בחברת ביטוח מהמובילות במשק עלה הצורך בהחלפת מערכת ניהול תהליכים תפעוליים פוליסות
המערכת. המערכת התפעולית שנבחרה הינה מערכת WF התהליכים – בחינה בהיבט תהליכי של End to End, והתייחסות לכל התחנות והגורמים אשר נוגעים בתהליך עד לסיומו.
הממשקים:
נבחנו ממשקים עם מערכות שונות בארגון, והוגדר היזון חוזר בין המערכות (לדוגמא מערכות CRM).
בקרות – האפיון כלל בקרות וניהול סיכונים, תוך יצירת התראות וחסימות במקומות הרגישים.
המטרה:
אפיון תהליכי עבודה המקצרים את זמני טיפול הפקיד, מייעלים את עבודתו, תוך שמירה על נהלי העבודה יחד עם בקרות מובנות התומכות ברגולציה וניהול סיכונים
תוצאות מצופות מהתהליך:
סיפורי לקוח נוספים
מיפוי צרכים והגדרת מדיניות מאקרו. משלב הייזום-האישור-התכנון המפורט והביצוע הגדרת תשתית ארגונית לניהול פרויקטים חוצי ארגון – הגדרת עיסוק מנהל הפרויקט ותחומי אחריות, הגדרת עיסוקים תומכים בארגון, הגדרה ובניה של קיט המסמכים לניהול הפרויקט באופן פרקטי וישים אשר תואם את יכולות הארגון.
הפרוייקט החל בעקבות התרחבות החברה ושאיפה להובלתה בתחום “התחדשות עירונית” ועם זאת חוסר יכולת החברה למימוש הזדמנויות. לאחר ניתוח עסקי, הנדסי וארגוני – הוכפלה היכולת לטיפול בהזדמנויות על ידי הגדלת פרודוקטיביות העובדים, קודמו שלבי התכנון של הפרויקטים, וקודם מבנה ארגוני חדש הפועל בצורה יעילה יותר להשגת מטרות החברה.
הפרוייקט החל מתוך רצון למצב את החברה כיזמית ומבצעת. היעדים של כל פעילות בנפרד, לא הביאו להשגת תוצאה אופטימלית ברמת החברה ומציאת דרכים להגדלת הרווחיות הכוללת. לאחר ניתוח עסקי, הנדסי וארגוני – ירדו עליות וגדלה רחווחיות החברה, צוצמה בירוקרטיה ניהולית ותפעולית והתייעלו תהליכי עבודה וממשקים בין התחומים תוך שיפור השירות וחויית הלקוח.
החברה ביקשה לבחון את תהליכי העבודה ושיטת ההפעלה של כלל החברה לרבות מחלקת הגביה, לגבש המלצות סביב המבנה הארגוני של המחלקה, חלוקת העבודה ואופן העבודה מול הסוכנים, ייעול שיטות העבודה והגדלת עומק הגביה. בין תוצרי ותועלות הפרוייקט, זוהו תהליכים פוטנציאליים לשילוב דיגיטציה ואוטומציה לצורך שיפור וייעול העבודה, הוסדרו קווי שירות ותפעול ברורים בעולם הגבייה וקונסולידציה של מערכי השירות, בוצעה שליטה ובקרה טובים ויעילים יותר על פעילות הגביה ועוד.
בעקבות צמיחה משמעותית בהיקפי המכירות, פעילות החברה העוסקת ביבוא ושיווק רכבים הורחבה. כדי לעמוד בהיקפי הפעילות, החברה בחרה לקיים מספר תהליכי התייעלות תפעולית בתהליכים שונים בחברה. בוצע מיקוד במחלקות חטיבת הכספים, אבחון תהליכי ליבה וזיהוי הזדמנויות לשיפור תוך הגדרת יעדי הפרויקט ויעדי המחלקות וכן גיבוש המלצות וליווי יישומן בפועל. תוצאות הפרוייקט הביאו לקיצור זמנים בתהליכי מחלקות הכספים, צמצום טעויות אנוש, שיפור חוויית לקוח ועוד.
מדובר על פעילות ייחודית וחדשה עבור לקוחות חברה פיננסית מובילה, המאפשרת חשיפת בתי עסק לקהלי יעד רלוונטיים ומעניקה ללקוחות החברה הטבות ומבצעים ייחודיים. מאחר ופעילות זו איננה מבוססת על יכולות הליבה של החברה, ישנם אתגרים במימוש, ביצוע והשגת תוצאות אופטימליות. לכן בצענו תהליך ייעוצי אסטרטגי, תפעולי וארגוני, מקיף וממושך. תוצאותיו הביאו לדיוק המוצר והתאמתו לקהלי היעד, שיפור השירות וחווית הלקוח, שיפור וייעול התהליכים וניהולם וצמצום משאבים מושקעים – כ”א וטכנולוגיה.
