אין זה סוד שבעולם העיסקי של היום, כמעט ולא נמצא ארגון ללא מערכת מידע אשר מהווה חלק קריטי בניהולו השוטף. בשל המשקל הכבד שלוקחות מערכות המידע בארגון, לעיתים אנו שוכחים שמטרתה של מערכות המידע היא להביא לשיפור ביעילותו של הארגון.

בעת ביצוע פרויקט של בחינה ארגונית או שיפור תהליכים, נדרש למפות גם את מערכות המידע המשמשות את הארגון ומהוות חלק אינטגראלי מעבודת הארגון וזאת על מנת לתת מענה גם לצד הטכנולוגי בעת שיפור התהליכים וייעול הארגון.
תהליך אפיון מערכת המידע נחלק לשני שלבים מהותיים:

1. אפיון דרישות פונקציונאליות – הגדרת דרישות ברמת על של צרכי התהליך מהמערכת ופונקציונאליות נדרשת. בשלב זה נדרש להתייחס למספר נושאים:·

• הגדרת יעדי המערכת וסביבת העבודה
•  הגדרת בעיות מרכזיות שהמערכת מיועדת לפתור
• הגדרת משתמשים ומערכות משיקות
• הגדרת תהליכים מרכזיים ותהליכים משיקים

2. אפיון דרישות מפורט למערכת המידע – הגדרת דרישות מפורטות תוך התייחסות למספר נושאים:

• הגדרת תהליכים ו- workflow מפורט
• הגדרת פרטי המידע אשר על המערכת לכלול לגבי כל תהליך שיתקיים בתוכה
• הגדרת קשרים לוגיים נדרשים בין רכיבי המידע המוזנים במערכת
• הגדרת דרישות לבקרות, התרעות והרשאות
• הגדרת דוחות מומלצים

חשוב לזכור כי שלב האפיון הינו שלב קריטי טרם היציאה להרפתקה טכנולוגית. יש להגדיר לכל דרישה את התועלות ועלויות ולהבין את המשמעויות הכוללות: עלות, התייעלות והטמעה.

תכנים רלוונטיים

• מאמרים:
  
  • 5 דילמות בפרויקט טלפוניה ארגונית ואפיון IVR תומך
  • טרנדים ומגמות בעולם ה-CRM בשנת 2019
  • הטרנדים של 2019 בעולם ה- BPM י(Business Process Management)