מאת: אסנת בר-נוי, מנהלת שותפה ויועצת בכירה ב – ERGO

אחד הנושאים הפופולריים, שנידון בתקופה זו במרבית פגישות הייעוץ שאנו עורכים עם לקוחותינו, הוא רצונו של הארגון לרכוש (ובמקרים מסויימים לאחר שכבר רכש) את טכנולוגיית ה- (RPA (Robotic Process Automation, לשם התייעלות משאבים ושיפור אפקטיביות התהליכים בארגון. 
ארגונים אלה, שותפים למגמה עולמית של הכללת רובוטים בפעילות השוטפת. על פי מחקר של חברת פורסטר, עד שנת 2021 יהיו מעל ארבעה מיליון רובוטים בחברות Enterprise, אשר יבצעו עבודות פקידותיות ושיווקיות.

עם עובדה זו שאין להתעלם ממנה, עולות שלוש שאלות עיקריות:

• כיצד ניתן למקסם את התועלת מטכנולוגיה ייחודית זו?
• האם הטכנולוגיה מתאימה לכל ארגון ולכל תהליך ארגוני?
• מהי הדרך האופטימלית לנהל את השינוי בארגון?

כיועצים ומובילי שינוי בארגונים, בעלי ניסיון רב שנים, המתמחים באוטומציה ובטרנספורמציה דיגיטלית, נרחיב ונענה על שאלות אלה ועוד.

ראשית, מהי טכנולוגיית (RPA (Robotic Process Automation?
זוהי טכנולוגיה המאפשרת אוטומציית תהליכים בארגון, אשר מדמה עבודת גורם אנושי בביצוע של תהליכים חזרתיים (תהליכים בעלי תבניות קבועות, structured data) המתבצעים על גבי מערכות הליבה ומערכות ארגוניות (SAP, Salesforce, Outlook, Excel, Web application ועוד…) ללא צורך באינטגרציה בין המערכות השונות.

 מה מחדשת לנו טכנולגיית ה-RPA?

עד היום, כאשר ארגון היה מעוניין במיכון וביצוע אוטומציה בתהליכים- בוצעו בעיקר פיתוחים עצמאיים ושירותים שונים שעלותם יקרה והתנהלותם ממושכת.

כיום, טכנולוגיית ה- RPA מאפשרת פיתוח זמין וקל יותר ליישום, פיתוח שאינו דורש כתיבת קוד וזאת בתהליך קצר. כלומר, הארגון יכול לבצע אוטומציה של תהליכים באופן פשוט וזול יותר ובכך לטפל במסה גדולה יותר של תהליכים בזמן קצר. Case studies שונים מצביעים על החזר השקעה של 30% ומעלה תוך שנה – זאת בהתאם לתהליך שנבחר ליישום.

מהן תועלות הארגון בהטמעת כלי אוטומציה?

• ניצול נכון ואפקטיבי של המשאב האנושי – מיכון ואוטומציה של פעולות פשוטות וחזרתיות מאפשרים ניתוב המשאב האנושי לביצוע פעולות מורכבות, הדורשות הפעלת שיקול דעת מקצועי ומעניקות ערך רב יותר לארגון.
• העלאת איכות העבודה ומניעת טעויות.
• העלאת איכות השירות.
• צמצום זמנים בתהליך.

מסע האוטומציה הארגוני והמפתח להצלחתו

טכנולוגיית ה- RPA היא רק תחילתו של המסע הארגוני, כאשר אוטומציית תהליכים בעידן החדש משלבת רובוטים בסיסיים (RPA) ובהמשך אף מכלילה יכולות Machine learning ו- AI.
באמצעות יכולות אלה, ניתן ליישם את פעילות הרובוטים בביצוע משימות מורכבות יותר, הנותנות מענה דיגטלי לתהליכים ארגוניים רבים יותר ובכך להביא להתייעלות ושיפור אפקטיביות בצורה משמעותית יותר. בנוסף, מומלץ לבחון את התהליכים בראייה הוליסטית ולשלב את טכנולגיית ה- RPA עם כלים נוספים (כגון: טפסים דיגיטליים, OCR, כלי ניתוב וכדומה) כדי להביא להתייעלות מקסימלית.

המפתח להצלחת המסע, הוא לא רק בכלים ובטכנולוגיה שייבחרו ליישום התהליך, אלא בהבנת הצורך העסקי, בחירת הכלים המתאימים למקסום ההתייעלות, יחד עם ההבנה שנדרש שינוי בתפיסה הארגונית והתהליכית.
מדובר על שינוי תפיסתי של ביצוע תהליכים בארגון וניהול השינוי.
מתחילים עם ה-“מה?“, כלומר חשיבות ההבנה של האתגר העסקי וממשיכים עם ה-“איך?” שהוא הצורך העסקי לדרישות הטכנולוגיות והשפעת הטכנולוגיה על התשתית הארגונית.
כל ארגון שייעודו להתפתח, להתקדם ולהיות חדשני, בעולם שבו המציאות מתקדמת במהירות האור, חייב לשאול את עצמו שאלות אלה ולבנות מסע דיגיטלי יישומי עם תוצאות.

האם הארגון שלך תואם טכנולוגיה מתקדמת זו?

אם כן, מהי הדרך הנכונה להטמעת טכנולוגיה ייחודית וחדשנית זו?

1. הקמת גוף מוביל שינוי בארגון (COE- Digital Automation Center of Excellence) אשר שותפים לו מערכות המידע, הגורם העסקי, יחידת ארגון ושיטות (תהליכים), משאבי אנוש וכו’.
2. הגדרת מתווה ותוכנית עבודה ליישום המסע הארגוני, על ידי ניתוח עסקי ואיתור פוטנציאל עסקי לאוטומציה בארגון.
3. איתור ורכישת כלים תומכים בהתאם לצורך ולתועלת העסקית: אוטומציה של התהליכים באמצעות רובוטים וכלי בינה מלאכותית: Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing (NLP), Visual Recognition, etc.
4. ייעול והתאמת התהליכים והממשקים בארגון וביצוע מהלכים ארגוניים וטכנולוגיים מקדימים על מנת שנוכל להפעיל אוטומציה בהצלחה, לדוגמא: 
      – קונסולידציה של מערכי תפעול ושירות ויצירת מערכים מתמחים בארגון, תוך יצירת תהליכים מובנים ואחידים עליהם ניתן להפעיל אוטומציה.
      – יצירת תהליכים אפקטיביים ויעילים – הגדרת תהליכים סטנדרטיים ואפקטיביים ומיכונם במערכות תהליכיות – לרוב מבוצע באמצעות מערכות BPM, CRM, ERP וכדומה.
5. יישום טכנולוגי, תוך מציאת האיזון בין היכולות הטכנולוגיות לבין הצרכים והתועלות העסקיות.
6. יישום השינוי הטכנולוגי בתשתיות הארגוניות (תהליכי עבודה, תפקידים, ממשקים. תקינה), לדוגמא: הקמת יחידת NOC לרובוטיקה.
7. הטמעת השינוי והתרבות הארגונית (מתבצע לאורך כל בפרויקט).

המאמר פורסם ב– ITnews.co.il – פורטל המחשוב העסקי וההייטק של ישראל: 
דרכה של טכנולוגיית ה- RPA כחלק ממסע האוטומציה הארגוני – מאת: אסנת בר-נוי, פורטל ITnews

תכנים רלוונטיים

• תחומי פעילות:
  • אוטומציה בארגונים בשילוב RPA
  • טרנספורמציה דיגיטלית
  • Operational Excellence ייעול תהליכי עבודה וממשקים