leumi logo

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול
וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי, הינה גוף מוביל למתן שירותי תפעול מקיפים לגופים פיננסיים בהיקף של מיליארדי ש”ח.
במסגרת פעילותה, החברה מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים.
החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

מטרות הפרויקט:

  • צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים/נייר
  • שיפור אפקטיביות תהליכי העבודה
  • טרנספורמציה דיגיטלית לתהליכי זרימת המסמכים בארגון


מתודולוגיה:

הפרויקט בוצע בשיטת AGILE. לאורך הפרויקט יושמו שינויים ונראו תועלות מיידיות. הנהלת החברה הייתה מעורבת ולקחה חלק משמעותי במיקוד הממצאים וההמלצות, קבלת ההחלטות ורתימת הארגון ליישום השינוי, דבר אשר הביא לתוצאות משמעותיות תוך זמן קצר.


שלבי הפרויקט:

  1. מיפוי מאקרו מצב קיים – בשלב זה בוצעו ראיונות עם גורמי מפתח בארגון, תצפיות איכות וניתוח נתונים כמותיים. בסוף שלב זה הוחלט, במשותף עם הנהלת הארגון, על תחומי פעילות בהם קיים פוטנציאל משמעותי לשיפור, בגינם כדאי לבצע אבחון עומק, ונבנתה תכנית עבודה.

השלבים הבאים בוצעו במקביל, לכל אחד מתחומי המיקוד עליהם הוחלט לפי תכנית העבודה.

  1. אבחון עומק ואיתור הזדמנויות לשיפור – בשלב זה בוצע אבחון עומק לכל תחום פעילות. האבחון כלל מיפוי תהליך מפורט, בחינת מדיניות ונהלים, הבנת ממשקים והרגולציה המשפיע. בהתאם לממצאים שעלו באבחון הוצפו ההזדמנויות פרטניות לשיפור.
  2. בניית המלצות מפורטות ויישומן – בשלב זה, בהתאם להזדמנויות לשיפור, הוצגו חלופות לפתרון תוך פירוט יתרונות, חסרונות ו-ROI צפוי. לאחר בחירת החלופה המועדפת נבנתה תכנית עבודה אופרטיבית ליישום, בוצע אפיון מפורט של הפתרון והחל יישום והטמעת השינויים והתאמות בשטח בהתאם לצורך, בכדי להבטיח הטמעה מיטבית בקרב העובדים, המערכות והממשקים.

תוצאות הפרויקט:

  • צמצום הוצאות של כ- 80% בעלויות השימוש והטיפול במסמכים:
    (נייר צילום, טונרים, תחזוקת מדפסות, גריסת נייר, שינוע, סריקה ומפתוח, ארכיב וגניזה)
  • צמצום כ- 60% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכים פנימיים
  • צמצום כ- 12% מהעלויות בגין השימוש והטיפול במסמכי לקוחות
  • צמצום כ- 9% מהעלויות הארכיב + הפסקת גידול של כ- 10% בעלויות ארכיב שנתיות
  • צמצום משאבים מושקעים
  • שיפור זמני השירות
  • דיגיטציה של תהליכים ומסמכים
  • הגדרת מדיניות ארכוב וגניזה
 
 

המלצת לקוח –
מאיר פילוס, מנכ”ל לאומי שירותי שוק ההון:

“חשוב לי לציין את המקצועיות, היעילות ויחסי האנוש המצויינים של יועצי ארגו, שהפכו את הפרוייקט למוצלח כל כך.
מטרתו של הפרוייקט הייתה צמצום עלויות טיפול ושימוש במסמכים, שיפור תהליכי העבודה ושינוי דיגיטלי בהתנהלות עם המסמכים בארגון. התוצאות הסופיות של הפרוייקט שידרגו באופן מקסימלי מספר חזיתות ועמדו ביעדים שהוצבו בפנינו: צומצמו כ-80% מעלויות השימוש במסמכים, שופרו זמני השירות, הוגדרה מדיניות ארכיב ועוד.
תודה לארגו על תהליך עבודה ממוקד ומוצלח ובטוחים שהפרוייקט הבא יגיע אף הוא לשיאי הצלחה כפרוייקט זה.”

 

 

סיפורי לקוח נוספים

לאומי שירותי שוק ההון – שיפור וייעול תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון

לאומי שירותי שוק ההון, חברת בת של בנק לאומי – מטפלת בעשרות אלפי תהליכים בחודש, כאשר כל תהליך מלווה במספר מסמכים, חלקם מסמכי לקוח וחלקם מסמכים תפעוליים פנימיים. החברה הייתה מעוניינת לשפר ולייעל את תהליך הטיפול וזרימת המסמכים בארגון בשלבים – דפוס, סריקה, מפתוח, שינוע, גניזה, ביעור ומה שביניהם.

קרא עוד »

שיפור ביצועים והתייעלות כספים בבנק מוביל

לצורך התמודדות בשוק התחרותי ועמידה ביעדים העסקיים, הבנק הגדיר אסטרטגיה רב שנתית, הכוללת הובלת מהלכי התייעלות במטה ובסניפים, תוך ייעול מצבת כח האדם. ארגו התבקשה לבחון את הפעילויות בחטיבת הכספים תוך זיהוי הזדמנויות להתייעלות ושיפור של הביצועים הקיימים.

קרא עוד »

תמחיר ABC בבנק גדול

מטרות הפרויקט: גיבוש מתודולוגיה למדידה ואבחון עלויות שירותי הבנק ויישום המדידה לתמחור הפעילות. הפתרון שהציעה ארגו מבוסס על תמחיר בגישת ABC – Activity Based Costing, המתאים לתמחור הפעילות של יחידות מבצעות ויחידות מטה.

קרא עוד »

בנק ישראל

ציטוט מדבריה של פנינה קרן, ראש חטיבת משאבי אנוש ומנהל בבנק ישראל על Ergo: “מעורבות החברה סייעה לנו לייצר מודל עבודה שתוך זמן קצר הוכיח עצמו כנכון ויעיל. כמו כן, תוך כדי העבודה יצרה לנו החברה מודל קצר וחכם לקבלת החלטה על תוספת תקנים – מודל שמוכיח עצמו כיעיל בקבלת החלטות מהירות. מאוד ממליצה על העבודה איתם”​​.

קרא עוד »
חברת חשמל – אסטרטגיית שירות רב ערוצי, דיגיטציה

האתגר: גיבוש מדיניות שירות ותכנית עבודה ליישום המדיניות. הרקע לפרויקט, התמודדות עם חוסר שביעות רצון לקוחות מתיפקוד השרות בעת הפסקות חשמל (סערות) ובכלל. זמינות השרות הטלפוני בחח”י גבוהה. אף על פי כן, בשביל שיפור השרות וחוויית הלקוח, זמינות לא מספיקה. נדרשות טכנולוגיות ותהליכים חדשניים, פורצי דרך.

קרא עוד »
טבע תעשיות פרמצבטיות- יישום אסטרטגיית “0 עצירות”

מטרת הפרויקט: במקביל לניהול הייצור, הוחלט לנהל את ה- EHS בטבע במטרה להגיע למצויינות: “0” עצירות שגורמות להפרעות לייצור ולנזקים לפרט, לציוד ולסביבה. שיפור בבטיחות העובדים לצד חסכון בעלויות בגין העדרויות עובדים, נזקים למכונות ומתקנים, פרמיות ביטוחיות וקנסות בגין ליקויי איכות הסביבה.

קרא עוד »
גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן