תקינת כח אדם ותכנון של המשאב האנושי –
כלים להתייעלות ושיפור הפריון

מאת: רתם ירקוני, מנהלת, שותפה ויועצת בכירה ב – ERGO

על מנת להתמודד עם התחרות הגוברת בשוק, ארגונים נדרשים כיום להתחדש, להתייעל ולהעלות את פריון העובדים שלהם. הדבר מחייב בחינה שוטפת של שיטות העבודה, של תהליכי העבודה והממשקים וגם תכנון מיטבי של המשאב האנושי העומד לרשותנו.
ארגון שחושב שהוא הגיע ליעדים שלו ולכן יכול לנוח על זרי הדפנה, ימצא את עצמו מהר מאוד מאחור ואפילו כלא רלוונטי.
תקינת כח אדם משמשת בראש ובראשונה ארגונים לקביעת מספר והיקף המשרות הנדרשות לצורך ביצוע פעילות מסוימת בארגון. מטרת התקינה הינה תכנון אופטימאלי של המשאב האנושי בחברה, המשאב היקר והחשוב ביותר בחלק ניכר מהחברות במשק.
התקינה מאפשרת לארגון לבחון את יעילות העובדים שלו, לכמת את עלויות המשאבים שלו, לתכנן את פריסת כח האדם שלו ולהיערך בצורה אג’ילית (זריזה וגמישה) לשינויים בתהליכים העסקיים.
בתוצרי פרויקטיי תקינה ניתן להשתמש גם עבור איתור הזדמנויות לשיפור על-ידי התמקדות בתהליכים ו/או פעילויות נפוצות אשר משך הביצוע שלהן ארוך יחסית. כמו כן, התוצרים יכולים להיות משולבים במודל התמחיר הארגוני, הן כעלויות ישירות והן כעלויות עקיפות, בהתאם לפעילות הנבחנת.
ישנן מספר שיטות קלאסיות לביצוע תקינת כח-אדם, במאמר זה נסקור 4 שיטות שימושיות:

1. חקר זמן – ביצוע מדידות זמנים סטטיסטיות לצורך קביעת זמן ממוצע לפעילות וזמן תקן לפעילות.

  • חקר זמן ישיר – שיטה הנדסית לקביעת זמן תקן בהתבסס על מדידה ישירה.
  • חקר רב תצפיתי – שיטה הנדסית המבוססת על דגימה סטטיסטית ועל מאפיינים הסתברותיים.

2. תצפיות מדגמיות – ביצוע מדידות זמנים שאינן סטטיסטיות לצורך קביעת זמן ממוצע לפעילות.

3. מפתחות תקינה – קביעת מפתח תקינה לעיסוק על-פי יחס תפוקה/תשומה המבוסס על 2-3 פרמטרים מייצגים של העובד.

4. אפיון עיסוקים מוכוון תפוקות – שיטה אשר פותחה על ידנו לצורך ביצוע אפיון עיסוקים מפורט הכולל: תפוקות, מטלות, תועלות, זמן משוער לתפוקה, חשיבות יחסית לתפוקות ופרמטרים נוספים לפי הצורך.

כאשר בוחנים מהי השיטה המתאימה לביצוע תקינת כח-אדם ותכנון המשאב האנושי, יש לשאול מס’ שאלות:
1. מה רוצים להשיג מהפרויקט?
במידה ומעוניינים ברמת פירוט גבוהה, כלומר גיבוש תקינת כ”א המבוססת על זמן תקן או זמן ממוצע לפעילות, נדרש לבצע חקר זמן או תצפיות מדגמיות. לעומת זאת, אם ניתן להסתפק בתקינת כ”א איכותנית ליחידה/עיסוק מבלי לדעת את זמני הפעילויות, מומלץ להשתמש בשיטת ‘מפתחות תקינה’ או ‘אפיון עיסוקים מוכוון תפוקות‘.
2. מה התקציב העומד לטובת הפרויקט?
יש לזכור כי ככל שאנחנו רוצים להגיע לרמת דיוק גבוהה יותר, המבוססת מדידות זמנים לפעילויות, עלות הפרויקט גבוהה יותר. עם זאת, במידה והוחלט לבצע פרויקט תקינה הכולל מדידות זמנים, יש לזכור כי העלות השולית פוחתת עם הרחבת הפרויקט.
3. מהו משך הזמן המוקצב עד לסיום הפרויקט?
משך הזמן לפרויקט תקינה אשר מבוסס מדידות זמנים, תלוי ברמת המהימנות והדיוק הנדרשת וכן במספר הפעילויות הנמדדות והשונות ביניהן. פרויקט זה יכול לארוך בין מספר ימים (במידה ולא נדרשת מובהקות סטטיסטית) לבין מספר חודשים.
גם פרויקטיי תקינה איכותניים עשויים לקחת מספר שבועות ועד מספר חודשים בהתאם לכמות העיסוקים הנבחנים וזמינות העובדים בארגון.
4. אלו סוגי עיסוקים מומלץ למדוד באיזו שיטה?
מדידות זמנים הנדסיות מתאימות לעיסוקים בהם הפעילויות מוגדרות (מחזוריות או לא מחזוריות), כגון: ייצור, תפעול, נותני שירות וכדומה.
השיטות האיכותניות מתאימות גם לעיסוקים בהם הפעילויות אינן מוגדרות ועיקרם פעילויות מטה.
5. עם איזו רמת מעורבות של העובדים הנמדדים הארגון נדרש להתמודד?
חשוב לזכור כי כל פרויקט תקינת כ”א כולל מעורבות כלשהי של העובדים. בביצוע אפיון עיסוקים מוכוון תפוקות נדרשת מעורבות גבוהה של נציגי העובדים, בעוד שבשיטות האחרות נדרשת מעורבות בינונית-גבוהה עם חשיפה גבוהה יותר של העובדים לפרויקט.