התכנון המוצע מתבסס על הגישה הארגונומית, האומרת שכדי להגיע למערך אופטימלי, עבודת הניתוח מתבצעת במקביל משני כיוונים מנוגדים: תכנון ברמת המיקרו ותכנון ברמת המקרו, במטרה להפגישם ומתוכן להגיע למערך אופטימלי של סביבת העבודה.
מטרות: פעילות הרכש בחברה נעשתה בצורה מבוזרת על ידי כל יחידה בנפרד, אי לכך עלה הצורך בביצוע שינוי משמעותי בתחום הרכש, הכולל יצירת סטנדרטיזציה ואיחוד הפעילויות לכדי מערך מרכזי אחד במטרה לייצר תהליך רכש יעיל וחסכוני אשר ייתן ערך מוסף לכלל יחידות הארגון.
החברה ביקשה לבחון את תהליכי העבודה ושיטת ההפעלה של כלל החברה לרבות מחלקת הגביה, לגבש המלצות סביב המבנה הארגוני של המחלקה, חלוקת העבודה ואופן העבודה מול הסוכנים, ייעול שיטות העבודה והגדלת עומק הגביה. בין תוצרי ותועלות הפרוייקט, זוהו תהליכים פוטנציאליים לשילוב דיגיטציה ואוטומציה לצורך שיפור וייעול העבודה, הוסדרו קווי שירות ותפעול ברורים בעולם הגבייה וקונסולידציה של מערכי השירות, בוצעה שליטה ובקרה טובים ויעילים יותר על פעילות הגביה ועוד.
האתגר המרכזי בפרויקט היה לייצר התאמה בין תהליכי עבודה של גורמים שונים, כאשר התהליך החדש שייבנה חייב להתגבש בהסכמה של כלל הגורמים, תוך שהוא נותן מענה לגורמים שונים, לעיתים בעלי צרכים שונים, ואף סותרים. נוסף על אתגר זה, הפרויקט אופיין במורכבות פוליטית פנים-ארגונית רבה, בשל היותו חוצה ארגון, ושיתף בעלי עניין רבים עם אינטרסים שונים.
הנהלת החטיבה המסחרית באחד מהבנקים בארץ, ביקשה לבחון את מודל יחידת הגביה המשפטית הנמצאת בחטיבה, בה נדרשים העובדים לתפעל אדמיניסטרציה רבה מול החייבים ומול יחידות הבנק השונות במקביל לטיפול בגביית חובות. לכן, עלה הצורך לבחון את מודל ההפעלה של היחידה ולגבש המלצות סביב בחינת המבנה הארגוני תוך בחינת ביצוע הפרדה בין פעילות תפעול ובקרה לבין פעילות הגביה, בניית תהליכי עבודה סדורים ויעילים, זיהוי מהלכי Quick Wins בתחום של חובות קטנים, יצירת דיפרנציאציה בין משרדי העו”ד השונים ובניית סט מדדים שיביאו למיקסום הגביה. תוצאות הפרוייקט הביאו לשיפור דרמטי במספר היבטים. הקליקו.
באוקטובר 2014 השיק האגף לפיקוח על קופות החולים במשרד הבריאות, את אתר “כל הבריאות” – מערכת ממוחשבת לבדיקת זכויות והשוואת ביטוחי הבריאות של קופות החולים. את אתר “כל הבריאות” יזמו והקימו האגף לפיקוח על קופות החולים ושירותי בריאות נוספים, בשיתוף פעולה עם חברת ארגו יעוץ (ERGO Consulting Group) וחברת אורקל.
כתובתנו:
רח’ עתיר ידע 1, ת.ד 4
כפר סבא
טל’: 972-9-7444224+
פקס: 972-9-7444242+
כתובתנו:
רח’ עתיר ידע 1, ת.ד 4
כפר סבא
טל’: 972-9-7444224+
פקס: 972-9-7444242+
צרו איתנו קשר
כתובתנו:
רח’ עתיר ידע 1, ת.ד 4
כפר סבא
טל’: 972-9-7444224+
פקס: 972-9-7444242+
כתובתנו:
רח’ עתיר ידע 1, ת.ד 4
כפר סבא
טל’: 972-9-7444224+
פקס: 972-9-7444242+
צרו איתנו קשר