כולנו כבר יודעים, שזירת ה’עבודה מרחוק‘ מהווה חלק בלתי נפרד מחיינו – ובצדק.
הרצון והנכונות חשובים, אך עם זאת, חייבת להתבצע חשיבה מעמיקה בנושא, לשם התנהלות מועילה ונכונה לכל הצדדים ולאורך זמן.
עם ניסיוננו הרב ב-ERGO בתחום זה – קבלו מאיתנו מספר טיפים מעשיים למציאת השיטה הנכונה לעבודה מרחוק, כולל הנחיות עבודה לפגישות מרוחקות:

1. התאימו את השיטה לצורכי היחידה הארגונית והעיסוק – אין שיטה אחת מתאימה לכל הארגון!
2. מיצאו את התמהיל הנכון בין עבודה מהמשרד לעבודה מהבית, תוך התחשבות בתרבות הארגונית ובהון האנושי.
3. עבודה מרחוק אינה בהכרח עבודה מהבית – היא יכולה להתנהל מכל סניף אחר של החברה, או ממתחם עבודה משותף, הקרוב לבית.

4. איזון היא מילת מפתח להצלחה – מיצאו את נקודת האיזון הנכונה והמתאימה ביותר.
לדוגמא: מה התדירות הנכונה לתקשורת וסנכרון עם העובד? נדרש איזון בין יצירת מחוברות לבין תחושת חוסר אמון של העובד.
5. שיפור מתמיד – הגדירו מדדי הצלחה לשינוי (כמותיים ואיכותניים) – בצעו ניטור שותף, הפיקו תובנות ובצעו התאמות ושינויים בהתאם ובזמן אמת – היו אג’יליים (גמישים ומהירים).
6. העניקו לעובדים ולמנהלים כלים והכשרות לעבודה מרחוק, כגון: תקשורת בינאישית וצוותית, ניהול זמן ומשימות, סנכרון ובקרת תפוקות, טכנולוגיות, פעילויות חברתיות מרחוק ועוד.
7. נצלו את ההזדמנות ותייצרו שיפור ודיגיטציה של תהליכים ותשתיות ארגוניות – זה יקל על זרימת העבודה והידע בארגון בעבודה מרחוק.
8. הציגו תועלות ברורות – להנהלה, למנהלים, לעובדים וללקוחות.

הנחיות עבודה לפגישות מרוחקות (פגישות פנימיות או חיצוניות):

1. הפגישות מתחילות בזמן – התחברו מספר דקות קודם.
2. שיחות חברתיות הן ברכה – אבל 5 דקות לפני תחילת הפגישה.
3. הגיעו לפגישה כשאתם זמינים מחשבתית ומשפחתית – אם הזמן לא מתאים, בקשו מראש להזיז.
4. לבוש מכובד – בהתאם לסוג ומשתתפי הפגישה – לא צריך חליפה אבל גם לא פיג’מה.
5. מצלמה פתוחה – נכון וראוי שכלל המשתתפים יראו אחד את השני.
6. מיקרופון סגור – אלא אם רוצים להשתתף ולתרום לדיון, שזה מצוין.
7. היו נוכחים, קשובים ושותפים – לאורך כל הפגישה.
8. אל תשחקו בטלפון – תנו את הכבוד הראוי למארגן ולשאר המשתתפים.
9. אל תעבדו במקביל על דברים אחרים.
10. במידה ואתם מובילים את הפגישה:
     – הכינו אג’נדה ברורה ועדיף לשתף אותה עם המשתתפים מראש.
     – כיתבו ושתפו הערות במהלך הפגישה.
     – כיתבו ושתפו משימות לביצוע ואחראים.
     – הוציאו סיכום פגישה מסודר לכל המשתתפים.
11. במידה ואתם רק משתתפים בפגישה – התכוננו בהתאם לנדרש.