הפיתוחים המואצים בעולם הטכנולוגי וההזדמנויות העסקיות אשר באות יחד איתם, מאתגרים את הארגונים ביכולות הגמישות שלהם והמוכנות לשינוי.
על מנהלי הארגונים להבין כי טרנספורמציה דיגיטלית אינה רק שינוי טכנולוגי, אלא גם שינוי תרבותי וארגוני היכול להשפיע מהותית על הארגון, עיסוקיו ותהליכיו.

אז איך עושים זאת נכון? 

הטיפ החשוב ביותר לתחילתה של טרנספורמציה דיגיטלית, הוא חלוקתה לשלושה מישורים: אסטרטגיה, מוצר ואנשים.

במישור האסטרטגי, חשוב להתחיל קודם כל מתכנון נכון. בשלב זה, יש לבחון את תהליך השינוי אל מול אסטרטגיית הארגון ולהבין את מידת השפעתו עליה. חשוב שהתהליך יכלול בתוכו בחינת שוק (Benchmark), ניתוח Swot, הגדרת בעלי העניין שיושפעו מהשינוי פנימית וחיצונית לארגון, הגדרת התהליכים שיושפעו מהשינוי, וקביעת מטרות ומדדי הצלחה לפרויקט. רק לאחר שאנחנו יודעים לענות על שאלות אלה, ניתן לאתר את הטכנולוגיה המתאימה כך שתשרת את מטרות הארגון באופן מלא.

לאחר שכל הידע ברשותנו ואנו יודעים מהם התהליכים שהולכים להשתנות ומהי המטרה הסופית – ניתן להגדיר תכנית עבודה לפרויקט.
על מנת להצליח, תכנית העבודה חייבת לכלול גם התייחסות למוצר (בחינת הטכנולוגיה המתאימה וההטמעה שלה) וגם לאנשים בארגון (הבנה מי הם האנשים שהשינוי משפיע עליהם והבנה כיצד לרתום אותם לתהליך).

למה חשוב להתייחס בתכנית העבודה מבחינת רמת המוצר?

1. שלב בחינת החלופות הטכנולוגיות: בשוק קיימים מגוון רחב של פתרונות טכנולוגיים לצרכים שונים. חשוב להכיר את כלל הטכנולוגיות הקיימות הרלוונטיות לפתרון הנדרש ולבצע ROI לטובת בחירת הטכנולוגיה המתאימה ביותר. הניתוח יכלול בתוכו קריטריונים משתנים כמו יכולות טכנולוגיות, עלויות, זמינות וכד’.

2. ניהול תהליכים: לאחר שהמערכת נבחרה, יש לשאוף לדיגיטציה מלאה מקצה לקצה ולא רק ל”מיחשוב” התהליכים הקיימים. כלומר, יש לשבת עם גורמי השטח, אנשי מערכות מידע ואנשי ארגון ושיטות ולדון כיצד ניתן לשפר את תהליכי העבודה כיום, באופן שימקסם את הטכנולוגיה החדשה שנבחרה.

3. מדידה ובקרה: כל תהליך שינוי דורש מדידה ובקרה באופן קבוע, על מנת לוודא שהמטרות מתקיימות ושהשינוי מתבצע בהצלחה. הדבר יכלול כלים כגון: מדדי ביצוע, סקרי משוב ועוד.

ומה עם העובדים? כיצד רותמים אותם?

1. שקיפות: טרנספורמציה דיגיטלית דורשת שיתוף פעולה בכל רמות הארגון. חשוב שהעובדים יבינו את משמעות התהליך כבר מהשלבים הראשונים שלו, כדי שיהיו שותפים לתהליך השינוי. זה יכול להיות באמצעות הדרכות, שולחנות עגולים ואיתור מובילי שינוי ביחידות השונות, אשר יהיו שגרירי התהליך ויתנו מענה לצרכים שעולים ולצעדים הנדרשים.

2. בניית תשתית ארגונית מתאימה: לאחר שאנו יודעים כיצד התהליכים ייראו, יידרש שלב של גיבוש עולם העיסוקים החדש אשר מושפע מהכנסת הטכנולוגיה החדשה. יש לדאוג כי לכל העובדים יש את הכלים המתאימים לעבוד בתצורה החדשה.
ייתכן שחלק מהעובדים ידרשו ל-Upskilling, דבר שיצריך שילוב של הקמת הדרכות ולומדות כחלק משילוב המערכת, וייתכן שיהיו עובדים שיהיה צורך לדאוג להם ל-Reskilling מאחר ותפקידם כבר אינו נדרש. במקרים אלו, יש צורך לבחון את האפשרויות הפתוחות בארגון לעובדים ספציפיים אלה, ולהבין כיצד ימשיכו לתרום לארגון בתפקיד אחר.

3. ניהול שינוי תרבותי: טרנספורמציה דיגיטלית דורשת שינוי תרבותי משמעותי בארגון. ניהול תהליכי השינוי יכלול הובלה של מנהיגי הארגון (המנהיגים הפורמאליים, אך גם הבלתי פורמאליים של הארגון), קיום הדרכות, שולחנות עגולים ועוד. להרחבה בנושא ניהול שינוי, ראו כתבה.

כאשר מנהלי הארגון מתעקשים על יציבות ואינם מוותרים, גם כאשר נתקלים בקשיים, הם מבטיחים תהליך חלק ומוצלח שיעניק לארגון יתרון תחרותי משמעותי בעולם העסקים הדיגיטלי.

מאת: נועה יקואל-מלמד, מנהלת פרויקטים ב-ERGO

• טרנספורמציה דיגיטלית