סמנכ”ל משאבי אנוש (ארגון רפואי גדול ומוביל):
“הובלת הפרויקט במשותף ואף בהרמוניה, על ידי מנהלת ותיקה ומקצועית מהארגון לצד יועצים מחברת ארגו, השיאה ערך מוסף משמעותי והובילה לתוצר איכותי המשלב ידע וניסיון מעמיקים מהשטח לצד פרקטיקות חדשות ורעננות. אין לי ספק, שהשילוב בין השניים יתרום גם בהמשך ליישום חיובי של ההמלצות והשגת תועלות בכל הרבדים: ארגוני, תהליכי, כלכלי, מבני ורגשי ולניהול מיטבי והטמעה של השינויים הנדרשים”.

פרופיל לקוח:
ארגון רפואי גדול, הכולל בתי חולים, מרפאות ומכונים בפריסה ארצית.

אתגרים ומטרות:
יצירת סטנדרט עבודה אחיד ויעיל בתהליכי העבודה התומכים, ובהיקפי כוח האדם האדמיניסטרטיבי – בכל אחד מהמרכזים הרפואיים הפרוסים ברחבי הארץ ובהתייחס לשונות בין תחומי פעילות. בנוסף, מתן שירות ברמה הגבוהה ביותר, שימור איכות ורמת הרפואה, ובה בעת מיקסום רווחים.

תועלות צפויות:

• ניתוב של כ-25% מכוח האדם האדמיניסטרטיבי לביצוע פעילויות איכות וצמצום משמעותי של הפעילויות הטכניות (העלאת יחס תפוקה-תשומה).
• צמצום ניכר בשטחי עבודה אדמיניסטרטיבית וניתובם לפעילות מייצרת הכנסה.
• קיצור משך שהיית המטופל במכון בכ- 20%.
• שיפור חוויית המטופל והעובד
• מיתוג הארגון כפורץ דרך טכנולוגי ושירותי.

מתודולוגיה:

1. בחירת מוקדי הפעילות המהווים את מרכז הכובד מבחינת היקף הפעילות, כמות כוח האדם המושקע על ידי ניתוח נתונים ראשוני (פארטו).
2. מיפוי ותצפיות איכות במרכזים הרפואיים השונים, הכוללים:
   • מיפוי מפורט של תהליכי העבודה במכונים שנבחרו.
   • ניתוח עיסוקים מפורט של המזכירות המעורבות בתהליכים.
   • ניתוח נתונים כמותיים ממערכות המידע (זמני שירות והמתנה, יחס תפוקה-תשומה, היקפי כ”א, SLA למתן פיענוחים, איחורים או הקדמות לבדיקות)
3. גיבוש המלצות ברמה המפורטת לכל סוג פעילות בנפרד וכן המלצות ברמה רוחבית.

* לאורך כל הפרויקט, הוצפו ללקוח הזדמנויות ליישום מיידי Agile וחלקן אף יושמו לאורך המיפוי.

המלצות לדוגמא:

• קונסולידציה של עמדות בהתאם לעיסוקים מבלי לפגוע ברמת השירות, לרמת מרכז רפואי ולרמת כלל המרכזים.
• מעבר לקבלה אדמיניסטרטיבית של המטופל מהבית – צ’ק אין עצמי.
• דיגיטציה של תהליכים אדמיניסטרטיביים באמצעות כלים טכנולוגיים חדשניים, כגון: פיענוח בדיקות מבוסס בינה מלאכותית (AI), ריבוט תהליכים חזרתיים (RPA), זיהוי מטופל באמצעים דיגיטליים, פיתוח ממשקים בין מערכות מידע, ועוד.
• צמצום ניירת – מעבר לתיקים דיגיטליים, מחשוב שאלונים וטפסי הסכמה, ביטול תיוק וארכוב ועוד.
• שיפור אפקטיביות מערך ווידוא ההגעה לבדיקות – העברת האחריות למוקד השירות המרכזי, מקסום השימוש באמצעים דיגיטליים בתהליך (SMS, מודל ניבוי לאי הגעה ועוד), שיפור נוסח ה-SMS למטופל כדי לייצר אחוזי מענה גבוהים יותר ועוד.
• פיתוח ממשק דיגיטלי חדשני לצפייה בתוצאות הבדיקות, במקום מסירת דיסקים למטופלים.
• יצירת כלי ניהול ובקרה כגון: דוחות, מדדים, דשבורדים וכו’.