מאת: אסנת בר נוי

בשנים האחרונות, ליווינו מספר חברות בתחום הביטוח – חברות ביטוח וסוכנויות, מהמובילות בארץ בתהליכים של טרנספורמציה דיגיטלית של מערכות המידע של התפעול והשירות.
בעולם הדיגיטלי של היום, מערכות מידע הן הלב הפועם בתחום הביטוח. אבל איך מוודאים שהמערכות באמת נותנות מענה לצרכים העסקיים? החיבור בין אנשי העסק לאנשי ה-IT הוא קריטי, אך מלא באתגרים. אז איך מתמודדים?

אלה מרבית האתגרים שאנו נתקלים בהם:

1. חוסר בעלות עסקית – לא תמיד מוגדר גורם עסקי אחד שמוביל את התהליך. האחריות מתפזרת ואין מי שדואג שהתוצאה תשרת את היעדים העסקיים והאסטרטגיים.
2. שפה שונה, מטרות שונות – אנשי ה-IT מדברים במונחים טכנולוגיים, ומונעים באילוצים של מערכות, אנשי העסק מתמקדים בצרכים ותוצאות. חוסר תיאום ותקשורת מוביל לאי-הבנות ולפתרונות לא מדויקים.
3. דרישות לא ממוקדות – כשאין תהליך מסודר להגדרת הדרישות, נופלים בין הכיסאות צרכים חשובים, והתוצאה עלולה להיות מערכת שלא עונה על הציפיות והתארכות של זמני הפיתוח ועלייה לאוויר.
4. שינויים בלתי פוסקים אשר לא מנוהלים – העולם העסקי דינמי, אבל אם לא מנהלים את השינויים נכון, נוצרות חריגות תקציביות ולוחות זמנים שמתארכים.
5. תיאום בין מערכות – מערכות ביטוח מחוברות לאינספור ממשקים, וכל שינוי קטן יכול להשפיע על המערכת כולה. חשיבות הארכיטקטורה ותיעודה הינו קריטי.

    

מניסיוננו, להלן מספר טיפים להצלחת התהליך:

• מציבים בעלות עסקית ברורה – מינוי גורם עסקי שמקבל החלטות ודואג שהמערכת תספק ערך אמיתי
• מתרגמים את הצרכים העסקיים לשפת ה-IT – שילוב גורמי מקצוע, מנהלי פרוייקטים ואנליסטים עסקיים שמגשרים בין התחומים ומבטיחים שכל דרישה מוגדרת בצורה ברור.
• הבנת הפערים במצב הקיים – יציאה לדרך מתוך הבנת הפערים במצב הקיים, הצרכים והאסטרטגיה העסקית. כל אלו צרכים להכווין את הדרישות והפיתוח
• מגדירים מסגרת דרישות מסודרת – עבודה על פי תוכנית עבודה מוסדרת עם תבניות מובנות למיפוי הצרכים.
• הגדרת תהליכי אישור וסנכרון דרישות – הגדרת תהליכי אישור ותיעוד הסכמות/פערים בין כלל בעלי העניין ימנע חוסרים ושינויים מיותרים.
• מנהלים שינויים חכם – תהליך בקרה הדוק להערכת השפעת השינויים על התהליכים העסקיים ויישום רק של מה שקריטי תוך ההשפעה על תכנון הפרויקט (לו”ז ומשאבים).
• מטפלים באינטגרציות מראש – בחינת ההשפעות על מערכות נוספות כבר בתחילת הדרך, יצירת מפת ממשקים.

לסיכום,

הצלחת פרויקטים בעולם הביטוח תלויה בתיאום הדוק בין התחום העסקי ל-IT בהגדרת צרכים ברורה ובניהול חכם של הדרישות והשינויים. כאשר הצוותים העסקיים והטכנולוגיים עובדים בשיתוף פעולה מלא, ומבינים זה את שפתו של זה, ניתן למנוע עיכובים, טעויות ושינויים מיותרים בתהליך.

לא כל שינוי דרישה הוא קריטי ולא כל טכנולוגיה מתאימה לכל עסק. לכן, יש להקדיש זמן לאפיון מדויק ומפורט של הצרכים, לנהל את השינויים בצורה מסודרת ולהתמקד בהשגת פתרונות שמעניקים ערך מוסף לעסק.

המטרה היא לא רק להטמיע מערכת חדשה, אלא גם ליצור כלי עבודה שיכול לשפר את היעילות, לייעל תהליכים ולתמוך בצמיחה עסקית עתידית.

כשעובדים נכון – מקבלים מערכות שנותנות ערך אמיתי לעסק, מסייעות לו להישאר תחרותי בשוק, ומספקות את הבסיס לצמיחה ולפיתוח עסקי לאורך זמן.