בתחילת התהליך ולצמצם עלויות מיותרות כדי להפוך לדיגיטלי, חדשני, יעיל ובעל ערך מוסף לעובדים וללקוחות.

כל זאת ניתן לבצע בטווח זמן קצר ולהביא לתועלות מיידיות, ביניהן:

• חסכון של כ- 80% מעלויות דפוס וסריקה של מסמכים פנימיים
• צמצום של כ- 40% בעלויות סריקה ומפתוח
• צמצום כ- 40% מעלות הארכיב השנתית
• צמצום של כ- 10% מעלויות דפוס, עיטוף ושליחה
• צמצום של כ- 20% מהדיוורים היוצאים ללקוחות
• צמצום של כ- 30% מהדואר החוזר
• צמצום של כ- 25% בעלויות דואר רשום

ארגון יכול להגיע לחסכון של מליוני שקלים רק על ידי צמצום ניירת, וזאת דרך יישום פתרונות פשוטים המביאים לתועלות בטווח זמן קצר.
כדי לבדוק את פוטנציאל החיסכון , מומלץ להתחיל לבחון מספר נתונים ראשוניים:

• עלויות דפוס כיום (נייר, טיונרים)
• עלויות ארכיב בשנים האחרונות (בחינת המגמה)
• עלויות סריקה ומפתוח (אם מתקיימת בפנים או על ידי ספק חיצוני)
• עלויות שינוע של מסמכים (דואר פנימי וחיצוני)

מאמרים רלוונטיים:

• אתם עוסקים ב”אגרנות” כפייתית של מסמכים? אז בואו נדבר Paperless!
• טרנספורמציה דיגיטלית – מתוך אתר ERGO