מצוינות תהליכית

האתגר בשיפור ביצועים ארגוניים

ארגונים משקיעים משאבים רבים ביוזמות לשיפור תהליכים, התייעלות תפעולית והגדלת פרודוקטיביות, אך לעיתים קרובות מתקשים להבין כיצד התהליכים מתבצעים בפועל ומהם הגורמים האמיתיים המשפיעים על הביצועים.

ברוב המקרים, תהליכים חוצים מערכות מידע שונות, יחידות ארגוניות מרובות וגורמים חיצוניים, ולכן קשה לקבל תמונה מלאה של אופן העבודה בפועל ושל הפערים בין התהליך המתוכנן לבין הביצוע בשטח.

גישות מסורתיות לשיפור תהליכים, המבוססות על ניסיון מקצועי, ניתוח תהליכים, ראיונות עם בעלי תפקידים ועבודה משותפת עם הארגון, מאפשרות לזהות הזדמנויות להתייעלות ולהוביל שינוי ארגוני. עם זאת, כאשר נדרש להבין את התהליך ברמת פירוט גבוהה, לאורך זמן ובהיקף רחב, עולה הצורך ביכולת מדידה וניתוח המבוססת על נתונים בפועל מתוך מערכות המידע.

שילוב של גישה ייעוצית עם ניתוח תהליכים מבוסס נתונים מאפשר להעמיק את ההבנה של אופן ביצוע העבודה, לזהות פערים שלא תמיד ניתן לראות באמצעות ניתוח ידני בלבד, ולתמוך בהובלת שיפור תהליכים באופן מדויק, מדיד ומתמשך.

כדי להוביל מצוינות תפעולית לאורך זמן נדרשת יכולת למדוד את ביצועי התהליכים באופן רציף, לזהות חריגות בזמן אמת, ולהבין באופן מבוסס נתונים מה משפיע על זמני ביצוע, עלויות, איכות ותפוקות.

גישה זו מאפשרת לארגון לחזק את תהליכי השיפור הקיימים ולהוביל שינוי משמעותי הנשען על שילוב בין מומחיות מקצועית לבין נתונים בפועל.

Process Intelligence כבסיס למצוינות תהליכית

פלטפורמת ה-Process Intelligence של Celonis מספקת תשתית מתקדמת לניתוח תהליכים ארגוניים, ומאפשרת להבין כיצד העבודה מתבצעת בפועל על בסיס נתונים ממערכות המידע של הארגון. המערכת מחברת בין נתונים ממספר מקורות, משחזרת את רצף הפעולות שבוצעו בפועל, ומאפשרת לנתח את התהליך ברמת פירוט גבוהה, לאורך זמן ובחתכים שונים.

באמצעות ניתוח זה ניתן לזהות סטיות מהתהליך המוגדר, שלבים הגורמים לעיכובים, פעולות חוזרות, עומסים חריגים או שימוש לא יעיל במשאבים. היכולת לראות את התהליך בפועל מאפשרת לארגון להבין לא רק מה קרה, אלא גם מדוע זה קרה, ומה ניתן לשנות כדי לשפר את הביצועים.

שילוב של כריית תהליכים, אנליטיקה מתקדמת וכלי אוטומציה מאפשר לבסס ניהול תהליכים מדיד ושיטתי, להגדיר מדדי ביצוע ברורים, ולנטר את הביצועים באופן רציף.
כך ניתן לתמוך ביוזמות של התייעלות, תוכניות מצוינות תפעולית, פרויקטי טרנספורמציה ארגונית ותהליכי שיפור מתמשך, תוך ביסוס קבלת החלטות על נתונים ולא על הערכות.

PI של מערכת Celonis מאפשרת ליצור שפה אחידה בין הנהלה, יחידות תפעול וצוותי שיפור, ולחבר בין יעדים עסקיים לבין הביצוע בפועל בתהליכים הארגוניים.

