פיננסים ושירותים משותפים

האתגר בניהול תהליכים פיננסיים בארגון

תהליכים פיננסיים ושירותים משותפים מהווים את התשתית התפעולית של הארגון, ומשפיעים באופן ישיר על תזרים המזומנים, רמת הבקרה, והיעילות הארגונית. בארגונים רבים, תהליכים כגון רכש, תשלומים, גבייה והתאמות מתנהלים במספר מערכות במקביל, תוך מעורבות של גורמים רבים, מה שמקשה על שליטה מלאה בתהליך ועל זיהוי מוקדם של חריגות.

כאשר אין ראייה כוללת של התהליך בפועל, קשה להבין היכן נוצרים עיכובים, מדוע מתבצעת עבודה ידנית מיותרת, והיכן ניתן לשפר את הביצועים.

שימוש ב-Process Intelligence בתהליכי פיננסים ושירותים משותפים

פלטפורמת ה-Process Intelligence של Celonis מספקת יכולת לבחון את ביצועי התהליכים הפיננסיים ברמת פירוט גבוהה, ולהבין כיצד פעולות מתבצעות בפועל לאורך מחזורי העבודה בארגון.

באמצעות חיבור לנתונים ממערכות ERP, הנהלת חשבונות, רכש ומערכות תפעול, ניתן לזהות פערים בין הנהלים לבין הביצוע בפועל, לאתר שלבים הגורמים לעיכובים בתשלומים או בגבייה, ולזהות פעולות חוזרות או חריגות המשפיעות על העלויות ועל רמת הבקרה.

הניתוח מאפשר לארגון לשפר את השליטה בתהליכי הליבה הפיננסיים, לחזק את מנגנוני הבקרה, ולהפחית תלות בעבודה ידנית באמצעות זיהוי הזדמנויות לייעול ולאוטומציה.

יכולות מרכזיות של Process Intelligence בניהול תהליכים פיננסיים:

שליטה מלאה במחזורי עבודה פיננסיים
ניתוח ביצוע בפועל מול נהלים ותהליכים מוגדרים
זיהוי חריגות המשפיעות על תזרים מזומנים
איתור גורמים לעיכובים בתשלומים ובגבייה
ניתוח עומסים ויעילות בתהליכי Back Office
תמיכה בבקרות פנימיות ובדרישות רגולציה
זיהוי פעולות ידניות חוזרות
מדידה שוטפת של ביצועים פיננסיים
השוואת ביצועים בין יחידות, חברות או מרכזי שירות

תהליכים מרכזיים בעולם הפיננסי בהם ניתן לשלב PI:

Procure to Pay
Order to Cash
Accounts Payable
Accounts Receivable
סגירות חודש ורבעון
התאמות פיננסיות
ניהול ספקים
ניהול חשבוניות
ניהול הוצאות
פעילות מרכזי שירות משותפים (Shared Services)

הערך העסקי לארגון

שיפור שליטה ובקרה בתהליכים פיננסיים
קיצור זמני טיפול במחזורי רכש ותשלום
שיפור תזרים מזומנים
הפחתת עלויות תפעול
הקטנת עבודה ידנית ושגיאות
חיזוק עמידה בדרישות רגולציה ובקרות
הגדלת יעילות צוותי כספים ושירותים משותפים
ניהול מבוסס נתונים של ביצועים פיננסיים
שיפור מתמשך בתהליכי Back Office

סיפור לקוח: שיפור תהליכי רכש ותשלומים בארגון גלובלי

ארגון הרכב הגלובלי Renault נדרש להתמודד עם תהליכי רכש ותשלומים מורכבים הפועלים במספר מערכות ובפריסה בינלאומית רחבה.
בדומה לארגונים רבים, חוסר אחידות בתהליכים והיעדר שקיפות מלאה הקשו על שליטה בתהליך ה-Procure to Pay ועל זיהוי מוקדם של חריגות ועיכובים.

באמצעות פלטפורמת ה-PI של Celonis הארגון חיבר בין נתונים ממערכות שונות, מיפה את תהליך הרכש והתשלומים בפועל, וזיהה פערים בין הנהלים לבין אופן הביצוע בפועל. הניתוח אפשר לאתר צווארי בקבוק, פעולות ידניות חוזרות, ותהליכים לא אחידים בין יחידות שונות.

השימוש בנתונים אפשר ל- Renault לייעל את תהליך ה-P2P, לשפר את רמת הבקרה, ולהפחית עבודה ידנית. בתוך זמן קצר יחסית, הארגון הצליח לייצר ערך עסקי משמעותי:

כ־€1 מיליון ערך עסקי בתוך 3 חודשים
כ־€15 מיליון ערך במהלך השנה הראשונה
תובנות ראשונות בתוך כ־2 חודשים בלבד

שילוב פלטפורמת ה-Process Intelligence של Celonis בתהליכי פיננסים ושירותים משותפים מאפשר לארגון להגביר את רמת השליטה בתהליכים, לשפר את היעילות התפעולית ולבסס קבלת החלטות פיננסיות על נתונים בפועל.

למידע נוסף באתר Celonis:
https://www.celonis.com/solutions/finance-shared-services-transformation