על מנת לאפשר את השגת החזון והאסטרטגיה הארגונית, על החברה לבצע תהליך סדור ברמה שנתית אשר יעריך וימדוד את הפעילויות הנדרשות לעמידה ביעדים העסקיים, תוך הבנה וכימות המשאבים הארגוניים והכספיים הנגזרים מהן.

בניית תכניות עבודה שנתיות ותקציב, מצריכה השקעת תשומות רבות ומעורבות של בעלי העניין הרלוונטיים. כאשר התהליך אינו מבוצע בצורה תקינה, אנו עדים לפערים גדולים בין התכנון אל מול המצב בפועל ובזבוז שאינו מבוקר, או לחילופין שהמשאבים שהוקצו ליחידות אינם מספיקים או אינם מושקעים בפעילויות שמקדמות ומשפיעות על השגת יעדי הצמיחה.

מניסיוננו בעבודה עם ארגונים רבים, ישנן מספר בעיות שעלולות להתעורר בתהליך:

• אין התאמה של תכניות העבודה והתקציב לאסטרטגיה הארגונית.
• חוסר סנכרון ומעורבות של גורמי מפתח ביחידות השונות בארגון אשר מוביל לכך שהתכנית אינה תואמת את צרכיהם.
• הכלים המשמשים לבניית התקציב מיושנים ומרבית העבודה המבוצעת הינה ידנית.
• לא ניתן ביטוי מספק לשינויים עסקיים חיצוניים ופנים ארגוניים, גם לאורך השנה.
• חוסר בקרה ומעקב שוטף לעמידה ביעדי התכנית והתקציב.

על מנת להצליח בתכניות העבודה, על הארגון לבנות תהליך עבודה מיטבי תוך רתימת השותפים ברמות הארגוניות השונות, יצירת סנכרון שותף הן בבנייה והן בשינויים, והטמעת מערכות מידע וכלים תומכים מתאימים.

השלבים המרכזיים בבניית תכנית עבודה ותקציב בארגון:
1. תכנון ברמת על – הגדרת היעדים העסקיים ויעדי המשנה לכל יחידה ארגונית, תוך חיזוי היקף ומקורות ההכנסה הצפויים לשנה הבאה.
2. תכנון מפורט – מיפוי המשימות הדרושות להשגת היעדים ברמת כל יחידה, כולל הגדרת מדדי הצלחה ודירוג המשימות לפי תעדוף.
3. הערכה וכימות המשאבים – ביצוע הערכה של המשאבים הארגוניים והכספיים הדרושים ברמת כל משימה.
4. איחוד לתכנית אב – יצירת תכנית עבודה אחת, המאחדת את שהתקבל מכלל היחידות, שתהווה את התשתית לבניית תקציב כולל לארגון.
5. אישור התכנית ותקשור – אישור תכנית העבודה השנתית והתקציב מול הדרג הניהולי הבכיר ותקשור וסנכרון מול כלל בעלי העניין.
6. בקרה ומעקב שוטף – ביצוע ניהול ובקרה שוטפת אחר עמידה ביעדי התכנית שהוגדרו.

אנו מסייעים ללקוחותינו בגיבוש תהליך מתקדם לבניית תכניות עבודה ותקציב, המותאם לצרכי החברה, תוך שיפור התקשורת ויצירת שפה משותפת בין בעלי העניין, ועל ידי כך לאפשר מתן מענה ועמידה ביעדים העסקיים, צמצום של הפערים ביחס לשלב התכנון והפחתת הוצאות שלא לצורך.
תהליך בניית תכניות עבודה נכון, מהווה כלי יעיל, איכותי ובעל ערך מוסף, כלי שמאפשר שיתוף, סנכרון, חדשנות, פיתוח ניהולי ארגוני ועסקי.

קישורים רלוונטיים:

• כנס חציון תכניות עבודה בש.ל.ה – שינויים אתגרים, תובנות והתרגשות גדולה!
• שגרות ניהול
• התמודדות נכונה של סטרטאפים מול התמורות בשוק והצורך בהתייעלות (מאמר מאת: אסנת בר-נוי, שותפה ומנהלת תיקי לקוח בכירה בארגו)
• תוכנית עסקית – כלי משמעותי בהטמעת שינויים אסטרטגיים בארגון (מאמר מאת עינב אביטל, יועצת בכירה ב- ERGO)