לשפר שירות לאזרח ולייעל תהליכים חוצי ארגון

ארגונים במגזר הציבורי מנהלים תהליכים מורכבים בתחומים כמו רישוי, גבייה ופניות ציבור, החוצים יחידות ומערכות רבות. חוסר שקיפות תהליכית ועבודה ידנית מובילים לעיכובים, עומסים ופגיעה ברמת השירות. Celonis מאפשרת לראות כיצד התהליכים מתבצעים בפועל, לזהות צווארי בקבוק ולשפר ביצועים מקצה לקצה.

האתגרים המרכזיים

• חוסר שקיפות תהליכית – קושי להבין כיצד תהליכים מתנהלים בפועל לאורך זמן
  
• תהליכים חוצי יחידות – ריבוי ממשקים היוצר עיכובים וחוסר תיאום
  
• עומסים ועיכובים בזמני טיפול – במיוחד בתהליכי רישוי, היתרים ופניות ציבור
  
• עבודה ידנית מרובה – כפילויות, הזנות ידניות וחוסר באוטומציה
  
• קושי בבקרה וניהול ביצועים – היעדר מדדים אחידים ושליטה בזמן אמת
  
  
  

כיצד Celonis יוצרת ערך?

• קיצור זמני טיפול ושיפור השירות לאזרח – זיהוי חסמים בתהליכי רישוי, היתרים ופניות ציבור
  
• ייעול תהליכי גבייה – שיפור יכולות מעקב והגדלת שיעורי גבייה
  
• שקיפות ובקרה ניהולית – הבנה מלאה של התהליך וזיהוי עומסים וחריגות
  
• הפחתת עבודה ידנית – זיהוי כפילויות ואוטומציה של תהליכים
  
  
  

התוצאות

• קיצור זמני טיפול ושיפור SLA בשירות לאזרח
  
• שיפור חוויית השירות והפחתת פניות חוזרות
  
• הגדלת שיעורי גבייה ושיפור ניהול תזרימי
  
• הפחתת עומסים תפעוליים ושיפור פרודוקטיביות
  
• חיזוק יכולות הניהול, הבקרה וקבלת ההחלטות
  
  
  

סיפור לקוח
מדינת אוקלהומה יישמה את Celonis כדי להתמודד עם חוסר שקיפות ובקרה בתהליכי הרכש הממשלתיים, לאחר שהתברר כי כ־3 מיליארד דולר מההוצאות בוצעו ללא פיקוח מרכזי.

בתוך פחות מ־12 שבועות בלבד, הצליחה המדינה לייצר שקיפות מלאה לתהליך הרכש, לנתח מעל 24,000 הזמנות רכש בהיקף של כ־4.5 מיליארד דולר, ולהטמיע יכולות בקרה ואיתור חריגות בזמן אמת.

המערכת האיצה תהליכים בצורה דרמטית – עם שיפור של עד פי 200 במהירות הבקרה והפחתה של כ־64 ימים בזמן מחזור הרכש. בנוסף, תהליכים שבעבר דרשו שנים של בדיקות ידניות בוצעו תוך דקות או שבועות בודדים.

במקביל Celonis, זיהתה היקפים משמעותיים של חוסר יעילות והזדמנויות לחיסכון:

• מעל 8 מיליארד דולר בהוצאות לא מפוקחות או לא מיטביות
  
• כ־190 מיליון דולר בעסקאות חשודות או חריגות
  
• פוטנציאל לחיסכון של עשרות מיליוני דולרים בשנה באמצעות שיפור שימוש בחוזים

מעבר לחיסכון הכספי, המדינה הצליחה:

• לבצע בקרה על כלל 122 הסוכנויות הממשלתיות בתוך חודשים במקום שנים
  
• להפחית משמעותית עבודה ידנית ולהסיט משאבים לפעילויות בעלות ערך גבוה
  
• לשפר שקיפות, ציות רגולטורי וניהול כספי ציבור

הפרויקט הפך לתשתית מרכזית לשיפור ביצועים במגזר הציבורי, והדגים כיצד שימוש ב־Process Intelligence מאפשר לארגונים ממשלתיים לפעול ביעילות, בשקיפות ובקצב גבוה יותר.

Celonis במגזר הציבורי