כשמנהלים מגדירים שיטות הפעלה, נדרש מהם לחלק את התהליכים או המשימות בין העיסוקים השונים בארגון כך שיבוצעו באופן יעיל, איכותי ושירותי.
בעת הגדרת הפעילויות והעיסוקים עולות בפני המנהל שאלות המגדירות את אופן חלוקת העבודה, כמו: האם כדאי לחלק את שלבי העבודה לעיסוקים שונים? או אולי למקצע את כלל העובדים בכל שלבי התהליך? מהם הידע והכישורים הנדרשים מהעובדים עבור כל משימה?

לכל אלו אין תשובה חד משמעית. התשובות משתנות לפי תהליך העבודה, הארגון, היעדים העסקיים, סוג העובדים, רוח המנהל.

אז איך נחליט מתי נכון למקד עיסוק לעיסוק צר ומתי נכון לייצר עיסוק רחב וורסטילי? ריכזנו עבורכם את הקריטריונים העיקריים להחלטה:

ראשית, יש להבין שעיסוקים שונים בארגון הינם בעלי דרגות שונות של התמחות וידע. במקרה זה נסווג עיסוקים לשני סוגים עיקריים – צרים ורחבים. עיסוקים צרים מתאפיינים במומחיות מקצועית וממוקדת, לעומת עיסוקים רחבים הכוללים קשת רחבה של תחומי אחריות וכישורים המאפשרים לעובדים בהם להסתכל על היבטים ופעילויות מגוונים אשר משיקים ומשפיעים זה על זה. 
כמו כן, חשוב להבחין בין צר מול רחב בהקשר של משימות ובהקשר של תחומים. ניקח לדוגמא יחידת גביה הנותנת שירות ללקוח. בהקשר של חלוקת משימות – חלוקה לעיסוקים צרים תחלק את המשימות השונות בין העיסוקים כך שכל עיסוק ייתן שירות עבור שלב אחר בתהליך הגבייה. לעומת חלוקה לעיסוק רחב בו כל עובד ייתן שירות 360 ללקוח בכלל נושאי הגביה. בהקשר של תחומים, עיסוק רחב ייתן שירות 360 ללקוח בנושאים נוספים בנוסף לגביה.

אחרי שהבנו את ההבדלים בין סוגי העיסוקים, נציין מספר קריטריונים שיעזרו לנו להחליט כיצד נחלק את העבודה בין העיסוקים שלנו:

איכות כ”א – משפיעה ומושפעת מהוותק הממוצע של העובדים, זמן ההכשרה הנדרש, וקצב תחלופת העובדים. עיסוקים רחבים מתאפיינים בוורסטיליות ויכולת גיבוי בין העובדים, אך דורשים הכשרה מורכבת יותר וכישורים רב תחומיים, לעומת עיסוקים צרים אשר מתאפיינים במיומנות ומקצועיות מיוחדת אבל בעולם תוכן ומשימות מאוד מוגדר, מה שלרוב מאפשר הכשרה קלה יותר וכניסה מהירה יותר לתפקיד.   
אופי הפעולות וסוג עולם התוכן – פעילויות תפוקתיות מתאימות בעיקר לעיסוק צר ואילו משימתיות מתאימות לעיסוק רחב. בפעילויות משימתיות משך זמן העבודה על תפוקה הוא ארוך יותר ופחות חזרתי, לכן לרוב נשאף לעיסוקים רב תחומיים רחבים.
רמת חשיפה וסיכונים – ככל שרמת החשיפה בתהליכים עולה, יש צורך בעובדים בעלי רמת מקצועיות גבוהה יותר ובקיאות גבוהה יותר בעולם התוכן. בכדי לצמצם את הסיכונים, נשאף למקד את העיסוקים כמה שניתן (=צר).
נצילות ותקינה –  עיסוק צר מצמצם את יכולת הגיבוי בין העובדים ובמקרים בהם נפח העבודה לא קבוע או נמוך, הוא יכול להביא לנצילות נמוכה יותר ותקינה גדולה יותר. לכן, עבור פעילויות עם נפח נמוך נשאף לייצר עיסוקים רחבים (יותר פעילויות עם נפח נמוך). ואילו נפח עבודה גדול מאפשר מיקוד של העיסוקים תוך שמירה על נצילות גבוהה.
יכולות המדידה והבקרה – במרבית המקרים, עיסוקים צרים מאופיינים בתפוקות מאוד מוגדרות כך שקל יותר למדוד ולנהל אותם. בארגון בעל תרבות וכלי מדידה חלשים, נשאף לעיסוקים צרים בכדי להקל על הניהול הכולל וניהול המדדים והיעדים.  

בתהליך העבודה שלנו ב-ERGO ובשיתוף עם המנהלים, אנו מגיעים לשיטת ההפעלה הנכונה ביותר לארגון, זו העומדת ביעדי הארגון תוך אפקטיביות מקסימלית של המשאבים הנדרשים.

במשך 40 שנות פעילותינו, פיתחנו מתודולוגיה סדורה, מבוססת אפיון עיסוקים מוכוון תפוקות, בה אנו ממפים את התפוקות הנדרשות המבוצעות ע”י כלל העיסוקים.
לכל תפוקה אנו מגדירים קריטריונים שונים (אופי, כישורים נדרשים, סיכונים וכו’) ומתייחסים אליה כחלק מפאזל שלם. בהמשך אנחנו בוחנים כיצד נכון להרכיב מחדש את הפאזל כדי למצוא את נקודת האיזון בין כלל הקריטריונים ולהגדיר מחדש את חלוקת העבודה בין העיסוקים ואופי העיסוק כך שיביא למצוינות ארגונית ותפעולית.
פעילות כזו יכולה להתממש ביחידה עסקית או בארגון שלם. מעבר לחתירה ליעילות מקסימלית, פעילות זו אף תסייע בשקיפות ותיאום ציפיות ומטרות למול העובדים, סנכרון ותקשורת טובה יותר בין עיסוקים, מדידה ובקרה מדויקות יותר ומכאן לשיפור משמעותי במדדים העסקיים.