בכל ארגון, קטן וגדול, חדש וותיק, ישנו ידע – הרבה ידע. חלקו גלוי ומצוי במסמכים פורמליים, נהלי עבודה, מיילים, מצגות וכו’, וחלקו סמוי הנצבר בראשי העובדים והמנהלים.
שיתוף ושימור הידע הקריטי בארגון הוא הכרחי לשיפור תהליכי קבלת החלטות והגברת יעילות העבודה. אובדן הידע בארגון עשוי להוביל לאי למידה, הסקת מסקנות שגויה, הישנות של שגיאות וכו’, המובילים למחיר גבוה שהארגון משלם בשל חוסר המימוש והשימוש בפוטנציאל הידע הקיים בו.
במטרה להבטיח גישה נוחה לידע רלוונטי, אנחנו בארגו נשמח לעזור ביצירת מאגרי ידע ומידע, תיעוד נהלים, הטמעת כלים ותהליכי עבודה לניהול ידע.
במקביל, נשמח לעזור גם בתחום ניהול המסמכים בארגון. ניהול מסמכים מתייחס לארגון, אחסון ושיתוף מידע ומסמכים קריטיים בארגון, תוך שיפור הנגישות למסמכים, ייעול בקרת גרסאות, וכו’ באמצעות כלים ומערכות לניהול מסמכים וידע ותהליכי דיגיטציה תוך שמירה על אבטחת מידע.

כיצד זה מבוצע בפועל?
יועצי ניהול הידע שלנו יושבים עם הלקוח ומגדירים צרכים ויעדים וכן ממפים את המצב הקיים בארגון. פעמים רבות נבקש לשבת עם “לקוחות” הקצה על מנת להבין טוב יותר את הצורך. נבצע תצפיות על הפעולות המבוצעות ביום-יום כדי להכיר את “המפגשים” של הלקוח עם מקורות הידע השונים בארגון.
לאחר בחינת מקורות הידע וסוגי הידע בארגון, נגבש המלצות לשיטת הפעלה בשיתוף עם הלקוח.
בשלב הבא, נבצע אפיון צרכים מהמערכות התומכות, הכולל מקורות ידע נדרשים, תהליכי עבודה ונבחן אילו מערכות רלוונטיות קיימות בשוק. מטרת שלב זה היא לאפשר בחינה איכותית של הפתרונות הקיימים העונים בצורה המיטבית לדרישות העסקיות.

לאחר מכן, נשמח ללוות גם ביישום הפתרון בהתאם לאפיון ולדרישות המוגדרות. היישום כולל ניהול ההתאמות הנדרשות וביצוע הדרכות לקהל היעד, תוך ניהול השינוי בארגון על כלל היבטיו, עד להטמעת הפתרון באוכלוסיות רלוונטיות.