יכולות מרכזיות של PI בניהול מצוינות תהליכית:

מדידה רציפה של ביצועי תהליכים לאורך זמן
ניתוח פערים בין התהליך המתוכנן לבין הביצוע בפועל
זיהוי גורמים המשפיעים על עמידה ביעדים ובמדדי ביצוע
איתור מוקדים לחוסר יעילות, עומסים או עבודה חוזרת
השוואת ביצועים בין יחידות, תקופות או מודלי עבודה
זיהוי הזדמנויות לייעול, סטנדרטיזציה ואוטומציה
תמיכה בתהליכי בקרה, ניהול ביצועים וניהול לפי KPI
חיבור בין נתונים תפעוליים לבין יעדים עסקיים
ניטור מתמשך של השפעת פעולות שיפור על הביצועים
תמיכה בתוכניות התייעלות, מצוינות תפעולית וטרנספורמציה ארגונית

תהליכים בהם מיושמת מצוינות תהליכית:

תהליכי ליבה ארגוניים
תהליכי תפעול וייצור
שרשרת אספקה ולוגיסטיקה
תהליכי שירות ותמיכה
תהליכים פיננסיים ו-Back Office
תהליכי IT ומערכות מידע
תהליכי משאבי אנוש
תהליכי איכות ובקרה
תוכניות התייעלות רוחביות
פרויקטי טרנספורמציה ושיפור ביצועים
יישום מתודולוגיות מצוינות תפעולית (Operational Excellence / Lean / Six Sigma)

הערך העסקי לארגון

שיפור ביצועים ברמה ארגונית
הגדלת שקיפות ניהולית בתהליכים
חיזוק יכולת שליטה ובקרה
קבלת החלטות מבוססת נתונים
שיפור עמידה ביעדים ובמדדי KPI
שיפור מימוש תוכניות אסטרטגיות
זיהוי מוקדם של חריגות ופערים בביצוע
האצת תהליכי שינוי ארגוני
הגדלת אפקטיביות של יוזמות התייעלות
ביסוס קבלת החלטות על נתונים בפועל
שיפור עקביות בביצוע תהליכים
יצירת סטנדרטיזציה בתהליכים רוחביים
חיזוק תרבות של מצוינות תפעולית בארגון
חיזוק יכולת הניהול של הנהלה ומנהלים

סיפור לקוח: יצירת שקיפות תהליכית בארגון גלובלי

🏢 Vodafone

ארגון התקשורת הגלובלי Vodafone פעל בסביבה מורכבת הכוללת ריבוי מערכות, תהליכים חוצי יחידות ופעילות בפריסה בינלאומית. בדומה לארגונים רבים, גם בו התקיים פער בין התהליך המתוכנן לבין אופן הביצוע בפועל, לצד קושי לקבל תמונה מלאה ואחידה של התהליכים הארגוניים.

באמצעות פלטפורמת ה-PI של Celonis הארגון הצליח לחבר בין נתונים ממערכות שונות, לייצר שקיפות מלאה של התהליכים בפועל ולנתח את אופן הביצוע ברמת פירוט גבוהה. יכולת זו אפשרה לזהות סטיות מהתהליך, צווארי בקבוק ופעולות חוזרות, ולהבין מהם הגורמים המשפיעים על ביצועי התהליך.

השימוש בנתונים בפועל אפשרי ל- Vodafoneלעבור מניהול המבוסס על הנחות לניהול מבוסס עובדות, לתעדף פעולות שיפור בצורה מדויקת יותר, ולבסס תהליכי מצוינות תפעולית הנשענים על מדידה ובקרה מתמשכת.

שילוב פלטפורמת ה-Process Intelligence של Celonis במסגרת יוזמות מצוינות תהליכית מאפשר לארגונים לעבור מניהול המבוסס על הנחות לניהול המבוסס על נתונים בפועל.

היכולת לנתח את התהליך כפי שהוא מתבצע באמת, למדוד ביצועים באופן רציף, ולזהות הזדמנויות לשיפור בזמן אמת, תומכת בהובלת שיפור מתמשך ובהשגת יעדים תפעוליים ועסקיים.

באמצעות שימוש ב-PI ניתן לחזק את השליטה בתהליכים, להגדיל את היעילות הארגונית, ולבסס תרבות של מצוינות תפעולית הנשענת על מדידה, בקרה ושיפור מתמיד.

למידע נוסף באתר Celonis:
https://www.celonis.com/solutions/process-excellence
https://www.celonis.com/solutions/stories/vodafone-transparency-process-mining