אז איך בכל זאת בוחרים את השיטה הנכונה ביותר לביצוע פרויקט תקינת כח-אדם לארגון שלכם?
אין תשובה חד משמעית וכמובן שניתן גם לשלב בין השיטות השונות כדי ליהנות מהיתרונות השונים שלהן, אבל יש מספר כללי אצבע שיכולים לעזור:

  •  במידה ומדובר בארגון גדול עם תקציב נכבד, המעוניין להגיע לרמת דיוק של זמן תקן לפעילויות החוזרות על עצמן ולא חלים שינויים תכופים בשיטות העבודה והתהליכים – חקר זמן הוא אופציה טובה.
  •  במידה ומדובר בארגון בעל משאבים מוגבלים לביצוע פרויקט התקינה ומוכנים להתפשר על הדיוק הסטטיסטי, אבל נדרשים לזמן ממוצע לכל פעילות – מדידות מדגמיות היא שיטה מתאימה.
  •  במידה והפרויקט כולל בעיקר יחידות מטה, IT ואדמיניסטרציה ואתם מעוניינים בהערכת כח אדם מהירה יחסית – מפתחות תקינה זו הדרך.
  •  במידה והפרויקט כולל בעיקר יחידות מטה, IT ואדמיניסטרציה ואתם מעוניינים בהערכת כח אדם מהירה יחסית, ובנוסף לתקינת כח האדם אתם מעוניינים בתיעוד תכולת העבודה המפורטת של העיסוק – ניתן לבחור בשיטה ‘אפיון עיסוקים מוכוון תפוקות‘.

עשה ואל תעשה ביציאה לפרויקט תקינה:
• רתימת העובדים ופירוק התנגדויות מצד ועדי עובדים – שלב חשוב בתהליך שאסור לדלג עליו.
• הגדרת מטרות הפרויקט בצורה ברורה ורק לאחר מכן בניית תכנית מדידה על מנת לוודא כי לא מתפשרים על פרמטרים חשובים בעת המדידה.
• “תפסת מרובה לא תפסת” – ניתן למדוד הכל, השאלה היא באיזה מחיר ומה התועלת לארגון.
• לוגיסטיקה, לוגיסטיקה, לוגיסטיקה – תהליך המדידה עצמו כולל תיאום של מודדים, הכשרה, כלי מדידה ואיסוף מיטבי של נתונים.
• מודל דינאמי יאפשר לארגון ליהנות מפירות פרויקט התקינה לאורך זמן (או לפחות עד לשינוי הארגוני הגדול הבא).
• “אין חכם כבעל ניסיון” – אל תהססו להיעזר ביועצים מומחים לנושא.

לסיכום, ארגונים רבים אינם יודעים לכמת את זמן העבודה נטו של עובדיהם ונשענים על הערכות מומחים במודלים העסקיים שלהם, דבר המשפיע באופן ישיר על היכולת שלהם להתייעל ולהתאים את עצמם לצרכי הארגון והשוק. לפני קביעת זמן התקן לפעילות נדרש להגדיר את הפרמטרים השונים המשפיעים על זמן התקן, תוך התחשבות באסטרטגיית השירות של הארגון.
בעת גיבוש מודל תקינה עלינו לקחת בחשבון את שיטת העבודה המקובלת בארגון ושיטת העבודה המומלצת (לדוגמא: משמרות, הסכמי עבודה וכו’), זמני התקן והתפוקות של הפעילויות הנבחנות, עקיפות ומנוחה.
חשוב לזכור כי בעולם של היום בו שירות טוב הוא הכרח, אין זה מספיק לבצע מדידות חקר עבודה לצורך קביעת תקן כח אדם, או מדידות תורים שיתנו מענה חלקי בלבד – נדרש להתאים את התקינה לרמת השירות הרצויה בכל פלח לקוחות על ידי סקרים ובכך לייצור מודל תקינת שירות.
תקינת כח אדם ותכנון המשאב האנושי, מאפשרים להנהלת הארגון להיות גמישים ולהתאים עצמם לשינויים בשוק, ובכך להתייעל תפעולית ולשפר ביצועים ורווחיות.

סיפורי לקוח

המאמר פורסם במגזינים סטטוס – כתב עת לחשיבה ניהולית ואסטרטגית ו-שרשרת אספקה.

גלילה לראש העמוד
דלג לתוכן